Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их сильно мало либо среднее количество, то их можно по-разному включить в обыденную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы проявили все три варианта.
Напомним принципы организации секретного делопроизводства, которые учитываются во всех процессах защиты инфы, и в особенности в организации работы с секретными документами (документами ограниченного распространения зависимо от вида потаенны). Это:
- строгая централизация и разрешительный нрав;
- практическая необходимость;
- финансовая эффективность.
Потому руководствуясь этими принципами, служба безопасности вместе со службой делопроизводства поначалу решают вопрос:
- нужна ли отдельная номенклатура секретных дел либо
- заглавия дел с секретными документами и надлежащими грифами (не считая грифов «Государственная тайна» и «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») могут быть включены в «обычную» сводную номенклатуру дел организации.
Секретные документы в обыкновенной номенклатуре дел
Данный метод классификации и учета секретных документов полностью допустим, если их малость в составе документального фонда. Это могут быть, к примеру:
- документы по личному составу, которые образуются в деятельности бухгалтерии (сведения о зарплате, других выплатах) и
- отдела кадров (анкетные данные, имущественное положение, состав семьи, размер зарплаты, копии индивидуальных документов, результаты психических тестов, аттестации и др. сведения и документы, нужные для формирования личного дела сотрудника), которым может быть присвоен гриф ограничения доступа «Персональные данные».
Пример 1
Отдельное секретное дело в обыкновенной номенклатуре дел
Пример 2
Обобщенные дела с секретными документами в обыкновенной номенклатуре дел
В номенклатуре может быть сразу несколько дел с схожим заголовком, но различными индексами под каждый имеющийся вариант доступа (в зависимомтси от грифа ограничения доступа).
См. Пример 1. После снятия грифа ограничения доступа «Коммерческая потаенна документы из дела №06-17/кт передвигаются в аналогичное «открытое» дело с индексом №06-17. Отметка «ЭК» в графе «Примечание» гласит о порядке снятия грифа – экспертной комиссией по защите секретной инфы.
Если в дело с «обычными» документами врубается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответственный гриф ограничения доступа. Если степень ограничения доступа к включенным в дело документам различная, то делу присваивается наибольшая из их.
Если секретных документов совершенно мало, то допускается их формирование в дела по видам потаенны с обобщенными заголовками дел (показано в Примере 2):
- «Документы для служебного пользования»;
- «Документы с грифом «Конфиденциально»
- и т.п. по видам потаенны.
А определенный срок хранения таких секретных дел, включенных в обыденную номенклатуру дел, не фиксируется. Заместо этого в графе «Срок хранения и номера статей по перечню» оформляется отметка «ЭК», свидетельствующая, что срок хранения документов дела установит экспертная комиссия по защите секретной инфы.
Отдельная номенклатура дел для секретных документов
Если секретных документов много, а в организации сотворена служба безопасности и в каждом структурном подразделении, включая службу делопроизводства, организованы участки для ведения секретного делопроизводства, то нужно придерживаться последующих советов:
- Номенклатура секретных дел разрабатывается службой безопасности, которой поручена организация секретного делопроизводства, централизованно. Номенклатура дел оформляется как сводная по организации.
- В структурные подразделения, конкретно осуществляющие работу с секретными документами, направляются выписки из утвержденной сводной номенклатуры секретных дел, в каких закрепляется классификация заголовков только тех дел, к документам которых предоставляется доступ сотрудникам соответственного подразделения. Это нужно сделать под собственноручную подпись служащих, т.к. номенклатура секретных дел и выписки из нее представляют собой к тому же форму реализации разрешительной системы доступа к секретной инфы.
В технологии и методе разработки номенклатуры секретных дел нет никаких особенностей, кроме организационной базы – принципа централизованной разработки и реализации разрешительной системы доступа (сверху вниз).
