Процесс вывода бухгалтерских операций за границы компании безизбежно сопровождают разные опасности. Разглядим подробнее более возможные нехорошие последствия для заказчика, также превентивные меры, которые посодействуют денежному директору обезопасить компанию.
Поначалу о рисках, которые появляются еще на шаге поиска аутсорсера и дизайна контракта о передаче учетных функций. Каким бы высочайшим ни был профессионализм избранного напарника, в процессе работы его сотрудники могут допустить ошибки при начислении и уплате налогов, что повлечет штрафные санкции. Чтоб избежать заморочек при предоставлении претензий и взыскания убытков в дальнейшем, стоит завлекать аутсорсера, ответственность которого застрахована. Не считая того, условие о вещественной ответственности нужно детально прописать в договоре, чтобы исключить неопределенность и не создавать почву для споров с исполнителем.
При передаче учетных функций на аутсорсинг компания вверяет важную финансовую информацию посторонней организации. Тут всегда существует риск разглашения аутсорсером коммерческих сведений заказчика. Все условия использования денежной информацией нужно агрессивно регламентировать. Кроме соответственного пт в главном договоре, имеет смысл заключить особое соглашение о неразглашении и верно найти штрафные санкции за его нарушение.
Многие опасности связаны с ошибками в организации процессов взаимодействия с аутсорсинговой организацией. Итак, 1-ая неувязка, с которой может столкнуться компания, – трудность управления «своими» бухгалтерами и аутсорсерами. Эта неувязка часто оборачивается разбирательствами, связанными с поиском лица, по вине которого появились ошибки в учете либо другие проблемы. Чтоб этого избежать, необходимо распределить ответственность посреди участников бизнес-процессов. Сделать это тяжело, так как один процесс в компании перетекают в другой, управление ими часто находятся в руках нескольких служащих. При этом это могут быть не только лишь бухгалтеры, да и менеджеры по продажам, также спецы других служб. Идеальнее всего в данной ситуации составить специальную «матрицу ответственности», которая включала бы последовательность бизнес-процессов в бухгалтерии, ответственных лиц при передаче определенных операций, также документальную (бумажную либо электрическую) фиксацию установленных правил.
Последующий момент – трудности в получении оперативной инфы от аутсорсера, связанные с тем, что он не находится повсевременно на местности заказчика. Решить этот вопрос можно, тщательно описав в приложении к договору порядок взаимодействия меж исполнителем и заказчиком.
Приведем пример рассредотачивания обязательств и зон ответственности меж работникам компаниии и аутсорсером в рамках процесса реализации продукта.
Пример
Главные многофункциональные обязанности менеджера по продажам – вести взаимодействие с клиентами, которые за ним закреплены, а конкретно: заключать договоры, сформировывать отгрузочные документы, держать под контролем отгрузки, получать документы с доказательством получения продуктов, выставлять счета на оплату, держать под контролем погашение дебиторской задолженности и соблюдение лимита отгрузок.

