Предшествующую публикацию по теме действенных совещаний смотрите тут.
Смысл выделения шага анализа совещанийЕсли рассмотренные выше этапы организации, подготовки, проведения, окончания и контроля совещаний выстраивались в очевидную поочередную цепочку, то шаг анализа правильней рассматривать как процесс, провождающий все другие совещательные процессы.
На служебных совещаниях собираются руководители и ведущие спецы, рассматривают животрепещущие вопросы текущей деятельности и развития компании, дискуссируют и находят решение сложных заморочек, т.е., оставляют глубочайший след собственной управленческой деятельности в повестках денька, в выступлениях, докладах, протоколах и материалах совещания.
Но анализ протоколов и материалов совещаний, пока редчайшее явление в менеджменте, хотя эти данные представляют энтузиазм не только лишь для историков и разных контролирующих организаций, да и для менеджеров, решающих текущие управленческие задачки предприятия.
Естественно, поначалу нужно кое-где отыскать, а позже листать папки (если они, естественно, сохранились) с протоколами, занятие не из приятных, но неминуемое при картонной технологии. Конкретно неудобство использования картонных материалов отставляет за протоколами совещаний только одно место – лежать мертвым грузом в архиве предприятия. Бумага лишает их головного – стать базой познаний, работая с которой, сотрудники извлекают практические уроки из прошедших решений, также быть одним из идеологических источников мероприятий по совершенствованию компании.Другое дело работать с электрической БД совещаний, которая начинает формироваться в программке «АМ-УСП» с момента первого совещания. Равномерно в ней будет скапливаться информация о темах, вопросах, принятых решениях и сопутствующих материалах и чем больше совещаний будет проведено, тем паче ценной будет база.
Структура базы данных по совещаниям позволяет хранить данные о повестке денька, темах, вопросах и поручениях, исполнителях, сроках и результатах решений совещания. Смысл сотворения БД совещаний в том, чтоб вести эту ценную управленческую информацию в электрической форме, не утратить и перевоплотить ее в нужный корпоративный информационный ресурс.Зачем нужна статистика совещаний?Служебные совещания, как инструмент управления предприятием, можно статистически оценить только при накоплении достаточного числа характеризующих их событий. По одному, пусть даже отлично проведенному совещанию, нельзя прийти к выводу о высочайшем качестве служебных совещаний в компании в целом. Только по результатам анализа многих мероприятий можно будет сделать заключение, становятся ли совещания более действенными, как изменяется уровень исполнительской дисциплины, выявить тенденции совещательных процессов и осознать, совершенствуем ли мы либо нет свои совещания.
Мы хотим предложить учесть главные характеристики совещаний, к которым относятся очевидно измеряемые характеристики, такие как продолжительность совещания, число участников совещания, количество вопросов в повестке денька, количество вопросов, закрытых на совещании, число вопросов с истекшим сроком выполнения, количество поручений в повестке денька и т.д.
Эти характеристики позволяют высчитать ряд производных черт, к примеру, трудовые затраты, сколько человеко – часов израсходовано на данное совещание либо характеристики уровня исполнительской дисциплины. Такие сведения увлекательны для управления, так как определяют «цену совещания» и его качество, в особенности когда они рассчитываются автоматом и распечатываются в отчете.

На основании характеристик, рассчитываемых для 1-го совещания, можно получить статистические свойства для всех совещаний за определенный период, к примеру, общие трудовые затраты на все совещания за период, средние трудовые затраты на одно совещание, средняя «цена» совещания, средний уровень исполнительской дисциплины совещания за период и т.д.
С внедрением обозначенных характеристик можно выстроить разные зависимости во времени, к примеру, характеристики средних трудозатрат, «цены совещаний», исполнительской дисциплины, решенных и нерешенных вопросов, поручений и другие свойства.
И все эти данные безпрерывно и систематически собираются, хранятся и рассчитываются программкой «АМ-УСП».
Как можно использовать БД совещаний?По сопоставлению с картонными папками электрический формат ведения материалов обеспечивает решение еще большего числа задач. Отметим последующие способности:1. Поочередный просмотр протоколов (как если б вы листали папку с протоколами) в поиске интересующих тем и вопросов совещаний.
2. Контекстный поиск по словосочетаниям, словам либо частям слов, при котором система отбирает те совещания, в материалах которых встречаются обозначенные слова и сочетания.
3. Поиск материалов по истории и хронологии рассмотрения вопросов, от первого возникновения искомого вопроса в протоколах, до закрытия.
4. Оценка уровня исполнительской дисциплины служащих, так и совещания в целом, в рамках 1-го совещания либо их совокупы за период.
5. Получение статистики совещаний, включая продолжительность совещания, издержки времени по темам совещаний, количество участников, их трудовые затраты, количество поручений, и т.д.,
Поочередный просмотр либо контекстный поиск протоколов обычно применяются при уточнении повестки денька грядущих совещаний, методом подборки и просмотра материалов уже проведенных совещаний.Что понимается под историей вопросов совещаний?Анализ истории вопросов связан с поиском прецедентов в решении заморочек. Многим текущим дилеммам и сложным ситуациям в деятельности компании, отдельных направлений либо проектов, обычно предшествовали схожие ситуации в прошедшем тогда и уже предпринимались определенные шаги (удачные и плохие), по преодолению этих проблем.
Можно надежды, что для ряда ситуаций в прошедшем найдутся апробированные варианты разрешения вопросов и это в особенности принципиально в кризисных обстоятельствах, в критериях недостатка времени, когда лучше идти уже торенными способами, учась на собственных ошибках компании и не допуская их возникновения в дальнейшем.К примеру, выбрав интересующий вас период, система выведет на экран таблицу с рассмотренными за этот период времени вопросами совещаний, при всем этом укажет ответственных исполнителей, ход реализации и результаты поручений. При всем этом система может показать динамику решения вопросов, линию движения выполнения поручений, со всеми сопутствующими остановками и зигзагами во времени.

Естественно, при любом, самом утонченном поиске, отыскать в БД совещаний можно только то, что было ранее там сохранено. Потому, когда мы говорим о БД совещаний как о корпоративном информационном ресурсе, мы подразумеваем, что формирование этой базы данных должно быть поставлено на периодическую базу, включать развернутое описание ситуации и обоснование выбора решений совещаний.
Наилучшим образом это можно сделать, если специально обрисовывать те случаи, которые менеджмент сочтет подходящими для включения в БД совещаний, как прецеденты (best practices). К таким случаям, к примеру, можно отнести деяния менеджмента в кризисных для компании обстоятельствах. Сохраненная в протоколах и поручениях история разрешения прошедших кризисных ситуаций, будет служить неплохим приятным пособием для выбора путей выхода из сложных положений денька нынешнего.