Об этом нужно держать в голове и службе делопроизводства, на которую кроме разработки «открытой» номенклатуры дел время от времени могут возложить составление номенклатуры секретных дел. Это не всегда верно, т.к. провести классификацию секретных документов и установить сроки их хранения в номенклатуре дел могут только квалифицированные спецы, которые системно организуют работу со всеми видами потаенны, имеют доступ ко всем секретным документам, могут в любом бизнес-процессе выделять состав, виды и разновидности секретных документов, разрабатывают списки секретной документированной инфы (опять-таки с учетом видов потаенны), отлично знают все направления деятельности организации, опасности несанкционированного доступа к инфы и документам, могут управлять ими и предотвращать (в том числе и при помощи организационных способов, к которым относится разработка номенклатуры дел).
Метод разработки номенклатуры секретных дел не отличается от общего метода разработки номенклатуры и состоит из последующих шагов и операций:
- разработка классификационной схемы. Номенклатура секретных дел обычно составляется как сводная для всей организации (вид номенклатуры дел), а вот по типу она может быть многофункциональной либо структурной.
Номенклатуры дел структурного типа, когда в качестве заглавий ее разделов употребляются наименования структурных подразделений, неотклонимы для федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления. Коммерческие структуры также нередко составляют номенклатуры дел структурного типа из-за легкости разработки классификационной схемы, в качестве которой употребляются штатное расписание либо схема организационной структуры. Таким макаром, более желательная систематизация разделов номенклатуры дел по выполняемым в организации функциям (ведь конфиденциальность инфы регламентируется по процессу) на практике употребляется еще пореже;
- формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения делается:
- на базе Списка документированной инфы ограниченного распространения (либо ограниченного доступа), который должен быть утвержден в организации с учетом видов потаенны;
- с соблюдением правил формулирования заголовков дел с наибольшим учетом всех признаков заведения дел;
- сроки хранения документов определяются на базе перечней документов с указанием сроков их хранения. При этом для секретных дел вероятны ссылки на сроки хранения, которые реально устанавливались в ведомственных списках документов со сроками хранения, разработанных до Одна тыща девятьсот девяносто один года, и которые в текущее время могут быть привлечены к разработке номенклатур дел в качестве справочников межотраслевого значения;
- классификация заголовков дел снутри разделов номенклатуры секретных дел осуществляется в обыкновенной последовательности2;
- оформление номенклатуры секретных дел, согласование и утверждение проекта данного документа. На этом шаге и появляются все особенности дизайна, которые диктует разрешительная система доступа к секретным документам. Эта номенклатура является сразу:
- учетной формой секретных дел и
- методом фиксации предоставленного доступа к ним.
Самой номенклатуре секретных дел также может быть присвоен гриф ограничения доступа, который оформляется справа на верхнем поле первого листа документа (см. Примеры Три и 4).
В Примере Три мы лицезреем один из методов дизайна заголовка номенклатуры дел – «С грифами ограничения доступа на Две тыщи пятнадцать год», который может быть оформлен и по другому, к примеру, «С секретными документами на Две тыщи пятнадцать год». Допускается также оформление заголовочной части номенклатуры секретных дел по форме, показанной в Примере 4.
Содержательная часть номенклатуры секретных дел оформляется в табличной форме, количество граф и их наименования являются
рекомендуемыми. Главное – они должны позволить номенклатуре дел воплотить функции учета документов по видам потаенны и учета прав доступа. Определенная форма номенклатуры секретных дел устанавливается организацией-владельцем инфы ограниченного распространения. Вероятные графы таблицы мы проявили в Примере 5.
Все эти особенности дизайна номенклатуры секретных дел вкупе с общим методом ее разработки советуем зафиксировать в специально разработанном внутреннем документе организации – регламенте либо правилах разработки номенклатуры секретных дел, который нужно утвердить приказом первого управляющего.
Пример 3
Заголовочная часть номенклатуры секретных дел с грифом «Для служебного пользования»
Пример 4
Заголовочная часть номенклатуры секретных дел с грифом «Коммерческая тайна»
Пример 5
Вероятный вариант дизайна табличной части номенклатуры секретных дел
Иритикова Вера — проф управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Русской академии народного хозяйства и гос службы при Президенте РФ. Редакция журнальчика «Делопроизводство и документооборот на предприятии»