Аудит кадровых документов. Часть 1. Зачинатель проведения аудита.
Оформление документов при проведении аудита кадровой документации находится в зависимости от того, кто является зачинателем проведения данного мероприятия: зачинателем может быть как генеральный директор, так и работник кадровой службы (директор, начальник отдела кадров) – хоть какое заинтересованное лицо имеет право являться зачинателем проведения аудита.
Генеральный директор выступает зачинателем проведения аудиторской проверки в главном в тех случаях, когда предстоит муниципальная проверка и он желает убедиться в правильном оформлении и ведении всех кадровых документов.
По распоряжению генерального директора издается приказ о проведении аудиторской проверки, в каком прописывается цель и сроки проведения проверки.
Так же издается приказ о разработке комиссии, которая принимается роль в проведении проверки. В данную комиссию могут заходить как работники кадровой службы, так и юристы. Зачем это необходимо, для того чтоб при проведении аудиторской проверки были выявлены наибольшие нарушения, за которые работодатель несет административную , в определенных случаях и уголовщину.
После определения состава комиссии, комиссия может приступать к обязательствам по проведению аудиторской проверки.
В случае, если зачинателем проведения проверки является не генеральный директор, то этим лицом может быть сотрудник отдела кадров: директор, начальник отдела кадров. В этом случае, чтоб принять решение о проведении аудиторской проверки нужно составить служебную записку на имя уполномоченного лица, кто в праве принимать решение о проведении данного вида проверки.
Составляется служебная записка, в какой указывается в связи, с чем вы желаете провести данную аудиторскую проверку. К примеру: для проведения проверки кадровой документации и приведение ее в предстоящем в согласовании с требованиями, установленным действующим законодательством.

Эта служебная записка направляется уполномоченному лицу, уполномоченное лицо проставляет свою резолюцию, и после того как проставляется соответственная резолюция издается приказ о проведение аудиторской проверки, естественно создается комиссия о проведение аудиторской проверки, инсталлируются сроки, в течение которых будет проведен аудит и ответственные лица, которые будут конкретно отвечать за этот процесс.
Начать аудит кадровой документации рекомендуется с составления акта. В данном акте будут фиксироваться те документы, которые будут смотреться комиссией, и те нарушения, которые будут обнаруживаться комиссией. В комиссии могут рассматривать документы сообща, так же могут поделить комиссию на группы, к примеру, кто-то будет рассматривать трудовые договоры, кто-то будет глядеть ЛНА, кто-то будет глядеть трудовые книги, табель учета рабочего времени, графики отпусков, заявления и т.д и т.п. , все документы, которые имеются в отделе кадров, для того чтоб провести проверку по всем правилам в согласовании с теми нормами, которые прямо определены законом. Исходя из того, какой объем документов будет смотреться каждым лицом, которое будет проводить проверку, естественно ответственность будет возлагаться на то лицо, которое отвечает за определенный список документов.
Еще вариант проведения аудита допускается в тех случаях, когда передаются дела от 1-го должностного лица к другому. Одно лицо увольняется, и дела передаются другому, или лицо переводится на другую должность и в этом случае нужно выполнить передачу дел.
Передача дел осуществляется по акту, на основании которого фиксируются все документы, их количество, периодичность, за какой период передаются дела. Этот документ подписывается лицом отдающим и лицом принимающим, после этого. После этого может быть проведен детализированный аудит тех документов, которые были переданы уполномоченному лицу.
Проверка локальных нормативных актов.
Начнем проведение аудита с проверки ЛНА действующих у работодателя.
К неотклонимым ЛНА относятся: ПВТР,
К факультативным ЛНА относятся: ЛНА об отплате труда, но он становится неотклонимым, если в организации кроме окладов и тарифных ставок выплачиваются премии (каждомесячные, каждогодние, за какие то награды и т.д.)
ПВТР и Положение об оплате труда должны быть утверждены в неотклонимом порядке с учетом представления первичной профсоюзной организацией, это требование установлено ст. 190,135 ТК РФ.
В случае отсутствия данного органа у работодателя, на ЛНА проставляется отметка о том, что на момент утверждения данного ЛНА данного органа у работодателя не сотворено.

Так же к неотклонимым ЛНА относится: Положение о защите и обработке индивидуальных данных работников. Данный документ так же утверждается работодателем, но уже без учета профсоюза.
Все ЛНА, которые утверждаются работодателем должны быть доведены до сведения работников под роспись при приеме на работу до подписания трудового контракта.
Ознакомление с ЛНА происходит через листы ознакомления. Лист ознакомления может быть как прикреплен к ЛНА методом сшивания и проставления нумерации, так же может быть отдельным документом, либо же ознакомление с ЛНА может быть зафиксировано в журнальчике ознакомления с ЛНА.
Не считая вышеперечисленных ЛНА, в организации могут быт и другие ЛНА определяющие нрав работы отдельных категорий работников: положение о работе водителей, положение о командировках.
Проверяя ЛНА нужно направить внимание на то, кем утвержден данный документ. Кто имеет право утверждать ЛНА, можно выяснить, посмотрев Утомившись организации. В УСТАВе прописано, кто и какие документы имеет право утверждать.
Убедившись, что ЛНА утвержден уполномоченным лицом, а в неприятном случае он не имеет юридической силы, мы можем проводить аудит ЛНА далее.
Нужно детально изучить ЛНА, для того, что исключить все противоречащие действующему законодательству пункты, в неприятном случае те условия, которые усугубляют положение работников по сопоставлению с действующим законодательством нужно исключить, потому что они не подлежать применению.
К примеру: если мы рассматриваем таковой ЛНА, как ПВТР, то в ПВТР с учетом требования статьи 100 восемьдесят девять ТК РФ, так же с учетом требования статьи 100 30 6 ТК РФ должны быть указаны две даты выплаты зарплаты. Так же список лиц, которым установлен ненормированный рабочий денек, так же должен быть указан в ПВТР. Порядок приема, увольнения, перевода, поощрения, внедрения к работникам дисциплинарного взыскания, а так же ответственность сторон, ответственность работника и работодателя, так же должны быть указаны в ПВТР.
Так же в ПВТР должны быть указаны все виды режимов установленных в данной организации для всех категорий работников.
В случае , если режим работы установлен персонально, то указывать его в ПВТР нет необходимости, данный режим указывается в трудовом договоре с определенным работником.

В последующих частях мы разглядим:
Содержание трудового контракта.
Форма трудового контракта.
Проверка приказов.
Табель учета рабочего времени.
Срок хранения документов.
Штатное расписание.
Согласие на обработку индивидуальных данных.
Личная карточка.
Журнальчики кадровой службы.
Аудит трудовых книг.
Оформление результатов аудита.