«Умные обучаются на чужих ошибках» — эту фразу любой из нас слышал в собственной жизни пару раз. Но продолжал без помощи других набивать свои шишки. В области БТЛ, как и всюду, совершаются ошибки.С одной стороны, они должны посодействовать компаниям избежать сложные моменты, не наступать на одни и те же грабли и перенимать опыт коллег. А по сути эти ошибки сделали систематизацию и всякий раз ее пополняют.Спецы BTL Event-агентства National Pro посодействуют разобраться какие ошибки в области BTL необходимо избегать и не допускать.
Ошибка — неверное действие, влекущее за собой цепочку событий, отличающихся от запланированных и плохо (очень изредка позитивно) оказывают влияние на приобретенные результаты.Проведение BTL-мероприятие происходит в несколько шагов:

  • планирование;
  • разработка идеи;
  • воплощение идеи;
  • проведение btl-мероприятия;
  • анализ результатов.

Для каждого из шагов характерен собственный набор действий, в которые могут закрасться ошибки. Но есть ошибки, которые совершаются по пару раз либо большинством компаний, занимающихся поведением btl-мероприятий. Давайте разглядим обычные ошибки и найдем пути их обхода.Ошибка 1. Выбор подрядчикаНа данном шаге можно допустить Два ошибки.1-ая — проводить BTL-мероприятие своими силами. Как итог скомкать все этапы проведения мероприятия и собрать все 10 ошибок, которые рассматриваем в этом материале, на собственном мероприятии.И 2-ая ошибка — не серьезно подойти к выбору подрядчика. Для решения 2-ой ошибки нужно работать с уже испытанными партнерами, если таких не имеется, то подходить кропотливо к выбору подрядчика. Оценивать компанию по:

  • времени присутствия на рынке;
  • объему предоставляемых услуг (всеохватывающее предоставление услуги не только лишь сберегает время, затраченное на подготовку и проведение мероприятия, но также сказывается на общем бюджете в наименьшую сторону);
  • отзывам клиентов, которые уже работали с этой компанией;
  • и главное, соотношение цена-качество.

Ошибки на шаге выбора подрядчика являются основными, конкретно от этого шага зависит предстоящее взаимодействие и процедура проведения и оценки мероприятия. Если для дома плохо заложить фундамент, то по стенкам могут пойти трещинкы, разорваться окна и не раскрываться двери.Ошибка 2. Определение целей проектаФактически еще дна тяжелейшая ошибка исходного шага — это не определение целей проекта. Отсутствие ответов на вопросы: «Какие задачки должно решить мероприятие?», «Как определять итог?», «Какие препядствия есть у компании, которые можно решить мероприятием?». Если вначале не обусловиться, чего желает заказчик в качестве результата, то можно вообщем ничего не получить. Если ты не знаешь, в каком направлении идти, то трудно представить, куда ты в конечном итоге придешь.Ошибка 3. БюджетБюджет мероприятия должен быть заложен вместе с определением целей мероприятия. Очень принципиально не пропустить этот шаг, так как перед компанией-разработчиком задачка будет поставлена расплыто. Агентство может предложить акцию, которую компания просто не вытянет по бюджету и проект придется переделывать. Нам отлично понятно выражение: средства должны приносить средства, но выше головы не прыгнешь и лучше заблаговременно определять бюджет, в который нужно вписаться.И тогда разработчики сходу сумеют вынести дельные предложения, ну и время не утечет в пустую. Лучший вариант, если заказчик ставит задачку, исходя из числовых характеристик. К примеру, «Нам принципиально провести акцию по механике switch sampling в Четырнадцать городках. За весь период мы желаем достигнуть 100 50 тыщ действенных контактов. Цена контакта не выше Шестьдесят 5 рублей.» Это предметный разговор. Такая постановка задачки вначале ставит заказчика в выигрышное предложение. Уже на шаге бюджета заказчик вправе заложить штрафные санкции за не достижение плана.Ошибка 4. Неверный расчет времени на подготовкуПроведение btl-мероприятий — процесс не 1-го денька. Ни при каких обстоятельствах нельзя упускать шаг планирования и конкретной подготовки к акции. Сначала, нужно верно расставить сроки, а не добиваться от подрядчиков «организовать btl-мероприятие за Два дня».Нужно кропотливо просчитать предполагаемые опасности по последующим действиям — разработка идеи, поиск персонала, изготовка POS-материалов, согласование точек проведения, подготовка отчетности по проекту, написание мануалов «обязанности координатора на проекте, супервайзера, промоутеров», адаптация инфы о продукте для тренинга, подготовка тренинг-материалов.Какие-то процессы могут идти параллельно. Но если работа делается впопыхах, то итог может быть плачевный. К примеру, если мы сократим в два раза сроки производства pos-материалов, то на выходе можем получить продукт, который вообщем не будет подходящ для работы и может быть будет нужно еще более времени на изготовка этих же материалов. Потому идеальнее всего определять сроки с припасом для тех действий, которые этот припас могут востребовать. Главное, чтоб акция не носила нрав снежного кома. И из маленького комочка к концу акции из нарушенных сроков не образовался большой снежный ком.Ошибка 5. Подбор и подготовка промо-персоналаЕсли подбором персонала занимается агентство-подрядчик, то на этом шаге опасности малые — у агентства есть своя база промоутеров, с которыми они уже работали и которых лицезрели в деле. Даже если базы нет, агентства знают по каким аспектам выбирать нужный персонал. Если подбором персонала занимается фирма-заказчик, то здесь темных дыр не избежать — промоутеры просто могут не выйти на точки, акцию будет некоторому проводить.Более принципиальный момент — подготовка персонала. Персонал должен быть подготовлен к акции, обладать механиками проведения и знать всю нужную информацию, чтоб ответы на вопросы участников были составлены и даны хорошо. Если на акцию вывести не приготовленный персонал, то этим можно попортить воспоминание не только лишь о самой акции, да и о компании, бренд которой расположен на всех материалах для акции.При работе с промоперсоналом нужно установить штрафную сетку. При ее отсутствии могут появиться нарушения и не суровое отношение к работе.Нужно сходу обмолвить, за что промоутер может быть оштрафован (приводим традиционный перечень):

