Практика работы торговых сетей и личный опыт демонстрируют, что основной предпосылкой утрат торговых организаций являются совсем не убытки причиняемые предумышленными действиями покупателей и персонала. От Восемьдесят до Девяносто 5 % утрат причиняется в процессе обеспечения операционной деятельности торговых объектов в итоге ошибок и нарушений разных категорий должностных лиц, обеспечивающих учет движения продукта на разных стадиях товародвижения, — начиная с договорной работы с поставщиками и заказа продукта и заканчивая реализацией продукта, возврата продукта поставщику либо утилизации неликвидной продукции.

Представляется, что единственным действующим методом понижения данного вида утрат, может являться только налаженная система учета товародвижения, стандартизация всех процедур, осуществляемых на разных его шагах и строжайший контроль над их соблюдением.

В истинной статья я постарался детализировать все процедуры и операции, которые должны производить сотрудники торговой организации в процессе обеспечения учетов товародвижения на разных его шагах.

Естественно, положения статьи носят рекомендательный нрав, но охото отметить, что они являются не теоретизированными умозаключениями, а советами прикладного нрава, так как апробированы на практике и обосновали свою эффективность.

В розничных торговых сетях употребляются разные наименования должностей линейного и менеджерского персонала торговых организаций, разные компьютерные программки учета товародвижения и другие личные особенности, потому имеет смысл обозначить, что понимается под некими определениями, применяемыми в истинной статье.

Торговая организация (торговая сеть[1]), — Торговое предприятие, осуществляющее управление сетью розничных структурных подразделений (торговых объектов[2]) различного формата и направленности (торговых комплексов, торговых центров, супермаркетов, гипермаркетов, магазинов «у дома», дискаунтеров, распределительных центров и т.д.);

Генеральный директор, — Управляющий торговой организации (Президент, Председатель совета директоров и т.д.);

Поставщик, — Компания, осуществляющая поставку продуктов в торговую сеть;

Категорийный менеджер, — сотрудник торговой организации (обычно, входящий в структуру Коммерческого отдела (департамента, службы и т.п.), отвечающий за определенную товарную категорию;

Директор торгового объекта, — должностное лицо торговой организации, руководящее деятельностью ее розничного структурного подразделения (Директор, Управляющий и т.д.);

Заведующий секцией, — должностное лицо торгового объекта, руководящее подразделением по реализации группы товарных категорий (к примеру секции «Гастрономия», «Бакалея», «Фрукты-овощи» и т.д.);

Менеджер по дебаркадеру, — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее управление работой служащих грузовой зоны (дебаркадера, рампы и т.п.) торгового объекта;

Менеджер по приему продукта, — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее прием продукта, возврат продукта поставщику;

Управляющий службы безопасности торговой компании – топ-менеджер торговой компании, возглавляющий подразделение по решению вопросов обеспечения безопасности и минимизации утрат;

Управляющий службы безопасности торгового объекта – представитель администрации торгового объекта, занимающийся вопросами обеспечения безопасности и минимизации утрат, или Начальник охраны объекта личного охранного предприятия;

Старший смены – сотрудник, отвечающий за компанию работы сменного наряда штатных служащих, конкретно обеспечивающих охрану и безопасность торгового объекта, или Управляющий сменного наряда служащих охраны личного охранного предприятия;

Сотрудник службы безопасности – штатный сотрудник подразделения службы безопасности торгового объекта, или сотрудник личного охранного предприятия.

Торговая система, — it система учета продукта (в какой отражаются все операции с продуктом, начиная с его заказа и заканчивая реализацией либо возвратом поставщику), применяемая в торговой организации. Операции, упоминаемые в истинной статье, применимы к торговой системе «Супермаг-2000», соответственно это нужно учесть, прививая положения статьи к другой торговой системе.

В целом, предполагаю, что предписания по методу действий служащих, изложенные в истинной статье, могут быть приспособлены к хоть какой торговой организации и взяты за базу при разработке корпоративных эталонов, инструкций и регламентов процессов воплощения учетов товародвижения.

