В практике каждого сотрудника кадровой службы появляется ситуация, когда работнику организации нужно выдать заверенную копию документа. Как это верно сделать?
Заверенная копия документа– копия документа, накоторой всоответствии сустановленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п.3.1 Государственного стандартаРФ ГОСТ Р7.0.8-2013 «Система эталонов поинформации, библиотечному ииздательскому делу. Делопроизводство иархивное дело. Определения иопределения»).
Согласно ст.62 Трудового кодексаРФ копии документов, связанных сработой, должны быть заверены соответствующим образом ипредоставляться работнику втечение 3-х рабочих дней содня подачи письменного заявления. Ктаким документам относятся копии приказа оприеме наработу, приказов опереводах надругую работу, приказа об увольнении сработы; выписки изтрудовой книги; справки озаработной плате, оначисленных ифактически уплаченных страховых взносах неотклонимого пенсионного страхования, опериоде работы уданного работодателя идр.
Трудности сзаверением копии приказов появляются изредка, потому что требования коформлению организационно-распорядительных документов тщательно изложены вГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов (далее– ГОСТ Р6.30-2003). Вописании реквизита «Отметка озаверении копии» (п.3.26 ГОСТ Р6.30-2003) говорится, что призаверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. К примеру:
Пример
На практике в большинстве случаев работникам кадровой службы приходится заверять копию трудовой книги. Это делается длябанков (прирассмотрении вопроса опредоставлении кредита), дляпенсионного фонда (приоформлении пенсии), дляУФМС (приоформлении зарубежного паспорта), длялечебных учреждений (приназначении инвалидности) идругих организаций.
В п.7 Правил ведения ихранения трудовых книг, производства бланков трудовой книги иобеспечения ими работодателей, утв. постановлением ПравительстваРФ от16 Апреля 2003 №225 «О трудовых книжках» (далее– Правила ведения ихранения трудовых книг), сказано, что «работодатель должен выдать работнику копию трудовой книги либо заверенную вустановленном порядке выписку изтрудовой книжки», приэтом вдействующем законодательстве этот порядок неустановлен. Отсутствие точных требований, закрепленных нормативно, приводит ктому, что вкаждой организации требуют заверять копии трудовой книги поих своим внутренним эталонам, авопрос, как сделать это верно, остается спорным.
Разглядим сложившуюся делопроизводственную практику ипопробуем разобраться вданной дилемме.
Многие работники кадровой службы копируют наодном листе два разворота (четыре странички) трудовой книги. Это оправдано сточки зрения экономии бумаги, но в почти всех инстанциях принципно требуют, чтоб каждый разворот (две странички) был наотдельном листе. Копии делают только сзаполненных листов трудовой книги и, приналичии, свкладыша.
На основании п.4.1. ГОСТ Р6.30-2003 примем застандарт копии лист формата А4 (210х297мм). При копировании книжная ориентация лучше альбомной, потому что, во-1-х, она более комфортна длячтения (нет необходимости крутить лист); во-2-х, такая ориентация копии вотличие отальбомной точно отражает размер иформат оригинала.
Таким макаром, копия трудовой книги должна быть изготовлена налисте формата А4, один разворот наодном листе, предпочтительна книжная ориентация.
