С целью сотворения и поддержания положительного публичного представления, обеспечения хотимого поведения общественности компании организуют разнообразные мероприятия для журналистов. В практическом нюансе вербальные, либо речевые, коммуникации в особенности важны для высшего звена управления — на церемониальных открытиях выставок, презентаций, дней открытых дверей, праздничных приемах, конференциях, круглых столах. Внедрение устной речи должно повсевременно совершенствоваться, поднимаясь до вершин ораторского искусства, каждое выступление перед общественностью кропотливо готовится. В современных критериях развития русского бизнеса многие трудности объясняются недочетом PR-общения, информированности собственных служащих, низким уровнем взаимопонимания. Общение, при котором речевое поведение будет понято верно и принято к выполнению, должно следовать ряду правил.

1. Речевое сообщение должно быть довольно полным, исчерпающим, правильным, определенным, обычным и понятным.
2. Нужно держать в голове, что не меньше половины слушателей, обычно, дамы, потому лучше избегать преувеличений, чувств, но сразу данное сообщение должно быть живым, интересным, без частей монотонности и скукотищи.
3. Не жалейте времени на создание убедительного и конструктивного сообщения, нужного для популяризации компании и укрепления ее позиций.

В практике PR-работы бывают ситуации, когда в один момент появляются неверные и вредные слухи и возникает срочная необходимость их опровергнуть. В этом случае компаниям приходится оперативно проводить сильную PR-кампанию, в том числе организовывать брифинги, пресс-конференции, рассылать PR-сообщения во все сми.

Разглядим более классические формы PR-общения, в том числе брифинги, приемы, конференции, пресс-конференции, презентации, деньки открытых дверей, круглые столы, выставки и спецсобытия.

Пресс-конференцияявляется самой действенной формой взаимодействия меж компанией и журналистами, потому что последние получают информацию из первых рук PR-специалистов компании и ее менеджмента. В ней непременно участвуют управление либо люди, очень компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Пресс-конференцию проводят, обычно, в случае появления необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и вербовании ее внимания к решению какой-нибудь задачи. Также пресс-конференции созываются, если у журналистов появилось много вопросов к управлению компании, в преддверии либо окончании какого-нибудь мероприятия (действия). Пресс-конференция проходит с приглашением представителей сми. Приглашение может быть разослано во все СМИ либо избирательно. Для того чтоб пресс-конференция достигнула преследуемых целей, нужно при ее подготовке и проведении учитывать несколько на 1-ый взор маленьких, но по сути очень существенных событий.

Происшествия времени проведения:

  • идеальнее всего проводить пресс-конференцию посреди недели, так как пн — редакционный денек в СМИ и хотимой явки не получится, а пятница — денек, предыдущий уик-энду, денек культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов;
  • так как понятно, что журналисты нередко работают ночами (поздние выпуски, записи, установка, тракты и т.п.), целенаправлено назначать пресс-конференцию в промежутке от 12:00 до 14:00, потому что с 15:00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

Происшествия формы проведения:

  • в приглашении на пресс-конференцию должна быть обязательно указана тема, что дозволит редакциям выслать на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за 5–7 дней до открытия самой пресс-конференции;
  • пресс-конференция обязана иметь точный сценарный план проведения, состоящий из 2-ух частей — изложения позиции компании по дилемме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется устроителем и находится в зависимости от позиции управления — отвести ли больше времени на раскрытие трудности либо же, напротив, наибольшее время выделить на ответы;
  • вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью либо с прессой. Ведущий непременно представляет журналистам участников, посреди которых лучше присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции;
  • целенаправлено провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что дозволит рассматривать результаты встречи по следующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие делему, которым посвящена пресс-конференция, что оградит от неточных интерпретаций (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит осознание существа вопроса;
  • безусловно, благожелательности и активности журналистов содействует организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, шведский стол, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, потому что устроители при всем этом получают возможность неформального PR-общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, пуска подходящих слухов.

