У многих управленцев есть одна устойчивая иллюзия: довольно обрисовать бизнес-процессы компании и эффективность бизнеса резко возрастёт. И вот управляющий издержал средств на консультантов, время служащих на интервью, расположил священные файлы с описаниями на сервере либо даже развесил в рамочках по станам. А счастья всё нет … Почему?Начиная работу по описанию бизнес-процессов с новейшей компанией, я всегда спрашиваю управляющего о хотимой форме результата. Более продвинутые молвят о внедрении, понимая при всем этом состояние, когда сотрудники научились работать в согласовании с описаниями бизнес-процессов. Наименее бывалые грезят об оптимизации бизнес-процессов, начинающие желают сделать описания и ознакомить служащих обязательно под роспись. И не много кто думает о том, что бизнес-процессами необходимо управлять.
Начнём по порядку. Если количество ошибок взаимодействия служащих растёт «как на дрожжах», а вред от этих ошибок становится приметным, пора налаживать бизнес-процессы. Начинается эта работа с описания бизнес-процессов, которое обычно состоит из графических схем и текстовых регламентов, детализирующих условия выполнения операций, форматы данных, нормативы.
Время от времени утомлённые путаницей руководители требуют «разрушить до основанья» имеющиеся процедуры, другими словами не растрачивать ресурсы на описание бизнес-процессов «как есть», а сходу перейти к стадии «как должно быть», другими словами провести реинжиниринг бизнес-процессов. Обычно, от таковой хирургической операции бизнес выручает то, что конкретно эти руководители оказываются более ограниченными заказчиками и стойко отстаивают все нелепости сложившегося кавардака.
Наименее конструктивные заказчики требуют улучшить имеющиеся бизнес-процессы. Само слово «оптимизация» предполагает наличие какого-нибудь аспекта. К примеру, бизнес-процесс комплектования заказов на складе может быть оптимизирован по скорости, цены либо количеству ошибок. Понятно, что оптимизация по таким различным аспектам приведёт к совсем различным бизнес-процессам. В качестве критериев оптимизации должны быть выбраны SMART-цели бизнес-процессов, другими словами должен быть проработан важный инструмент управления – система характеристик.
Бывалые управленцы знают, что никакая оптимизация не приведёт к увеличению эффективности, если не предприняты меры для внедрения бизнес-процессов в жизнь. Меры эти отлично известны: обучение персонала, создание вещественной и нематериальной мотивации, организация поддержки бизнес-процессов в информационной системе компании. Важным причин фуррора внедрения является также создание комфортного архива регламентирующей документации, так как гб разрозненных и противоречивых регламентов и приказов могут быстрее дезориентировать служащих, чем навести порядок.
В конце концов, все обучены, мотивированы и начали соблюдать бизнес-процессы с помощью и под неусыпным оком управленческого программного обеспечения. Почему-либо как раз тогда управленцы большинства компаний считают, что их задачка выполнена и можно, в конце концов, расслабиться. Глубочайшее заблуждение! К этому моменту всего только сделаны методические документы управления, но само управление бизнес-процессами никто не отменял. Фактически управление бизнес-процессами и есть основная задачка менеджеров, которую в почти всех компаниях не делают подабающим образом.
Управление бизнес-процессами, как всякое системное управление, строится по известному циклу: целеполагание -планирование — сбор инфы -анализ инфы -принятие управленческих решений. Если мы провели системную оптимизацию бизнес-процессов, SMART-цели у нас уже определены. Осталось найти плановые значения характеристик. Не забудьте обеспечить достоверный и оперативный сбор инфы, а конкретно фактических значений характеристик, и представление этих характеристик в комфортном для анализа виде. Сейчас инструмент управления стопроцентно готов и возникает простор для творчества менеджеров по части выработки превосходных управленческих решений на базе беспристрастной инфы.
Если менеджеры будут креативны и напористы, то появится возможность следить по прошествии некого времени улучшение характеристик, избранных аспектами оптимизации. А означает цель всей этой сложный процедуры будет достигнута. Только упаси вас бог забросить план-фактный контроль хотя бы на время! Через несколько месяцев либо даже недель от былых достижений не остается и следа.

Необходимо также держать в голове от том, что жизнь не стоит на месте: изменяется компания и её окружение. Потому система бизнес-процессов просит неизменной корректировки и повторяющейся ревизии. По другому нужный управленческий инструмент может перевоплотиться в свод бюрократических правил, мешающих развитию бизнеса.
Как лицезреем, налаживание управления бизнес-процессами – это сложная процедура, требующая времени, средств и опыта. Зато полезности от таковой процедуры может быть неизмеримо больше, чем от распространения под роспись безграничных регламентов и издание бессчетных суровых приказов. Каким путём идти, решайте сами.