Задачка выстраивания правильных коммуникаций—вечная, как сам мир.Люди изменяются, процессы меняются—и коммуникации меняютсявместе с ними. И спор о том, какие методы коммуникации более эффективны, кажется нескончаемым.
На мой взор, электрическая почта как инструмент коммуникаций, нередко недооценивается и употребляется некорректно. Как произнес в один прекрасный момент мой знакомый топ-менеджер, утонувший в сообщениях электрической почты: «Функцию «Ответить всем» в Outlook следовало бы сделать платной…"
Я считаю электрическую почту одним из наилучших методов для коммуникаций в проекте по последующим главным причинам:

  • Скорость доставки инфы;
  • Независимость от занятости хоть какого из получателей инфы в момент отправки сообщения;
  • Фиксация даты и времени отправки, сохранение истории переписки;
  • Возможность внедрения дополнительных методов отслеживания сообщения (извещение о доставки, о прочтении);
  • Однообразный начальный текст сообщения для всех получателей;
  • Упругость при формировании сообщения (отправитель может находиться в любом месте и выслать сообщение в хоть какое комфортное время);
  • Возможность сортировки сообщений, резвого поиска;
  • Возможность использования кнопок голосования с целью получения согласования либо выбора кандидатуры;
  • Возможность приложить дополнительные материалы.

Некие считают главным недочетом электрической почты невозможность передать эмоции… Они просто не в курсе способности вставлять текст сообщения смайлики либо рисунки и выделять цветом, также разными шрифтами текст сообщения.
Какие же минусы у доставки инфы средством электрической почты? Их не настолько не мало:

  • Вероятна задержка оборотной связи;
  • Трудности с обсуждением темы сообщения (если сообщение подразумевает обсуждение).

Все остальные методы коммуникаций, на мой взор, более трудозатратны по времени и усилиям, больше искажают начальную информацию, и наименее комфортны исходя из убеждений основной функции коммуникаций, а основная задачка коммуникаций это все-же обмен информацией. Электрическая почта минимизирует утраты времени на обработку сообщения – каждый получатель растрачивает времени столько, сколько нужно для обработки инфы с учетом его личных особенностей. Остальные методы передачи инфы, такие как личная встреча, телефонный звонок либо веб-конференция более трудозатратны, и информация больше искажается во время передачи сообщения.
Потому я считаю, что электрическая почта в компании должна употребляться очень интенсивно, но – по делу. Если ставить в поле «Получатели» 30 человек, а в письме спросить каждого, что он задумывается по данной теме, переписка перевоплотится в информационную свалку, в особенности если посреди получателей окажутся очень компанейские и креативные сотрудники, к тому же предпочитающие кнопку «Ответить всем» (которая еще пока бесплатна!).
Обыкновенные правила, которые предлагаются к применению в целях увеличения эффективности коммуникаций в компании при помощи электрической почты:
1. Ставьте в поле «Получатели» только тех адресатов, кому это реально необходимо. Если Вы не убеждены, нуждается ли адресат в Вашем сообщении либо Ваше сообщение не адресовано к нему лично, поставьте его в поле «Копия» либо совершенно исключите из сообщения.
2. Пишите во способности коротко, лаконически. Не прикрепляйте очень много файлов к сообщению. Размер сообщения должен оставаться в разумных границах. Если вложение объемное, лучше выложить его на корпоративный портал и прислать ссылку.

3. Не злоупотребляйте значком «Высокая важность». Вобщем, секретари, ставящие этот значок в настройках Outlook по дефлоту для каждого письма, издавна дискредитировали сам принцип фильтрации писем по значимости.
4. Сделайте комфортную конкретно Для вас структуру для рассредотачивания писем в почтовой программке.
5. Настройте автоматическое перемещение писем от определенных адресатов или содержащих определенные слова в теме в папки, которые Вы не будет читать повсевременно. Я, к примеру, использую не считая папки «Спам» к тому же таким папки для автоматического сбора писем, как «Корпоративная информация», «Технический спам». В первую папку попадают рассылки службы персонала о деньках рождения служащих, об организации экскурсионных туров и т.д. В папку «Технический спам» попадают извещения от почтового клиента, такие как «Приглашение принято», «Ваша заявка находится на рассмотрении» и подобные им.
6. Используйте группы контактов для рассылок. Outlook, к примеру, позволяет сделать группы контактов из контактов, находящихся в адресной книжке. Сделайте группы контактов один раз, и Для вас не придется всякий раз, делая рассылку, вспоминать, кому необходимо навести сообщение. Группы можно создавать по разным признакам (подразделения, проекты, интересы и т.д.). Примеры групп контактов: «Бухгалтерия», «Топ-менеджеры», «Участники обучения работе в Excel», «Команда проекта внедрения SAP», «Участники еженедельных встреч по проекту Реорганизация склада». Используя группы контактов, Вы никогда никого не забудете и напротив, не отправите избыточное письмо.
7. Отключите напоминания о пришедших письмах и тем паче всплывающие окна, не только лишь на рабочем компьютере, да и на планшете, и на телефоне (если там подключена рабочая почта). Инспектируйте почту не каждые 10 минут, когда вылетает окно оповещения в Outlook, а Дважды в денек, запланируйте время для этого в календаре.
8. Если сообщение подразумевает обсуждение, и оно становится очень бурным, закончите обсуждение по почте и назначьте совещание по данному вопросу.
9. Используйте шаблоны сообщений для нередко циклических писем. Эти шаблоны можно забить в почтовую программку (к примеру, в Outlook шаблоны находятся в меню «Подписи») в последующем виде:
«Уважаемые коллеги, хороший денек!Направляю Для вас на согласование _________ (заглавие документа). Все вопросы, предложения либо замечания просьба направлять мне по электрической почте. В случае отсутствия от Вас замечаний до 14:00 _____ (дата) документ будет считаться согласованным Вами.
С почтением,Иванов И.П.»
В таком случае всякий раз, когда Для вас будет необходимо навести документ на согласование, вы просто выбираете подходящий шаблон, прикрепляете сам документ либо ссылку на него, заполняете пропуски, и отправляете адресатам. По мелочам сэкономленного времени набирается сильно много?

Непременно, в неких случаях личная встреча – совсем нужный вид коммуникаций. К примеру, для принятия решения по кандидату, собеседование face-to-face нужно, потому что ни резюме, ни собеседование по скайпу не дадут полного представления о личности кандидата. Но такие ситуации, требующие проведения личных встреч, составляют менее 20%. Во всех иных случаях внедрение электрической почты, на мой взор, является желаемым, и может сберечь Для вас время и повысить эффективность коммуникаций.