Подпоощрением затруд понимается общественное признание трудовых наград, оказание почета отдельному работнику илигруппе работников, которые выражаются вформе внедрения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот ипреимуществ.
Трудовой кодекс Русской Федерации предугадывает поощрение задобросовестное выполнение трудовых обязательств. Всоответствии сост.191 ТКРФ работодатель имеет право использовать некоторое количество видов поощрений 1-го илинескольких работников. Более всераспространены несколько изних: объявление благодарности;
- выплата премии;
- награждение ценным подарком;
- награждение почтенной грамотой;
- представление кзванию наилучшего впрофессии.
Коллективным контрактом илиправилами внутреннего трудового распорядка организации могут быть предусмотрены ииные виды поощрений, к примеру присвоение знатных званий («лучший бухгалтер», «лучший слесарь», «заслуженный работник организации») идр. Федеральными законами вотдельных отраслях экономики утверждены уставы иположения одисциплине (таможенная служба, морской транспорт, рыбопромысловый флот, жд транспорт ит.п.), которые также содержат положения омерах поощрения (награждение ведомственными нагрудными знаками, присвоение знатных званий, занесение вкнигу почета идр.). Заособые трудовые награды перед обществом игосударством работники могут быть представлены кгосударственным наградам. Следует учесть, чтопремии, включенные всистему оплаты труда иливыплачиваемые нарегулярной базе, поощрением неявляются.
Документальное оформление поощрения работников регламентируется локальными нормативными актами организации (коллективным контрактом, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями опоощрениях, опремировании, опочетной грамоте, одоске почета идр.) Втаких актах инсталлируются виды поощрения, статус иоснования дляприменения каждого изних. Влюбом случае, используются два главных документа– представление кпоощрению иприказ опоощрении.
Представление (заместо него время от времени употребляют докладную илислужебную записку) является документом-основанием дляиздания приказа. Не считая того, основаниями вэтом случае могут служить докладные записки управляющего структурного подразделения, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.
Докладная (служебная) записка– документ, адресованный руководителю данной организации исодержащий серьезное изложение какого?или вопроса свыводами ипредложениями составителя. Она употребляется длядокументирования внутренних связей организации (илиучреждения), переписки меж управляющим иработниками управленческого аппарата, структурными подразделениями иотдельными сотрудниками. Докладная записка может быть составлена или поличной инициативе создателя (должностного лица), или поуказанию (письменному илиустному) управляющего. Она нужна, чтоб получить согласие управляющего напоощрение определенного работника, найти его вид истатус, размер валютных выплат. Потому втексте записки нетолько излагаются какие?или факты, но исодержатся определенные предложения, советы иливыводы. Докладные, которые употребляют впределах одной организации, обычно оформляют вкомпьютерном редакторе текста ираспечатывают, но нередко ихпишут и отруки.
Представление опоощрении является разновидностью докладной записки. Оно оформляется вструктурном подразделении, подписывается его управляющим иадресуется руководителю организации. Текст представления состоит издвух частей: впервые изних дается общая черта работника, оценка его проф деятельности иуровень квалификации, во второй– излагается основание внедрения поощрения, его мотив ипредлагаемый вид (приложение 1).
Необходимость визирования представлений, состав должностных лиц ипоследовательность согласования зависят отпринятого ворганизации порядка движения кадровой документации. К примеру, бухгалтерия подтверждает наличие нужных средств, заместитель управляющего организации, курирующий структурное подразделение, выносит согласие смерой поощрения. Виза кадровой службы может быть нужна дляподтверждения сведений оработнике. Последовательность визирования должна быть установлена винструкции поделопроизводству, приотсутствии которой документы передают отмладших должностных лиц старшим. К примеру, последовательность может быть таковой: служба кадров, управляющий структурного подразделения, вподчинении которого находится работник, бухгалтерия, заместитель управляющего организации, курирующий работу данного структурного подразделения.
Кадровая служба передает представление руководителю организации дляполучения его резолюции, вкоторой нужно отразить согласие спредлагаемой мерой поощрения, исполнителя исрок выполнения. Резолюция должна содержать подпись идату.
