Рассмотрев в предшествующей части нашего «сериала» личное решение (напомним, речь шла об оценке возможных клиентов и ответственных за их вербование менеджеров по продажам), попробуем обобщить делему по управлению и учету издержек, которые компания несет для организации сбыта собственной продукции (работ, услуг) и результатов, приобретенных от данных издержек.
Учет издержек и результатов коммерческих процессов призван решать последующие главные задачки:

  • Принятие решений о выборе более хороших методов организации коммерческих процессов;
  • Планирование действий по реализации коммерческих процессов и определение потребности в нужных для этого ресурсов;
  • Оценка фактической эффективности коммерческих процессов, проверка обоснованности ранее принятых решений о методах их организации, оперативное внесение конфигураций в порядок реализации коммерческих процессов. К примеру, процесс исследования потребностей мотивированной аудитории может быть реализован несколькими методами — проведение очного опроса/анкетирования потребителей в местах продаж, проведение рассылки посреди представителей мотивированной аудитории с предложением заполнить анкету, проведение анкетирования через Интернет-сайт компании и т.д. Любой из этих методов характеризуется определенными затратами на его реализацию и определенным получаемым результатом. Нужно производить обоснованный выбор из вероятных методов, дальше производить неизменный мониторинг эффективности избранного метода (либо методов), и в случае отличия фактической эффективности от нормативной оперативно реагировать на это.

Реализации обозначенных задач мешают последующие присутствующие в учете издержек и результатов коммерческих процессов методологические и организационные недочеты:

  • Неоправданно «заужен» список отражаемых в учете коммерческих процессов. Обычно, учет издержек и результатов организован исключительно в отношении процессов, связанных с конкретным получением доходов, т.е. фактически процессов продаж. Значимая же часть процессов – таких как процессы исследования рынка, организации работы на новых рынках, продвижения товаров и т.д. – выпадает из поля зрения;
  • Список создаваемых в учете характеристик содержит в себе, в подавляющем большинстве случаев, только стоимостные характеристики. А именно, для измерения получаемого результата употребляются только данные о приобретенных доходах, что делает неосуществимым определение результата для коммерческих процессов, которые не приводят к конкретному извлечению дохода. Схожая ситуация появляется и с учетом издержек: фактически отсутствуют натуральные характеристики для измерения использованных ресурсов, что очень нередко делает неосуществимым контроль эффективности их использования и затрудняет планирование потребности в ресурсах в дальнейшем. К примеру, компания приняла роль в каждогодней отраслевой выставке. В учете будут представлены стоимостные характеристики — о издержек на услуги устроителя выставки, на командирование служащих, на доставку экспонатов и выставочного оборудования и т.д. Данные о количестве потраченных ресурсов в натуральном выражении, сначала — о времени работы служащих на подготовку и проведение выставки, в учете отражены не будут. Соответственно, нереально буде,т делая упор на фактические данные, сформировать плановую потребность в персонале для роли в будущей выставке;
  • Недостающая детализация данных учета. К примеру, неосуществимым оказывается найти полную величину издержек на содержание коммерческой службы, так как учет одной из составляющих этих издержек – издержек на обучение – организован по компании в целом, без выделения структурных единиц. Либо, к примеру, издержки на рекламу определенного продукта оказывается неосуществимым отнести на денежный итог по данному продукту, так как организован «котловой» учет издержек на рекламу без детализации по отдельным продуктам либо группам товаров;
  • Большая часть работы по ведению учета производится бухгалтерскими службами. Роль в учете коммерческих служб мало: сводится к организации «транзита» первичных документов и не подразумевает ведение данными службами каких-то собственных учетных регистров. Таким макаром, и без того довольно небогатая информация о результатах и издержек коммерческих процессов практически не употребляется коммерческими службами для управления обозначенными процессами.

Для устранения представленных недочетов следует, сначала, пересмотреть состав коммерческой деятельности компании, в т.ч.:

  • Дать квалификацию коммерческих процессов;
  • Провести деление коммерческих процессов зависимо от их мотивированного предназначения;
  • Составить список коммерческих процессов.

Дальше для выделенных коммерческих процессов (либо групп коммерческих процессов) формируется список характеристик, которые бы позволяли проводить мониторинг их эффективности.
После чего можно конкретно сформировывать требования к порядку учета коммерческих процессов. Обозначенные требования могут быть разбиты на три группы:

  • Методологические требования – какие объекты и какая информация об этих объектах должны отражаться в учете;
  • Технические требования – какие формы документов (первичных документов и учетных регистров) и какие технические средства (программные продукты) будут употребляться при ведении учета;
  • Организационные требования – кто и как (с какой оперативностью и периодичностью) будет вести учет.

Подходы к выполнению этих требований будут впрямую зависеть от реквизитов (черт) тех характеристик, которые подразумевается использовать для эффективности того либо другого коммерческого процесса (либо группы процессов). (См. Таблицу 1.)
Таблица 1. Реквизиты характеристик и их воздействие на порядок учета издержек и результатов коммерческих процессов.