В большинстве инстанций требуют ставить отметку окопийности ввиде надписи «Копия верна», вГОСТ Р6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» накопии документа смотрятся полностью логичными, ноони противоречат нормам ГОСТ Р6.30-2003./
На сегодня, ксожалению, ГОСТ Р6.30-2003– единственный нормативный акт, регулирующий вопрос озаверении копии документа. Но,
- ГОСТ носит рекомендательный нрав, другими словами обязать придерживаться его требований нельзя;
- ГОСТ составлен только дляорганизационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, аннотации, положения идр.), ноэто неподходит длятрудовой книги. Трудовая книжка– это особенный документ, укоторого свое предназначение, своя форма ииной состав реквизитов;
- ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 годов назад иосновывается восновном (снезначительными переменами) настандартах русского времени (1972г. и1990г. изаменившем их ГОСТ 1997г.). Вто время небыло того понятия «копия», которое есть на данный момент. На данный момент это невыписка издокумента, изготовленная отруки либо составленная напечатной машинке, аксерокопия либо скан– фотографическое изображение оригинала документа. Применительно ктрудовой книге тяжело перепутать копию соригиналом, авот поотношению кдругим документам нередко нереально найти, где оригинал, агде копия. Вот поэтому назаконодательном уровне нужно пересмотреть правила ивместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
- нормативная база неуспевает отражать сложившуюся практику. На данный момент требования ГОСТ известны восновном узеньким спецам, имеющим профильное образование, иработникам муниципальных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, обычно, итребуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они незнают про реквизит «Отметка озаверении копии» ине употребляют его. Дляних заверенная копия должна содержать слово «копия». Атак как в большинстве случаев заверенная копия требуется длябанков, появляются непонимания меж работником, укоторого заверенную поГОСТ копию непринимают, иработником кадровой службы, который обязан обосновывать, что он прав. Эти конфликты отымают сильно много рабочего времени;
- если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка озаверении копии» должен быть проставлен ввиде надписи, другими словами стопроцентно прописываться работником кадровой службы от руки. Но внастоящее время вусловиях большущих объемов работы это лишняя растрата времени. Внедрение готовых печатей, самонаборных штампов идатеров значительно сберегает время, иотказываться отэтого впользу формулировки ГОСТ вероятнее всего нецелесообразно.
Спорным также представляется вопрос орасположении отметки окопийности. Многие снова же ссылаются наГОСТ Р6.30-2003, но, как ранее говорилось выше, этот эталон рассчитан только наорганизационно-распорядительные документы. Трудовая книга, являясь главным документом отрудовой деятельности итрудовом стаже работника, невходит всистему организационно-распорядительных документов. Также накаждой страничке трудовой книги может небыть реквизита «Подпись», после которого должна размещаться отметка озаверении копии.
Нередко сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку вправом верхнем углу. Может быть, это делается поаналогии соформлением дубликата трудовой книги. Дубликат документа– повторный экземпляр подлинника документа (п.3.1 Государственного стандартаРФ ГОСТ Р7.0.8-2013 «Система эталонов поинформации, библиотечному ииздательскому делу. Делопроизводство иархивное дело. Определения иопределения»). Всоответствии сп.1.2. Аннотации позаполнению трудовой книги, утв. постановлением МинтрудаРФ от10 Октября 2003 №10 (далее– Аннотация позаполнению трудовой книги), «в правом верхнем углу первой странички дубликата трудовой книги делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое размещение отметки окопийности несовсем корректно. Во-1-х, дубликат документа иего копия– это разные понятия, исмешивать их неприемлимо. Во-2-х, вправом верхнем углу трудовой книги размещаются серия иномер документа, приналичии– надпись «Дубликат», иотметка окопийности будет закрывать эти реквизиты.
Потому более оптимальный выход врассматриваемой ситуации– ставить отметку окопийности влевом нижнем углу копии, приэтом текст либо другие реквизиты должны отлично читаться ине перекрываться отметкой. Такое размещение оправданно тем, что соотносится как срекомендациями ГОСТа, так истребованиями организаций опроставлении этой отметки втексте, аненапустом листе.
Таким макаром, отметка окопийности состоит изнадписи «Копия верна», которая размещается влевом нижнем углу копии.
В согласовании сдействующим Указом Президиума ВС СССР от4 Августа 1983 №9779-Х «Опорядке выдачи исвидетельствовании предприятиями, учреждениями иорганизациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее– Указ №9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью управляющего либо уполномоченного нато должностного лица. Вп.45 Правил ведения ихранения трудовых книг сказано, что «ответственность заведение, хранение, учет ивыдачу трудовых книг несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книг. Реквизит «подпись» оформляется всоответствии сп. 3.22 ГОСТР6.30-2003.
Таким макаром, подпись заверяющего лица состоит издолжности, личной подписи ирасшифровки подписи ирасполагается ниже отметки окопийности.