Брифинг для СМИ

Брифинг — это куцее оперативное выступление перед прессой по свежайшим следам принципиальных событий. Сообщение на брифинге носит однобокий оповещательный нрав с попутной короткой иллюстрацией определенных фактов. Разница меж пресс-конференцией и брифингом — во временных отрезках, которые на их отводятся. Брифинг не может быть более 20–30 мин. Таковой маленький временной отрезок подразумевает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 мин, обычно, отводится выступающему, 10–20 мин — на блиц-ответы на вопросы журналистов. Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы. Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, публичных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтоб дать разъяснения происшедшему, его причинам, немедля предупредить вероятные ошибки и преувеличения по этому поводу, распространяемые через СМИ.

Правила проведения пресс-конференций и брифингов

1. Достигнуть точного определения темы, цели и соответственной подготовленности (статистические данные, графики). Нужны содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпающая аргументация хоть какой оценки, хоть какого вывода.

2. Приготовить раздаточный материал очень обдуманно. Он должен быть составлен так, как будто обо всем дальнейшем никто никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее сущность, тем легче добиться рефлексии со стороны журналистов.

3. Продумывать очень тщательно сценарий хода пресс-конференции, беря во внимание, кто что произнесет, какую роль и когда будет играть.

4. Приветствовать журналистов благожелательно, но не подобострастно. Непременно представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции.

5. Использовать очень недлинные доклады и демонстрацию хоть какого приятного материала, так как журналисты повсевременно слышат новые заглавия для собственных статей и сообщений.

6. Использовать логически поочередную аргументацию, избегая внутренних противоречий в сообщении.

7. Запланировать довольно времени на вопросы журналистов, не создавая ситуацию фрустрации, неудовлетворенности в связи с несбывшимися ожиданиями.

8. Выслеживать длительность пресс-конференции — максимум 40 мин, после этого обеспечить возможность работы журналистов с отдельными участниками.

9. Держать в голове, что журналисты не веруют в альтруизм. Потому следует не опровергать собственных собственных бизнес-интересов, но верно и уверенно презентовать пользу идеи либо продукта для третьих лиц; идеальный вариант — когда ясно видна выгода для обеих сторон сразу.

10. Стараться быть от всей души, подчеркнуто благожелательным по отношению ко всем журналистам. У журналистов есть такие мастерски важные личностные свойства, как обостренное чувство справедливости и высокоразвитое чувство собственного плюсы.

Презентация

Презентация — самостоятельная акция, которая может выступать в форме приема, представления компании, первых лиц, новейшей продукции компании приглашенной аудитории. Обычно, презентация компании проводится по случаю ее открытия либо сотворения, каждогодней демонстрации новых достижений, новых видов продукции, услуг, нового лица компании. Презентуется то, что можно узреть, потрогать, испытать либо прочесть. При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация компании в стране, где открываются филиал, подразделение либо консульство. Презентации отличаются от пресс-конференции сначала огромным количеством приглашенных от разных публичных кругов, огромным акцентом на культурную программку, а главное — темой. Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными определенными плодами в деятельности компании, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности. Презентации устраиваются для возможных потребителей, покупателей, партнеров, инвесторов, непременно приглашаются представители СМИ. Длительность презентации в каждом определенном случае находится в зависимости от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее длительности. Презентация, как и пресс-конференция, предугадывает сессию вопросов-ответов.

Проведение презентации включает последующие этапы.

1. Определение цели и ее ценностей в области вербования новых клиентов, формирования стиля компании, вербования новых партнеров, в том числе прибыльных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений с местными органами власти, определенными кругами общественности.

2. Обоснование концептуализации презентации методом формирования идеи, определения места и сроков проведения, состава участников и размеров совокупных издержек. Целенаправлено начинать презентацию во 2-ой половине денька, ее длительность менее Четыре ч, в том числе праздничная часть и культурная программка — 1,5–2 ч, ужин либо фуршет — Два ч.

3. Разработка программки презентации. Назначается ответственный (ведущий), занимающий высочайший пост в администрации компании и обладающий ораторским искусством и способностями интернационального этикета. Обычно, сценарий презентации последующий:

  • ведущий представляет управляющих компании и принципиальных гостей;
  • показываются маркетинговые киноленты продолжительностью 7–12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);
  • ведущий предоставляет слово руководителям компании для коротких сообщений на 2–3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;
  • отводится время на вопросы присутствующих и ответы на их управляющих компании и ведущих профессионалов;
  • ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментами, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;
  • заключительная часть подразумевает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.