Реквизиты показателя

Как оказывают влияние на порядок учета издержек и результатов коммерческих процессов

1.

2.

Процесс (группа процессов) – для мониторинга эффективности которого применяется данный показатель

1.Каждый процесс конкретно определяет список объектов, которые должны быть отражены в учете. Во-1-х, сам процесс является объектом учета. Во-2-х, объектами учета будут структурные единицы, участвующие в реализации процесса, и ресурсы, применяемые при реализации процесса либо создаваемые при его реализации, продукты, с которыми связан данный процесс и т.д.

2.Часть обязательств по ведению учета должна лечь на участников процесса. Потому через идентификацию процесса и его участников происходит идентификация исполнителей, которые будут вести учет издержек и результатов данного процесса.

Аналитический разрез (разрезы) – направление детализации показателя

Необходимость детализации характеристик конкретно оказывает влияние на список объектов учета.

К примеру, показатель «Количество завлеченных за период клиентов» должен быть представлен в разрезе географических частей и менеджеров по продажам. Это означает, что географические сегменты (группы клиентов, объединенные по географическому признаку) и менеджеры по продажам должны быть выделены как объекты учета.

Методика расчета значения показателя

Применяемые характеристики можно поделить на две группы – обыкновенные и сложные.

Обыкновенные характеристики являются «моно-показателями», для определения их величины не нужна формула, их значения формируются конкретно в учете. (Пример обычного показателя – «Выручка».)

Сложные характеристики практически представляют собой комбинацию из 2-ух и поболее характеристик. Значения сложных характеристик не формируются конкретно в учете, а рассчитываются с внедрением формулы. Для получения способности расчета каждого сложного показателя в учете должно быть обеспечено формирование значений характеристик, формирующих этот непростой показатель. Таким макаром, методика расчета значения показателя конкретно оказывает влияние на список инфы об объектах, которая должна отражаться в учете.

К примеру, показатель «Доход на рубль издержек на содержание коммерческой службы» есть композиция из характеристик «Выручка» и «Затраты на содержание коммерческой службы».

Значение данного показателя определяется на базе формулы:

«Выручка» / «Затраты на содержание коммерческой службы»

Чтоб пользоваться данной формулой, в учете должно быть обеспечено формирование инфы о доходах, приносимых коммерческой службой, и издержек, связанных с ее содержанием.

Юзер – кто будет получать информацию о значениях показателя

Данный реквизит, во-1-х, может конкретно определять исполнителя (исполнителей), которые будут вести учет.

Во-2-х, может определять список и содержание форм документов, применяемых для ведения учета.

Периодичность — регулярность расчета значения показателя и представления его в отчетности

Будет определять, сначала, нужную степень оперативности и регулярности работы исполнителей в части:

  • Формирования первичных документов;
  • Переноса данных из первичных документов в учетные регистры;
  • Регулярность обработки собранных в регистрах данных и формирования отчетов

Не считая того, данный реквизит может повлиять на список и содержание форм документов, применяемых для ведения учета.

Место и формат публикации — наименование отчета, в каком употребляется показатель, и требования к формату представления инфы в отчете. (Примером такового требования может быть требование представления в отчетности кроме фактического значения данного отчетного периода фактического значения предшествующего периода.)

Список, структура и содержание применяемых отчетов могут конкретным образом воздействовать на список, структуру и содержание применяемых учетных регистров.

Не считая того, данный реквизит может повлиять на определение исполнителя (исполнителей), которые будут вести учет.

Проведем классификацию представленной в Таблице 1. инфы: для каждой группы требований составим список реквизитов (характеристик), которые должны быть приняты во внимание при формировании и выполнении этих требований. (См. Таблицу 2.)

Таблица 2. Требования к порядку учета и определяющие их реквизиты характеристик

Группа требований

Реквизиты характеристик, которые нужно принять во внимание

1.

2.

Методологические требования – список объектов (и инфы об этих объектов), отражаемых в учете

  • Процесс (группа процессов) – для мониторинга эффективности которого применяется показатель;
  • Аналитический разрез (разрезы) – направление детализации показателя;
  • Методика расчета значения показателя

Технические требования – сначала, список и формы документов (первичных документов и учетных регистров) применяемых при ведении учета

  • Юзер – кто будет получать информацию о значениях показателя;
  • Периодичность — регулярность расчета значения показателя и представления его в отчетности;
  • Место и формат публикации — наименование отчета, в каком употребляется показатель, и требования к формату представления инфы в отчете

Организационные требования – участники процедур учета и порядок их работы

  • Процесс (группа процессов) – для мониторинга эффективности которого применяется показатель;
  • Юзер – кто будет получать информацию о значениях показателя
  • Периодичность — регулярность расчета значения показателя и представления его в отчетности;
  • Место и формат публикации — наименование отчета, в каком употребляется показатель, и требования к формату представления инфы в отчете

Что касается методологических требований, то их выполнение, почти всегда, особенных сложностей не вызывает. Довольно принять во внимание методику расчета значения характеристик и требуемые аналитические разрезы.

Проиллюстрируем это примером, который разглядим в последующей части нашего «сериала».