  1. Мятая промо-форма;
  2. Отсутствуют определенные элементы у промо-формы (галстук, шапка и тд);
  3. Волосы не собраны в хвост, неаккуратная прическа;
  4. Запоздание;
  5. Курение;
  6. Отклонение от промо-сценария;
  7. Промоутер неактивный.

Штрафная сетка позволяет урегулировать все возникающие недоразумения на проекте и делает дополнительную мотивацию для персонала, участвующего в мероприятии.Ошибка 6. Отклонение персонала от сценария проведенияУ промоперсонала должен быть точный сценарий проведения акции, прописаны все речевые ролики, а том числе и ответы на нередко задаваемые вопросы. Если каждый сотрудник начнет гласить, как он задумывается и ощущает, то воспоминание о компании испортится. Тем паче персонал может в стрессовой ситуации не подобрать подходящих слов и тем получить недовольных участников, которые из возможных клиентов никогда не попадут в разряд неизменных.Сценарий мероприятия должен быть выучен на зубок, по другому безупречное прохождение всех прошлых шагов может быть перечеркнуто одним словом.Решить эту задачку поможет наличие грамотного стационарного супервайзера. Супервайзер — это полевой контроль. Эффективность промо-акции со стационарным супервайзером увеличивается в разы, хоть процесс несколько удорожается. Когда точки находятся рядом, супервайзеру дается от 1-5 точек, которые реально держать под контролем в течение стандартного промо-дня (4-5 часов). Он успеет посетить каждую точку на 30-40 минут. В данном случае, нормально в смету включить чекеров (пешие супервайзеры). У их есть особый чек-лист, который заполняется после проведенное проверки в точке. Плюс в том, что супервайзер и промоутер знакомы, и часто прикрывают друг дружку. Чекеры же — лица посторонние. И оценка будет объективнее.Проводя большие федеральные проекты, мы используем последующую схему: реализует проект одно агентство, а инспектирует его другое. Все нарушения мы просим зафиксировать. Таковой подход позволяет не «закрывать глаза» на допущенные ошибки и указывает беспристрастную картину и приобретенная информация позволяет использовать опыт для последующих мероприятий.Ошибка 7. Время проведения акцииПри проведении акции нужно учесть распорядок денька мотивированной аудитории. Если акция рассчитана на домохозяек, то особенной привязки к времени может и не быть, если акция домашняя — то нужно учесть время, когда в необходимо месте возникают семьями. Таким макаром, кропотливо подобранное время — залог фуррора акции, если избрать не верно время, то можно со собственной мотивированной аудиторией и не повстречаться. Также нужно учесть сезонность, но держать в голове, что сани летом не достаточно кто покупает, о санях вспоминают тогда, когда начинает идти снег.Ошибка 8. Отсутствие информационного канала меж участникамиТакже одной из главных ошибок является отсутствие информационного обмена меж участниками мероприятия. На данный момент мы не откроем Америку если скажем, что проект ведет несколько человек, меж которыми непременно должен быть налажен информационный обмен.Но стоить держать в голове, что для каждого уровня должностей нужна информация в определенном виде, если для управляющих довольно тезисного содержания, то при спускании инфы до промоперсонала нужно давать ее в мелких подробностях и разъяснять задачку несколько раз. Если информация от 1-го сотрудника была передана другому с искажением, то в конечном итоге мы получим непонимание либо полное недопонимание того, что требуется от служащих. Потому перед пуском проекта все участники должны знать друг дружку и непременно уведомлены о том с каким вопросом к кому подходить. По другому искажение инфы может привести к тому, что акция будет проведена для другой организации.Отсутствие информационного канала может цепочкой добавить последующие ошибки:
1. Нередко случается так, что заказчик не успевает регить вопрос стока в магазине. Персонал вышел на работу, а продукции нет. Чтоб избежать этой ошибки, нужно заранее инспектировать наличие продукта в месте проведения мероприятия и в случае необходимости уточнять сроки доставки.
2. Отсутствие нужных согласований для проведения мероприятия в торговой точке. Чтоб избежать этой ошибки нужно:

  • проверить санитарные книги у промоутеров;
  • забрать все разрешения с забукированных точек;
  • уточнить требования у точек (что необходимо иметь с собой персоналу для того, чтоб их пустили работать. К примеру, Ашаны в Москве требуют сан книги только Мобилмед, в Пятерочку могут пустить по копии сан-книжки и тд);
  • за сколько должен придти промоутер в 1-ый денек на точку, чтоб все успеть;
  • кого должен на точке спросить супервайзер, чтоб его пропустили со стойкой и у промо-персонала не появилось заморочек (в большинстве случаев это дежурный категорийный менеджер).

Если заблаговременно не позаботиться о сборе нужной инфы для работы, то может получиться так, что вас либо не пустят на точку либо придется в срочном порядке подменять персонал. Налаженный информационный канал позволяет работу на мероприятии сделать сплоченной и действенной.Ошибка 9. Различное представление отчета о проделанной работеФактически все, ради чего мероприятие затевалось — это Итог. И очень принципиально, в каком виде будет поведано об этом итоге. Каждый участник должен составлять отчеты о собственном блоке, а ответственный за проект проанализировать информацию и представить ее в том виде, который комфортен для осознания управлению и заказчику. Отчет должен быть составлен хорошо, проанализированы недостатки, которые были допущены и приведены числа. Самое главное, чтоб отчет имел ту форму, которая дозволит оценить проделанную работу.Разглядим стандартную (наименьшую) отчетность на проекте.Дата проведения/время работы/план механики1/итог механики 1/эффективность %/комменты по работе, проходимости в ТТ/цена продукта в ТТ.Разглядим этапы отчетности.

  • Промоутер приходит в Точку. Его задачка — сбросить смс сообщением цена продукта в ТТ и кол-во продукта на полке. Супервайзер получает смс, фиксирует, во сколько промоутер пришел в ТТ.
  • По приходу промоутер также берет в ТТ нулевой чек. На чеке отображается время. Этот чек в предстоящем передается супервайзеру.
  • Раз в день промоутер заполняет отчетность по продажам и по кол-ву действенных контактов.
  • Данную отчетность по всем точкам сводит координатор проекта.
  • По результатам всего проекта готовится аналитический отчет.

Разработка отчета для сложных акций может занять 2-3 недели. Принципиально, чтоб отчетность была комфортная для персонала в полях, приятная для клиента (сходу созидать реализации и процент выполнения плана), не массивная и понятная для подрядчиков в регионах — выделять цветом ошибки, автоматом пересчитывать остатки материалов. Чем лучше вы подойдете к созданию отчетности, тем проще будет составить финишный отчет.Ошибка 10. Игнорирование опыта коллегВ высококонкурентной среде многие акции и мероприятия происходят по похожему сценарию, вот поэтому перед организацией мероприятия принципиально просмотреть либо обратиться к опыту коллег либо собственному собственному для того, чтоб вначале сгладить острые углы мероприятия и не наращивать итоговый перечень обычных ошибок при проведение btl-мероприятия.Вот фактически, обычные ошибки, которые, к огорчению, удается обойти не каждому. Ошибки при проведении мероприятия могут затрагивать и другие этапы его организации. Главное держать в голове, что ошибки — это тоже показатель работы, пусть и нехороший. Не всегда появляются ситуации, когда можно оперативно поправить допущенную ошибку. Но не ошибается тот, кто ничего не делает. Если все-же ошибка была допущена, главное не опускать руки и не сворачивать мероприятие, а использовать негатив в свою пользу и испытать несколькими последующими действиями спасти ситуацию. Не страшитесь ошибаться, но лучше обучайтесь на ошибках других.