Наосновании положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа опоощрении, текст которого оформляется вунифицированной форме №Т-11 (опоощрении нескольких работников– вформе №Т-11а). Пример этого документа представлен вприложении 2. Содержательная часть включает последующие сведения: фамилия, имя иотчество сотрудника, его табельный номер, должность (профессия), структурное подразделение. Дальше излагается мотив поощрения, к примеру награждение орденами имедалями, присвоение знатных званий, выполнение особо важных заданий, юбилей ит.д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, знатная грамота, премия идр.).
Следует иметь ввиду, что приподготовке проекта приказа опоощрении следует соблюдать общее требование позаполнению всех унифицированных форм первичных учетных документов, изложенное вПостановлении ГоскомстатаРФ от24 Марта 1999 №20 «Обутверждении Порядка внедрения унифицированных форм первичной учетной документации»: все включенные вних реквизиты должны быть заполнены, удаление отдельных реквизитов недопускается. Это касается, сначала, цены ценного подарка, которая должна быть указана цифрами ипрописью.
Награждение ценным подарком– единовременное поощрение работника, прикотором ему вручается вещественный предмет, представляющий длянего энтузиазм. Его цена врубается всовокупный годичный доход сотрудника впорядке инаусловиях, установленных действующим налоговым законодательством.
Проект приказа принято визировать втех случаях, когда непроводилось согласование представления. Если напредставлении имеются нужные отметки, товизировать еще иприказ нецелесообразно– он сходу передается наподпись руководителю организации.
Унифицированными формами №Т-11 и№Т-11а, утвержденными ГоскомстатомРФ, непредусмотрена процедура визирования– они несодержат соответственной зоны. Но принеобходимости, к примеру, если порядок согласования приказов вконкретной организации установлен локальными нормативными актами, можно добавить нужные реквизиты вунифицированную форму. Всоответствии сГОСТ Р 6.30–2003 визы располагают внижней части листа наобороте подлинника приказа.
После того какприказ подписан управляющим, работник должен ознакомиться сним подроспись. Всераспространена практика, когда содержание таких документов доводится досведения коллектива.
Подлинник приказа остается нахранении вкадровой службе, наего основании сведения опоощрении заносятся втрудовую книгу иличную карточку работника унифицированной формы №Т-2 (приложение 3).
Пт 20 четыре Правил ведения ихранения трудовых книг, производства бланков трудовой книги иобеспечения ими работодателей (далее– Правила), утв. Постановлением ПравительстваРФ «Отрудовых книжках» от16 Апреля 2003 №225, установлено, что втрудовые книги вносятся сведения:
- онаграждении муниципальными заслугами, втом числе оприсвоении муниципальных знатных званий, наосновании соответственных указов ииных решений;
- награждении почтенными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, почтенными грамотами, производимом организациями, иприсвоении званий;
- других видах поощрения, предусмотренных законодательствомРФ, атакже коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами иположениями одисциплине.
Согласно п.10 Правил основанием длязаписи онаграждении, произведенном работодателем, втрудовой книге является соответственный приказ (распоряжение) работодателя непозднее недельного срока. Приэтом она должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Пример таковой записи приведен вприложении 4.
Количество экземпляров приказа зависит отпринятого ворганизации порядка формирования дел, но какминимум ихдолжно быть два. 1-ый экземпляр остается нахранении вслужбе кадров, вделе сприказами, акопия передается вбухгалтерию дляначисления налицевой счет работника соответственных денег. Если ворганизации ведутся личные дела служащих, то вних должны помещаться подлинники представлений изаверенные копии приказов. Если приказы опоощрении принято объявлять коллективу, нужно сделать ещеодну копию документа– дляознакомления.
Приложение 1
Пример дизайна представления о поощрении работника
Нажмите чтоб прирастить.
Приложение 2
Пример дизайна приказа о поощрении
Приложение 3
Пример занесения записи о поощрении в личную карточку работника
Приложение 4
Пример дизайна записи о поощрении в трудовой книге
ЛарисаСанкина—доцент кафедры документоведения РГГУ, эксперт журнальчика "Кадровик"