На копию трудовой книги нужно ставить печать, потому что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой поусмотрению организации», всоответствии сп. 2.2 Аннотации позаполнению трудовой книги это может быть или печать организации, или печать структурного подразделения (кадровой службы). Нанаш взор, оттиск печати целенаправлено ставить правее отметки окопийности насамой копии, аненапустом листе.
Таким макаром, копию трудовой книги нужно заверять или круглой печатью организации, или печатью кадровой службы.
На копии непременно должна ставиться дата– это предписывает действующее законодательство (п.3.26 ГОСТ Р6.30-2003 ип.1 Указа №9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся втрудовой книге, атакже отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это обозначено втребованиях кдокументам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, приобращении вбанк. Данные требования, к примеру, расположены наофициальных веб-сайтах неких банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как вцифровом, так ивбуквенно-цифровом формате (к примеру, 8 Октября 2014 либо Восемь октября 2014г.).
Таким макаром, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.
Пункт Один Указа №9779-Х предписывает делать накопии отметку, что подлинник документа находится вданном предприятии, учреждении, организации, но поГОСТу такая отметка непредусмотрена. Вбольшей степени это требование правомерно длядокументов, которые сделаны ворганизации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные идругие документы), нонедлятрудовой книги. Всоответствии сп.35 Правил ведения ихранения трудовых книг трудовая книга хранится уработодателя втечение всего периода работы ивыдается работнику наруки только вдень увольнения (последний денек работы). Всвязи сэтим для копии трудовой книги отметка онахождении подлинника представляется излишней.
В делопроизводственной практике используются два метода заверения копии трудовой книги:
- заверяют постранично– рассмотренные выше реквизиты проставляют накаждой страничке;
- прошивают несколько листов– все листы нумеруют подряд, сшивают, наобороте последнего листа наклеивают лист сзаверительной надписью отом, сколько листов прошито, пронумеровано искреплено печатью, заверяют подписью ипечатью.
Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть любая страничка документа, анеего подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует осознавать удостоверение … копий документов методом проставления наних нужных реквизитов, т.е. печати иподписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Столичного окрестность от05.11.09 №КА-А41/11390-09).
Таким макаром, копия трудовой книги должна быть заверена постранично.
В почти всех организациях требуют накопии после последней внесенной втрудовую книгу записи ставить дату иделать надпись «Работает понастоящее время». Но это требование нелегально, потому что, во-1-х, копия документа должна стопроцентно воспроизводить информацию подлинника документа, аво-вторых, согласно Аннотации позаполнению трудовых книг, само отсутствие записи орасторжении трудового контракта неподтверждает, что работник продолжает работать понастоящее время. Напрактике отсутствие этой излишней надписи приводит ктому, что уработника непринимают заверенную копию трудовой книги, асотруднику кадровой службы во избежание конфликтов состоронними организациями приходится заносить нелегальную надпись. Нередко эту надпись требуют также раздельно заверять. Нанаш взор, это требование полностью необоснованно, потому что любая страничка копии заверяется.
Таким макаром, заставлять делать надпись «Работает понастоящее время» неправомерно, но работников кадровой службы вынуждают так поступать.
Заверять копию трудовой книги можно как вручную, так исиспользованием штампов– вдействующем законодательстве запрета наэто нет. Ворганизациях сбольшой численностью работников исбольшими объемами документооборота вкадровой службе целенаправлено использовать штампы. Это могут быть или отдельные штампы («Копия верна», штамп среквизитом «Подпись», датер), или общий штамп, содержащий все нужные реквизиты. Таковой метод заверения копий документов помогает значительно сберечь время, потому что отруки ставится только личная подпись. Итак, внастоящее время несуществует единых правил заверения копий трудовой книги. Любая организация выдвигает собственные требования исходя изсвоих внутренних эталонов. Длятого чтоб избежать спорных ситуаций, нужно законодательное закрепление правил дизайна копии трудовой книги.
Пример заверенной копии трудовой книги
Ксюша Белоконева — к.фил.н., спец отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнальчика «Кадровик»