Было время, когда я занимала должность управляющего директора и правила 2-мя автоцентрами. За время моей работы я обусловила себе семь принципиальных правил проведения совещаний, которые дозволили мне сделать мои совещания продуктивными и перевоплотить их в праздничек для служащих.
Оркестр и дирижер
Проводить совещание для меня — это как дирижировать оркестром. Не играть сольную партию, а конкретно дирижировать. Планерку я вообщем не считаю местом для реализации личных амбиций управляющего, тут как раз у подчиненных должен быть шанс на самореализацию. А у управляющего, которого и много то не должно быть, по сути одна задачка — обозначить главную тему, расставить ценности и обещать собственному «оркестру». Тем перевести совещание из разряда «обязаловок» в категорию творческих процессов, дающих всем членам коллектива возможность не просто проявить себя, да и гарантию, что они будут услышаны. В команде есть спецы, вот пусть они проявляют собственный потенциал.
Чаепития и идеи
Степень продуктивности совещаний как раз находится в зависимости от того, имели ли сотрудники возможность высказаться, донести до других свою точку зрения, были ли они услышаны и были ли в предстоящем приняты к сведению их слова и озвученные предложения. Продуктивные совещания мотивируют работников проявлять большее роль в жизни и деятельности компании. Моя же задачка — не давить людей своим авторитетом, чтоб они могли во время совещания раскрыться. От каждого требуется максимум роли — предложения, суждения, отклики, просто мысли. Тут отлично помогает неформальная обстановка — мы устраивали во время совещаний чаепития, приносили чай, сладости — устраивали такие посиделки в дружественной компании. Отсюда положительный настрой коллектива, чувство работы в команде, готовность к работе и самоотдача. И как итог — богатство продуктивных мыслях и увлекательных предложений, которые я собирала, анализировала и брала наилучшие из их для реализации.
Хвали и вдохновляй
Я всегда стараюсь следовать правилу, по которому необходимо хвалить на публике, а критиковать персонально, без излишних ушей. И совещания — хорошее время похвалить тех, кто достоин. С каждого совещания непременно у меня кто-то уходил окрыленный и воодушевленный на последующие свершения. И вообщем, совещание, если, естественно, оно хорошо скооперировано и проведено, является хорошим методом без вещественных издержек мотивировать коллектив. Люди рады способности внести собственный вклад, ощутить себя необходимым, быть увиденным начальством и получить итог собственных стараний.
Незначительно коуча во мне
Как опытнейший дирижер, на моих собраниях и совещаниях я была к тому же коучем, благо опыт имеется. В теплой и дружественной обстановке людям давалась возможность выговорить все, что волнует, ничего не замалчивая либо скрывая. Конфликтные ситуации уже на самой ранешней стадии собственного развития вытягивались на свет Божий и благополучно «разруливались», что шло на пользу и участникам конфликта и всей команде в целом. Тут очень принципиально было решить ситуацию сходу, не откладывая и не перенося поиск выхода на позже. Оперативная нейтрализация конфликта служила специфичной гарантией, что конфликт не выстрелит позже внезапно для всех, а то и для всего бизнеса, в самом неподходящем месте и в неподходящее время. В конце совещания мы вкупе распределяли сферы ответственности, подытоживали и планировали следующие шаги с неотклонимым их контролем.
Все точки над i
Совещанию тоже нужна жизнеутверждающая нотка для окончания. И, непременно, все точки над i должны быть расставлены — нельзя оставлять недосказанность либо неясность в решениях либо выводах. И даже самое жесткое и конфликтное совещание необходимо завершать позитивом. Пусть все выходят с него с ухмылкой на лице. Чем вы этого добейтесь — решайте сами, смешной рассказ, свежайшая шутка… Время от времени я в конце совещания прокручивала радостные метафоричные ролики.
Долой расписание
О совещании работников, естественно, необходимо предупреждать заблаговременно, но не стоит превращать само совещание в цельный и незыблемый элемент распорядка рабочего денька, который должен состояться не глядя ни на что, при этом, в строго обозначенное когда-то время и ни минуткой позднее. Проводите совещания только тогда, когда это по сути нужно, не срывайте людей без весомых на то оснований, когда они загружены работой. Мои совещания люди принимали не как обязаловку, как приятные и полезные посиделки, потому и прогуливались на их с наслаждением, не пропуская и не опаздывая без весомых на то оснований.
Элемент игры
Вспоминая, что в каждом взрослом живет ребенок, я занесла в совещания игровой элемент и не прогадала. Но конкретно элемент, а не превратила весь процесс в игровой. Только принципиально, что вноситься этот элемент должен очень естественно и органично, чтоб и сама игра не смотрелась прототипом начальственного самодурства и была с наслаждением поддержана подчиненными. У нас, к примеру, живой отклик вызвала мысль обязать опоздавшего наливать остальным чай, время от времени с их еще требовался свежайший смешной рассказ. А на самого пассивного члена совещания автоматом накладывалась обязанность подобрать место для еще одного корпоратива. Самый пассивный по итогам года в качестве исправительной меры назначался ведущим на Новый Год. Протестов и недовольств эта политика никогда не вызвала, более того, коллектив охотно принял правила игры и с наслаждением их соблюдал.
Во всей этой истории просматривается один принципиальный вывод — требования нового времени к руководителям не позволяют разбазаривать время, проводимое в коллективе, на бичевание провинившихся либо ублажение собственных амбиций управляющего, но хорошо используя способности коуча и психолога, вывести собственный коллектив и бизнес к новым высотам. И сейчас совещания стоит рассматривать не как скучноватую обязаловку и тягомотину, но как творческий и нужный для бизнеса и коллектива процесс.