Предшествующую публикацию по теме действенных совещанийсмотрите тут.

Почему выделяется шаг окончания совещания?

Этот шаг выделен ввиду его значимости для подведения итогов, уяснения всеми принятых решений, согласования и утверждения протокола совещания, по нескольким причинам.

Во – первых, после исчерпания повестки денька, даже если по ходу не появлялось недопонимания и противоречий, лучше будет снова просканировать все вопросы, решения и поручения, чтоб не запамятовать каких — или моментов, тормознуть для уточнения и окончательного согласования формулировок, уже зафиксированных в проекте протокола совещания.

Во – вторых, мы считаем неотклонимым формирование, согласование, утверждение и рассылку протокола в рамках текущего совещания, что востребует определенных действий и времени, как раз на шаге окончания.

В – третьих, как гласит пословица, «конец – делу венец». Окончание совещания подводит результат обычно сложной, умственно и чувственно напряженной, принципиальной и «дорогой» исходя из убеждений трудозатрат участников совещания, работы по управлению предприятием. Этому не жаль уделить, в сути, маленькое время.

А если решения принимаются по ходу совещания, шаг окончания не нужен?

Практика указывает, что по беспристрастным причинам 100% правильных решений, которые бы в предстоящем, в постоянном виде, врубались в протокол, сходу достигнуть тяжело. Итоговое решение в протоколе может быть не эквивалентным сумме отдельных решений по личным вопросам повестки денька, и определенная корректировка бывает и нужной и полезной.

Не считая того, руководителю нужно преодолевать временами возникающую иллюзию полного взаимопонимания меж участниками, пусть даже ярко показанного в процессе совещания. Для этого и нужен шаг окончания, на котором в ускоренном режиме, прокручивается вся рассмотренная повестка денька, обнаруживаются и снимаются сокрытые противоречия.

Напомню, что в предлагаемой нами технологии, решения вырабатываются в процессе совещания, а принимаются в итоге утверждения протокола. Документ «повестка дня» на шаге подготовки совещания преобразуется в проект протокола по ходу его проведения, а после согласования и утверждения на шаге окончания — становится протоколом совещания, официальным документом для рассылки участникам. На базе этого протокола, создается повестка денька последующего совещания.

О преимуществах выпуска протокола в рамках времени совещания

Протокол — это документ, без которого служебное совещание преобразуется в свободную встречу, в беседу с необязательными для выполнения пожеланиями. Последствия схожих встреч для управления предприятием, если они носят периодический нрав, достаточно скоро станут негативными, уж лучше бы и не проводилось совсем таких совещаний. Тоже можно сказать и о плохо составленном протоколе.

Одним из тяжело преодолимых пороков обычных совещаний является большой временной разрыв меж окончанием совещания и рассылкой протокола. Чем больше времени прошло после совещания, тем наименее достоверным, животрепещущим и нужным в работе будет протокол, тем с большенными трудностями и в более сжатые сроки придется исполнять решения совещания.

Причина желания выпустить протокол прямо на совещании обычная – удержать в голове принятые решения с присущими им разными формулировками критерий выполнения и результатов, с учетом истолкований и пожеланий, высказанных на совещании очень проблемно, а на практике – нереально. Как следует, безизбежно понижение эффективности совещания, разнобой в работе исполнителей, а новое заседание рискует перевоплотиться в сплошное выяснение, кто, когда и что произнес и как сообразил.

На многих предприятиях подготовка протокола преобразуется в отдельную мучительно – нудную функцию, всасывающую кучу времени у управляющего и превращающая секретаря в ненавидимую всеми фигуру. Это и не умопомрачительно, так как начальным материалом для протокола нередко служат какие-то записочки на листочках, изготовленные секретарем, заинтересованными участниками, а время от времени и управляющим. Из таких первоисточников (плюс наша хорошая память) много чего можно запротоколировать! Если добавить еще необходимость согласования протокола с издавна разбежавшимися участниками совещания – дело воспримет гнусный оборот…

Некие считают составление протокола совещания обычной технической работой, с которой должен управляться секретарь. Т.е., уповают, что есть (либо должен у их быть) таковой человек, который все верно услышит, усвоит, учтет, запишет и оформит, а начальнику остается только утвердить протокол. В части формальной записи предлагаемых формулировок это, может быть, так, очень неплохой секретарь вправду сумеет приготовить проект протокола, и совещание снаружи будет смотреться действенным.

Но чтоб оно было к тому же действенным, то все решения управляющий должен пропустить через себя и лично задать — принять – поменять – отклонить формулировки протокола. Для этого необходимо время, по ходу совещания его для управляющего всегда будет недоставать, как следует, нужен шаг окончания, на котором управляющий в контакте с исполнителями уверенно подведет результат.

Протокол должен быть результатом, приготовленным вследствие скопления положительного эффекта от верно выполненных шагов организации, подготовки и проведения совещаний. И тогда выпуск протокола на шаге окончания не вызовет суровых затруднений и не займет много времени, обычно менее 10 % от продолжительности совещания.

Существенно упрощает выпуск протокола система автоматизации совещаний, в какой ведется единый планово – отчетный документ, сочетающий повестку денька и служащую также для сотворения протокола совещания. По мере рассмотрения повестки денька, система будет заполняться животрепещущей информацией по темам, вопросам и поручениям. Все участники могут оперативно просматривать создающийся у их на очах протокол совещания и, не теряя времени, уточнять и согласовывать его.

Потому мы считаем неотклонимым формирование, согласование, утверждение и рассылку (раздачу) протокола в рамках времени текущего совещания. Это полностью может быть и должно быть изготовлено в течение шага окончания совещания.

Советы по окончанию совещания

Попробуем высказать короткие советы руководителю по действиям на шаге окончания совещаний, практически в телеграфном стиле:

1.Не расслабляться до момента утверждения протокола, не оставлять подготовку протокола лишь на секретаря, участвовать в этом самому

2.Для согласования пораздавать участникам (разослать, вывести на общий экран) проект протокола совещания

3.Не считать окончательными решения, которые были предложены в процессе совещания, использовать шаг окончания для уточнения формулировок

4.Процедура согласования должна быть применимой фактически, без выкручивания рук, не непременно подписи участников собирать (зависимо от ситуации), довольно, чтоб не возражали. А кто не согласен – есть возможность записать особенное мировоззрение

5.Не распускать участников до того времени, пока они не согласуют протокол (в конце долгого совещания они будут делать это с просто объяснимым энтузиазмом)

6.Держать в голове, что результаты совещания становятся официальным документом только после утверждения вами протокола, после этого пораздавать (разослать, вывести на общий экран) утвержденный протокол

7.Оценить совещание исходя из убеждений эффективности и результативности, слушать, высказать и учитывать пожелания и советы по совершенствованию совещательного процесса

8.Закрывая совещание, сделать лаконичный обзор проделанной работы, напомнить главные темы последующего совещания, уточнить, когда и где оно будет проходить, поблагодарить участников и проститься с ними.