1. Какое значение вы придаете документообороту на вашем предприятии?
Документооборот — один из важных компонент, нужный для построения системы бизнеса. Выстраивание действенного документооборота нужно как для удачной работы бизнеса в целом, так и организации деятельности подразделений бизнеса и взаимодействия меж ними.
К примеру, для организации работы проф отдела продаж нужно до 20 семь ВИДОВ документов. При этом, более половины из их нужно для того, чтоб отдел хотя бы начал нормально работать. При консалтинге по построению такового отдела продаж мы внедряем и передаем заказчику Шестьдесят один таковой документ. И это — минимум. Для сложных проектов количество документов серьезно увеличивается.
2. Какова роль документооборота как управленческого инструмента?
Снова же проще ответить на определенных примерах. Возьмем 20 семь видов документов, нужных для организации работы проф отдела продаж. Часть этих документов употребляется для выстраивания работы с клиентами. Сюда входят эталоны работы менеджера по продажам: как звонить, как встречаться, как отвечать на коварные вопросы клиента. 2-ая часть употребляется для самоорганизации работы менеджера по продажам. Сюда относятся, к примеру, "рабочий журнальчик" и "Анкета Клиента". Треть документов употребляется для выстраивания управления отделом продаж. Это, сначала, "Статистика коммерческой работы", "Прогноз продаж" и Приказ по оплате труда менеджеров по продажам.
Главных целей, которые достигаются благодаря использованию этого документооборота, три:А) обеспечение уровня ведения переговоров с клиентами не ниже данного, применимого для компании;Б) обеспечение высочайшей интенсивности работы менеджеров по продажам при минимизации времени на управление продажами;В) обеспечение принципа, что клиент должен быть собственностью компании, а не менеджера по продажам, который с ним работал. Из этого следует принцип абсолютной стандартизации документооборота. И воспрещение записей контактов на клиентов куда или, не считая стандартных форм. Все контакты должны записываться в стандартизованные "длинноватые списки", "рабочие журнальчики", "Анкеты Клиента", "Досье Клиента" и в компьютерную базу Клиентов (CRM). А записывать контакты клиента в личные записные книги и ежедневники ЗАПРЕЩЕНО (is forbidden).
Как хоть какой обычный коммерсант, я терпеть не могу рутину и бумажки. И конкретно по обозначенным выше причинам я повсевременно разрабатываю и использую технологии и эталоны продаж, контрольные и отчетные формы. Я повсевременно занимаюсь этим последние Четырнадцать лет. И тоже самое делают мои руководители.
3. Используете ли муниципальные делопроизводственные эталоны и методические разработки в сфере документоведения?

Не используем.
4. Какую роль в оптимизации управления играет электрический документооборот?
Электрический документооборот важен, но на сто процентов на него полагаться нельзя. Компы, бумаги и тем паче люди не являются ни 100%, ни даже 50% надежными.
5. Какие аспекты выбора систем электрического документооборота вы используете?
Как можно проще, как можно надежнее, и только самое нужное. Мы исповедуем принцип: "Все, что необходимо — просто. А все, что трудно — то не надо".
6. Должен ли документооборот на предприятии в перспективе полностью стать безбумажным?
Ни при каких обстоятельствах. Это никогда не будет довольно накрепко. Учтите еще опасности, связанные с внезапным наездом проверяющих органов. Кстати, копии компьютерных баз данных и главных документов имеет смысл хранить все кабинета.
7. Какие обычные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?
Их много. Назову две типовые, довольно суровые и "попадущие" ошибки:А) управляющий принуждает подчиненных заполнять формы, которые сроду не заполнял сам.Б) переусложнение отчетных форм. Необходимо уметь создать отчетную форму, а позже очень упростить ее. Отсечь все избыточное, как делал Микеланджело с глыбой мрамора.