Вы замечали, наверняка, что многие не обожают писать электрические письма? Сходу предлагая: «Давайте созвонимся». А ведь понятно, что когда человек пишет – он структурирует информацию, четче выражая мысли, сберегая ваше время! Конкретно устный формат является главным пожирателем времени: совещания, неподготовленные планерки, переговоры без подготовительной повестки и аналитики провоцируют следующий шквал дополнительных действий. А всего этого реально избежать, если ввести в компании здоровую регламентацию!

А к для вас в кабинет врываются без согласования подчиненные, при этом с одними и теми же вопросами?

Здоровая регламентация

Не представляете, сколько экономится времени, если заблаговременно прописать главные рабочие аннотации и порядки работы для отделов компании. Сразу с этой работой становится ясно, какие бизнес-процессы нуждаются в изменении, а какие откровенно изжили себя. Сделайте рабочую группу и пропишите главные бизнес-процессы сами!

Цитирую знакомую владелицу маркетингового агентства – нашего клиента:

«Летом мы не просто переехали в более эргономичный кабинет. А дали бизнесу новейшую энергетику – начиная от ликвидирования папок со старенькыми документами старенькых служащих, заканчивая назревшей автоматизацией производственного блока и апгрейдом системы продаж при помощи ваших консультантов».

Приступив к обязательствам коммерческого директора в одной компании, я предложила ее обладателю организовать еженедельные «Советы директоров». Заблаговременно рассылалась повестка (вопросы которой генерились при помощи сервиса «Help Desk», куда мог зайти каждый юзер и озвучить делему). Рекомендую использовать спец сервисы с аналитикой, а не постановщик задач Outlook Express.

Но даже при таковой действенной подготовке совещания 1-ое время растягивались на 2-2,5 часа. (Если совещание продолжается больше часа, означает либо участники пришли неподготовленные, или забалтывают и уводят от темы говоруны-тролли, их нужно держать под контролем). В конце такового совещания обладатель воскрикнул: «Мы же решали эти вопросы годом ранее! Воспринимали решения! С теми же начальниками отделов! У меня что, в компании …саботаж?!!». Причина была последующая: гуманитарии-говоруны делали хаос. Они не могли по-другому, они просто таковой психотип. Гуманитарии неплохи в творческих исполнительских работах: креатив, дизайн, общественные выступления, event, поддержание циклических операций. Но не в управлении прибыле-формирующими подразделениями.

Пытайтесь ставить на топ-должности системщиков с технических складом разума

Чувств и неконструктива будет ноль, а вот пошаговая классификация и логика дадут итог даже в самых критичных ситуациях! Я считаю, что даже в отделе кадров не должны работать гуманитарии – психологи – тренеры.

Обучите служащих небытовому формату общения

В моей практике был случай: одежная компания, естественно все менеджеры – дамы, обожающие «почирикать» с клиентами. Начинаю инспектировать КПД каждой: сравниваю число оформленных резервов, выставленных счетов, результативность звонков. У одной ну очень длинноватые звонки при самом слабеньком выхлопе. Выясняется: она бывшая учительница, привыкла сюсюкать с клиентами не всегда по теме. Пришлось приучивать обходительно, но напористо выводить клиента на тему разговора, а не дискуссировать цвет лака ногтей собачки клиентки. Этот момент менеджерам я непременно акцентирую до сего времени.

Деловая переписка – не много кто не устраивает «снежный ком» из писем

Никогда не отвечайте в тексте письма контрагента. Тем вы создадите целое дерево разветвленных подтем и увязните в переписке. Если для вас упало сходу несколько писем от 1-го адресата – рекомендую давать ответ одним письмом.

Раздельно – про эмоции. Даже если вы – начинающий управленец, можно выработать иммунитет и не вестись на пробы чувственно расшатать ситуацию. Работая в ведущем лекарственном дистрибьюторе, я как-то услышала: «А мы специально провоцируем! Когда человек нервничает – он сделает ошибку. Одолевает терпеливый!». Лично у меня достаточно нередко на входящей электрической почте врубается автоответчик последующего содержания:

«Добрый денек!

Мне приятно получать четко-сформулированные запросы. С указанием профиля Вашей компании, должности. Но я не могу позволить для себя погрузиться в обширную переписку.

Помните: вести бизнес переписку во внерабочее время – может восприниматься как нехороший тон! Потому если Ваше письмо содержит верно сформулированный запрос – создатель непременно Для вас ответит!».

Очень поражает, когда мне пишут с личных ящиков. Обычно в компаниях действует политика безопасности и сотрудникам воспрещается разговаривать с клиентами с личной почты. Но если таковой политики нет – ну почему у большинства даже корпоративных писем отсутствует цивилизованная электрическая подпись?! С указанием www, адреса страницы в соцсетях, основной специализации компании. Это и переходы на веб-сайт, и новые отметки «Нравится» на странице Фейсбука, и мгновенное знакомство с делом. Наши контент-специалисты говорят, что грамотная электрическая подпись обеспечивает до 5-7 % к общей конверсии входящих запросов!