Ведущему полезно знать типы вопросов, способных нести опасность для презентации: вопрос — скрытое возражение, оборонительный вопрос, испытующий вопрос, вопрос-демонстрация, вопрос-вызов и т.п.

1. Вопрос-возражение— задается в ситуациях, значительно угрожающих интересам того, кто этот вопрос задает. Совладать с этим можно с помощью обыденных приемов:

  • не занимать оборонительную позицию;
  • переформулировать вопрос себе;
  • не вступать в предлагаемый спор;
  • упомянуть о прибыльной стороне дела.

2. Вопрос-переадресация— задают в случаях, когда предложение ведущего может задеть интересы того, кто задал вопрос. Обыденный метод удачно совладать — это переадресовать вопрос самому задающему, достигнуть, чтоб он разговорился, потом, если есть затруднение разрешить вопрос на фактическом уровне, передать его другим членам группы.

3. Вопрос-демонстрация— задают с целью показать сотрудникам, как отлично информирован задающий вопрос. Тут уместна общественная похвала познаний оппонента, подтверждающих то, как он ознакомлен и компетентен.

4. Вопрос-испытание— предназначен для проверки познаний и опыта ведущего. Основное тут — не оправдывать собственного неведения и некомпетентности в данном вопросе. Полезно пообещать задавшему вопрос узнать неведомое и выполнить это обещание.

5. Вопрос-компромисс— задается, когда оппонент высказывает некое суждение, конфликтогенное по собственному потенциалу. Ориентирован на предупреждение появления конфликта и примирение оппонирующих сторон методом перефразирования прозвучавшего выражения со смягчением формулировки.

6. Вопрос-вызов— звучит, когда ведущий высказывает некое суждение, неосмотрительно посягающее на область познаний 1-го из зрителей. Нормально — одномоментно отойти, сохраняя достоинство, возвращая оппоненту права в его владениях и по способности спросить у него совета.

7. Вопрос-предупреждение— задается, когда оппонент высказывает резкое суждение, конфликтогенное на самом деле. Ориентирован на предупреждение появления конфликта методом демонстрации собственной решимости отстаивать свою точку зрения и возможности ее правильно аргументировать.

В целом трудные вопросы идеальнее всего переадресовывать коллеге-эксперту, другому члену аудитории, предложить для всеобщего обсуждения. Можно также отсрочить ответ на непростой вопрос, дать для себя время для обдумывания, но непременно возвратиться к нему в предстоящем. В любом случае их нельзя замалчивать, уходить от их, это может произвести на приготовленную аудиторию, вкусившую вкус в ведении обсуждений, очень неблагоприятное воспоминание и породить недоверие ко всей сообщенной инфы.

Создание и сопровождение презентаций — технические нюансы

В критериях насыщенного рынка, привередливого потребителя и глобальной конкуренции все почаще приходится думать не только лишь об акциях продвижения, стимулирования сбыта, да и о позиционировании, а точнее, о концепции зрительной подачи продукта, продукта, услуги либо самой компании. При этом зрительная подача должна замыкаться не на обычных маркетинговых стилях для печатных модулей, внешней рекламы либо 30-секундных роликах для ТВ, и даже не на корпоративных фильмах. Более всеполноценно, прибыльно и открыто преподнести продвигаемый продукт, услугу либо фирму позволяют презентации. На сегодня разные виды презентаций — один из самых комфортабельных и действенных методов ознакомления мотивированной аудитории с продвигаемым объектом, будь то продукт, продукт либо услуги. Презентация — это также удачный метод демонстрации достижений либо способностей компании, описания способов производства либо параметров выпускаемой продукции (продукта), информирования о тенденциях либо планах развития конторы, а может быть, и вербования инвестиций. При помощи презентации можно просто воплотить коммуникативную задачку обучения служащих, бизнес-слушателей семинара либо лекции, увеличения лояльности клиентов и бизнес-партнеров. В любом случае прибыльное отличие презентации от других рекламных инструментов — возможность подачи инфы наглядно, объемно и «живо». Как лицезреем, целей использования презентаций довольно много — при этом достигаются они методом использования различных форматов презентаций. Презентации можно поделить на несколько типов зависимо от вида использования и целей сотворения той либо другой презентации. Главных групп две, это печатные презентации и электрические презентации.

