Деловое общение протекает как в устной, так и письменной форме. И, обычно, грамотное письменное изложение сущности вопроса подготавливает почву для фуррора устных переговоров. Например, Вы желаете предложить возможному клиенту инноваторский продукт и собираетесь перед личной встречей выслать письмо с его описанием. Либо пишите отчет о проведенных исследовательских работах. Либо оставляете советы подчиненным на время Вашего отсутствия.
Случаев, когда необходимо составить деловое письмо либо другое письменное выражение, огромное количество. Потому необходимо научиться делать это отлично и внушительно. Как этого достигнуть?
1. Исходите из поставленной цели
Сначала, верно представьте цель, которой вы желаете достигнуть Вашим сообщением. Какой ответной реакции Вы желаете достигнуть от адресата?
2. Задумайтесь, как заинтриговать адресата в получении инфы
Для этого как можно четче представьте аудиторию, к которой Вы обращаетесь. Каковы ее интересы, желания и потребности? Каким образом Ваше предложение сумеет решить ее трудности? Какие стороны Вашего продукта либо услуги могут быть нужны сначала?
3. Составьте план сообщения
Ваше сообщение должно быть логичным и понятным. Содержать вступительную, основную и заключительную части. Во вступительной части излагаются препядствия, которые требуют решения. Тут будет уместно обмыслить приковывающее внимание начало – привести какой-либо животрепещущий пример, данные статистики, занятную историю. В основной части опишите сначала главные, потом второстепенные позиции. Если какие-то утверждения требуют пояснения либо иллюстрации примерами, похлопочите об этом. Представьте, какие моменты для Вашей аудитории являются явными, а какие нуждаются в пояснении. И в заключении – сделайте предложение, которое бы побудило адресата действовать в согласовании с поставленными Вами целями.

4. Похлопочите о том, чтоб сообщение было структурированным, грамматически правильным, образным и лаконичным
Вот некие советы по составлению грамотного структурированного текста.
1) Предложение
— Пытайтесь избегать предложений, перегруженных сложными конструкциями.
К примеру: «Кадры – это более непростой субъект управления в организации, так как он, в отличие от предметных причин производства, является «живым», что обусловливает его способность без помощи других решать, критически оценивать предъявляемые ему требования, действовать, имеет личные интересы, также очень чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое не всегда определена». Лучше разбить эту фразу на несколько предложений: «Кадры – это более непростой субъект управления в организации. В отличие от предметных причин производства, он является «живым», что обусловливает его способность без помощи других решать, критически оценивать предъявляемые ему требования, действовать. Сотрудники имеют личные интересы, также очень чувствительны к управленческому воздействию, реакция на которое не всегда определена».
Длинноватые предложения тяжело воспринимаются читателями, даже привыкшими к чтению суровых научных текстов. Потому лучше, чтоб предложение в среднем включало менее 15-17 слов.
— В неких случаях предложение можно уменьшить и упростить.
К примеру: «К управленческому персоналу принадлежат работники, которые исполняют либо способствуют выполнению функций, связанных с определенными задачками управления». Проще написать: «К управленческому персоналу принадлежат работники, исполняющие либо способствующие выполнению определенных управленческих функций».
— Избавляйтесь от массивных канцеляризмов, заменяя их ординарными словами.
К примеру: «В реальный момент времени» можно поменять на «Сейчас», «По причине наличия обрисованных выше обстоятельств» — на «Поэтому» и т.д..

2) Абзацы
Подавайте информацию маленькими вместительными порциями, другими словами пытайтесь не использовать длинноватые абзацы. Это утомляет читателя и принуждает его непроизвольно отвлекаться на что-то другое. Один абзац должен быть посвящен раскрытию только одной главной мысли, изложенной в нескольких вместительных предложениях.
3) Выбор лексических средств
Употребляйте в речи слова и фразы, понятные Вашей аудитории. Если, например, Вы составляете сообщение, рассчитанное на докторов, фраза: «Все возбудители ОРВИ эпителиотропны. Вирусы адсорбируются на эпителиальных клеточках, попадают в их цитоплазму, где подвергаются ферментативной дезинтеграции» будет волне уместной. Но если Вы информируете население о предсказуемой эпидемии простудных болезней, стоит ограничиться упоминанием: «вирусы ОРВИ плодятся на поверхности слизистых оболочек и кожи».
4) Опасайтесь тавтологии
Время от времени, чтоб выделить значимость сообщения, мы употребляем словосочетания: «полностью исчерпывающий» либо «очень многозначительный», что является тавтологией.
5) Будьте внимательны в употреблении глагольных конструкций
Часто в деловом письме наблюдается тенденция к употреблению сложных конструкций заместо того, чтоб ограничиться одним глаголом. Например: заместо «оборудование создаст возможность обеспечения предприятия нужной продукцией» лучше сказать: «оборудование обеспечит предприятие нужной продукцией».
Лучше при описании продукта либо услуги использовать глаголы в реальном времени, а не в дальнейшем. Например, заместо: «Читатели получат газету согласно графику выхода издания» лучше сказать: «Читатели получают газету согласно графику выхода издания».
6) Образность речи

Чтоб речь запомнилась и произвела воспоминание на адресата, сделайте ее образной. Например: «Наши окна — Ваш щит от непогодицы в хоть какое время года!».