Исполняя свои функции, спец коммерческой службы должен обрабатывать договоры, затратные, счета-фактуры, доверенности от клиентов на получение продуктов, счета на оплату, акты сверок.
Разглядим подробнее, какие операции предугадывает процесс взаимодействия менеджера по продажам, юриста, бухгалтера и сотрудника аутсорсинговой компании, также принципы рассредотачивания ответственности меж ними.
1) Менеджер по продажам должен раз в день выкладывать отсканированные договоры в папку «Договоры на продажу» на особый диск на сервере и каждый месяц по реестру сдавать оригиналы документов в юридический отдел. При сопоставлении с реестром договоров может выясниться, что их отсканированные копии расположены на сервере не в полном объеме. Чтоб выявить эти препядствия, каждый месяц юристом и менеджером составляется и подписывается таблица, позволяющая сопоставить наличие оригиналов договоров и их отсканированных копий. До 5-го числа месяца, последующего за отчетным, юрист подает руководителю денежного отдела служебную записку о выявленных несоответствиях. Если этот документ предоставлен, то за ошибки отвечает менеджер по продажам, в неприятном случае виновным окажется юрист. Дальше юрист передает аутсорсеру реестр договоров под подпись согласно утвержденному сторонами регламенту.
2) Последующая задачка менеджера по продажам – раз в неделю передавать затратные с печатью клиента (или с доверенностью) по реестру в бухгалтерию спецу, отвечающему за ведение счета 62. Эти документы могут быть представлены не в полном объеме и без печати клиента, либо же подписаны неуполномоченным лицом. Ненадлежащим образом оформленные затратные бухгалтер выявляет с помощью таблицы отгрузок, составленной по данным бухгалтерской программки 2-го числа месяца, последующего за отчетным. Потом таблица передается ответственному менеджеру. Если до 4-го числа бухгалтер не получает недостающие затратные, то их список с указанием сумм, клиентов и ответственных менеджеров направляется руководителю денежной службы. В данном случае ответственность полностью возлагается на менеджеров, которые не собрали набор документов впору. Если бухгалтер список не представит, то в отсутствии «первички» повинет будет он сам.
На последующем шаге при содействии с аутсорсером бухгалтер компании-заказчика должен передать последующие документы:
В итоге аутсорсер будет нести ответственность за учет и за исчисление налогов, зависящих от величины реализации, исключительно в части имеющихся верно оформленных затратных.
3) Раз в неделю по реестру менеджер передает счета-фактуры на реализацию бухгалтеру, отвечающему за ведение счета 62. Принципиально, чтоб счета-фактуры были заверены лицом, на которое составлен приказ о праве подписи. Бухгалтер 1-го числа месяца, последующего за отчетным, составляет таблицу отгрузок по программке и ассоциирует эти сведения с фактическим наличием верно оформленных счетов-фактур и копий приказов о праве подписи представителя заказчика. Если до 4-го числа он не получает недостающие документы, то направляет руководителю список проблемных счетов-фактур с отметкой об ответственном менеджере. В неприятном случае отвенность за нарушение будет возложена не на менеджера, а на бухгалтера.
Аутсорсеру бухгалтер передает последующие документы:
При всем этом исполнитель не несет ответственность в случае, если счета-фактуры, выставленные заказчиком в адресок собственных клиентов, подписаны менеджерами, которые не имели на то права (при отсутствии соответственных приказов). Таковой контроль должен осуществляться со стороны предприятия, передающего документы.
4) Менеджер должен проводить сверку с дебиторами и кредиторами компании. Так, в 1-ый рабочий денек по окончании учетного месяца он должен получить в бухгалтерии акт сверки по каждому клиенту, передать его контрагенту и получить документ назад с подписью и печатью. Каждый месяц 6-го числа менеджер представляет в бухгалтерию подписанные со стороны клиента акты сверки по предшествующему месяцу. Ответственный бухгалтер в свою очередь 7-го числа составляет служебную записку руководителю с списком клиентов, от которых менеджер не получил подписанные акты (если таковые имеются). При отсутствии данного документа ответственность за результаты сверки с менеджера снимается и перекладывается на бухгалтера.

До 10-го числа месяца, последующего за отчетным кварталом, бухгалтер компании-заказчика, отвечающий за ведение счета 62, передает аутсорсеру:
Аутсорсер не несет ответственности за отсутствие контроля со стороны заказчика в части непредоставленных актов сверок.
По ссылке в конце статьи можно скачать форму сдачи работ клиенту аутсорсером, которая оформляется в дополнение к акту выполненных работ.
Стоит выделить еще одну важную делему – отсутствие контроля над действиями аутсорсера. Связанные с ней опасности можно свести к минимуму последующими методами. Сначала необходимо предугадать, чтоб база учетных данных находилась на сервере заказчика. Не считая того, он должен обеспечить периодическое архивирование первичных документов, бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности. Чтоб не столкнуться с противными сюрпризами в дальнейшем, стоит ограничить доступ для служащих аутсорсера в бухгалтерские базы данных за закрытые отчетные периоды.Дальше, при подписании актов выполненных работ аутсорсеру от него непременно следует добиваться последующее:

  • доказательство сдачи регламентированной отчетности (в ФНС, органы статистики, внебюджетные фонды);
  • подписанные исполнителем оборотно-сальдовые ведомости.

Временами компании нужно приглашать на проверку учета посторониих аудиторов. Это дозволит не только лишь убедиться в отсутствии ошибок в прошедших периодах, да и мотивировать аутсорсера трепетно относиться к своим обязанностям в дальнейшем.
Отчет по сдаче работ аутсорсером.docx Девятнадцать КБ
Нина Фирсова—управляющий партнер АКГ "ГУДВИЛЛ", эксперт журнальчика "Денежный директор"