Печатные презентации.Это простой вариант использования презентации в качестве раздаточного материала либо печатного дополнения к выступлению, маркетинговой акции. К огорчению, для большинства компаний данный вид внедрения презентации является очень узеньким в связи с ограниченными способностями печатных презентаций по воздействию на эмоциональное восприятие. В этом формате есть жесткие ограничения на статичность рисунки — можно «поиграть» с способностями типографии, дизайн-решением, но за границы печатного восприятия и использования пробиться не получится. В большинстве собственном печатные презентации — брошюры, сборники, буклеты — воплощают имиджевые идеи, довольно много справляясь с функциями визитных карточек компании либо каталогов продукции.

Компьютерные (электрические) презентации.На более высочайшем уровне по сопоставлению с печатными презентациями находятся компьютерные (электрические) презентации, дозволяющие выйти за границы печатных каталогов и буклетов. Электрические презентации можно располагать в Вебе — на веб-сайте компании, рассылать по электрической почте (PDF-презентации), использовать на конференциях, семинарах, презентациях в качестве видеопрезентаций. Такие презентации зависимо от формата могут отличаться динамикой и настоящей анимацией (анимированные презентации), уникальной подачей инфы, возможностью прибавления звука, музыки и пр. Компьютерные презентации не «завязаны» на печатный тираж, могут употребляться на разных носителях, будь то компьютер, «плазма» либо проектор, в их довольно легко заносить конфигурации. Компьютерные презентации также можно условно поделить на несколько типов, проследим их от простых к более сложным.

PоwerPоint-презентации(презентации PоwerPоint). Более обычным и всераспространенным вариантом презентации является презентация в формате РоwerРоint (презентация PоwerPоint), получившая обширное распространение в бизнес-среде. Формат PоwerPоint позволяет интегрировать в презентацию видео- и аудиофайлы, создавать примитивную анимацию на уровне слайд-шоу. Главный плюс данного формата презентации — возможность без особенных познаний и умений заносить конфигурации в презентацию, прививая ее под различные аудитории и цели. Главный минус — «зависание» встроенных в презентацию файлов, примитивизм дизайна рисунки. При изготовлении презентаций РоwerРоint с привлечением проф дизайнеров можно достигнуть сочетания инфы и высококачественного зрительного воплощения отдельных имиджей, сделанных специально для презентации. При этом акцент на имиджевой составляющей хоть какой презентации позволяет достигнуть принципиального чувственного восприятия в рамках маркетинговых коммуникаций. Потребитель, не отвлекаясь от инфы, принимает ее на чувственном уровне благодаря эстетичному выполнению презентаций, дизайну и проф работе менеджеров дизайн-студии.

Презентации PDF(PDF-презентация компании). Очередной вид достаточно обычной компьютерной презентации — это презентация в формате PDF. Практически это вариант электрического каталога, комфортного для рассылки по электрической почте, размещения на веб-сайте и печати на принтере. Другими словами удобный, легкий, удачный, многофункциональный продукт. Часто презентации PDF становятся продолжением фирменных каталогов и других маркетинговых материалов, когда на 1-ое место выходит создание рисунки, стиля, а означает главную роль играет высококачественный дизайн. Презентация PDF дает возможность подать в симпатичном виде кропотливо отобранную информацию, при всем этом вид (дизайн) презентации должен быть кропотливо обмыслен, разработан и претворен в жизнь. Такие презентации позволяют очень расширить рамки для творческого подхода и креативных дизайнерских решений. В большинстве случаев презентации PDF употребляются как вспомогательный продукт — делаются при заказе в проф студии безвозмездно, приложением к печатной версии презентации либо мультимедиапрезентации. Главные плюсы презентации в формате PDF — это сначала маленький «вес», что очень комфортно для рассылки по электрической почте, презентация PDF безупречна для печати — подходит для различных типов принтера и операционных систем. Бесспорный минус схожих презентаций — статичность, но в то же время это поле для реализации самых смелых мыслях дизайнера.

Видеопрезентации.К электрическим презентациям можно также отнести видеопрезентации, так как в критериях развития технологий большая часть форматов — это цифровые аналоги. В данном виде презентации компьютерная графика и другие анимированные эффекты отходят на 2-ой план, уступая место живой картинке — видеоизображению презентации. Как указывает практика, презентации продолжительностью более 5–7 мин плохо воспринимаются аудиторией, а показать за этот период времени при помощи только видео все конкурентноспособные достоинства продвигаемого объекта проблематично. Очередной минус подобного формата — жесткий ассоциативный ряд у аудитории с корпоративными фильмами и другими «большими» форматами. Главный же плюс подобного вида презентаций — жива, настоящая картина, которой можно веровать. Данный формат позволяет не только лишь выступать в качестве самостоятельной единицы, да и встраиваться в еще более сложные и многофункциональные виды презентаций — мультимедийные, интерактивные презентации, дополняя броский маркетинговый дизайн близким к реальности видеорядом.

Мультимедиапрезентация(мультимедийные презентации, интерактивные презентации). Мультимедиапрезентации, интерактивные презентации, анимированные презентации — более широкий по своим способностям вид презентаций. Схожий формат интерактивных презентаций позволяет интегрировать в презентацию звук, видеофайлы, анимацию, интерфейс (систему меню — управления), трехмерные объекты и любые другие элементы. Бесспорное достоинство мультимедийных презентаций — возможность внедрения в их практически всех форматов: PоwerPоint-презентаций, презентаций PDF и видеопрезентаций. При помощи комфортной системы меню можно сделать вероятной «подкачку» разных файлов, прямо до автоматического выхода на веб-сайт объекта презентации. На самом деле, мультимедийные презентации могут быть имиджевыми, другими словами в качестве имиджевого ролика отыскивать применение на презентациях, выставках, конференциях, семинарах и всех других мероприятиях, также с легкостью способны поменять сейлз-менеджера, оратора либо лектора, маркетинговый каталог либо веб-сайт компании. Равновесное внедрение инфы, а конкретно чередование либо комбинирование текста, графики, видео и звукового ряда, делает мультимедийные презентации очень комфортабельными и комфортными в использовании. Такие сверхтехнологичные презентации являются действующим рекламным инвентарем, показывают высочайший уровень профессионализма и свойства работы компании. Внедрение схожих презентаций гарантирует увеличение узнаваемости компании и вербование мотивированной аудитории.

Flash-презентации(флэш-презентации). Мультимедийные презентации (мультимедиапрезентации) позволяют соединять внутри себя несколько форматов — PоwerPоint, PDF и т.д., но в большинстве собственном самые наилучшие примеры данных презентаций на 100% изготовлены на базе Flash (флэш). Это универсальный продукт, позволяющий более гармонически соединять маркетинговую информацию с броским, нетривиальным дизайном и анимацией, добиваясь наибольшей отдачи от презентации. Это возможность сотворения презентации единым файлом, без папок и подкачки документов, возможность установить автозапуск презентации при загрузке диска, возможность использования более броской, насыщенной анимации, возможность не только лишь создавать достойные внимания ролики, да и оснащать презентацию меню — интерфейсом, позволяющим без помощи других управлять ею. Очередной большой плюс презентаций на базе flash — это их относительно маленькой «вес», позволяющий располагать подобные презентации в Вебе либо даровать на мини-дисках. К минусам можно отнести возможность просмотра изображения только с внедрением компов, хотя в критериях полного использования портативных ноутбуков данный недочет нивелируется.

3D-презентации.Очередной разновидностью мультимедиапрезентаций можно с толикой относительности именовать 3D-презентации, другими словами презентации, оформленные в трехмерной графике 3D-графике, 3D-анимации). Отличительной чертой данных презентаций 3D-презентаций) является возможность показать объект, продукт, продукт практически со всех боков (в трехмерном изображении), сконцентрировав внимание публики лишь на нем. В остальном они могут также просто дополняться всеми элементами, присущими мультимедиапрезентациям.

СD-презентации, DVD-презентации.Любые презентации можно не только лишь демонстрировать на экранах, закачивать из Веба, да и даровать (презентовать) на разных носителях, в особенности это комфортно для презентаций «весом» от 25–30 мб, которые «тяжелы» для скачки и не созданы для пересылки по электрической почте. Сейчас самыми всераспространенными форматами являются CD-, DVD-презентации, применяемые везде. Это могут быть как CD-визитки, так и настоящие DVD-презентации с внедрением всех способностей,предоставляемых форматом.

Глава из книжки «PR и продвижение в маркетинге: коммуникации и воздействие, технологии и психология»