Оформление договорных документов


Контракт на поставку продукта

Продукт может поставляться в торговую сеть только после заключения контракта на поставку с Поставщиком. Условия контракта определяет Категорийный менеджер, юрист торговой организации инспектирует контракт на соответствие законам Русской Федерации и интересам торговой организации, подписывает контракт на поставку продукции Генеральный директор, или лицо, имеющее доверенность на право подписи договоров (нередко, таким лицом, является Денежный директор торговой организации). В договоре поставки продукта должны быть обозначены условия поставки, условия возврата и условия оплаты продукции Поставщика.


Договор на закупку

После заключения контракта на поставку Категорийный менеджер в Торговой системе составляет договор на закупку. В договоре на закупку нужно указывать:

  • номер договора;
  • дату договора (при изменении договора его начальная дата изменяется на дату конфигурации договора);
  • срок деяния договора (с … по …);
  • место поставки (указываются определенные торговые объекты);
  • наименование Поставщика;
  • деньки недели, в которые вероятна заявка, деньки недели в которые вероятна поставка;
  • спецификацию (артикулы и наименования), по которой Поставщик имеет право поставлять продукт;
  • закупочные цены на продукт;
  • количество продукта в транспортной упаковке.

Для работы с договором он обязан иметь статус «принят», при запрете работы с договором нужно присвоить ему статус «заблокирован». При окончании срока деяния договора его нужно или продлить, или заблокировать. При разработке и любом изменении договора его нужно разослать в периферийные базы магазинов, в которые вероятна поставка продукта по данному договору.

При исключении какого-нибудь продукта из договора нужно в карточке Торговой системы данного продукта убрать признак «прием разрешен». Все карточки с признаком «прием разрешен» должны находиться в одном из действующих договоров. Исключать продукт из договора можно, только после выполнения Поставщиком всех заказов, содержащих данную позицию.

При изменении договоров, Категорийный менеджер должен внести изменение в номенклатуру торгового объекта в Торговой системе. При запрете реализации и заказа из номенклатуры соответственного торгового объекта артикул изъять, а при внесении в договор либо разрешении на реализацию в номенклатуру соответственного торгового объекта артикул добавить.

Все решения и деяния по изменению характеристик артикула, а так же все конфигурации в документе «контракт на закупку» производит только Категорийный менеджер.

Оформление заказа Поставщику

Планирование заказов

Заказ Поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указанны деньки недели, когда Поставщик воспринимает заказ и деньки недели, когда осуществляется поставка продукта.

Формирование заказа Поставщику

Заказ продукта в состоянии сделать Заведующий секцией торгового объекта, Заместитель заведующего секцией или Категорийный менеджер. Заказ может быть изготовлен лишь на основании договора.

Для формирования заказа Поставщику нужно использовать отчет Торговой системы «Бланк-заказ».

В отчете «Бланк-заказ» нужно указать:

  • период реализации;
  • номера договоров на закупку;
  • место хранения (магазин);
  • по мере надобности избрать группу продуктов, по которой формируется заказ.

В отчете «Бланк-заказ» показаны последующие данные:

  • номер договора;
  • артикул и его наименование;
  • даты последнего прихода и последней реализации;
  • розничная стоимость;
  • реализация в количестве последних 3-х месяцев и деньки реализации;
  • реализация в этом же месяце годом ранее;
  • реализация за избранный период;
  • текущий остаток;
  • на сколько дней хватит данного текущего остатка;
  • количество уже заказанного продукта;
  • количество продукта в транспортной упаковке.

В графе «заказ» нужно указать количество продукта, нужного для заказа. Заказ нужно сформировывать кратно числу, обозначенному в графе «количество продукта в транспортной упаковке».

Оформление заказа поставщику

Для передачи заказа Поставщику его нужно расположить в Торговой системе. В заказе поставщику нужно указывать:

  • номер заказа;
  • заглавие Поставщика, которому делается заказ;
  • место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
  • дату заявки (когда изготовлена заявка);
  • дату поставки (когда продукт будет доставлен в торговый объект);
  • спецификацию заказа (артикул и наименование продукта заказываемого Поставщику);
  • закупочные цены;
  • количество заказываемого продукта в штуках (килограммах);
  • наружные штрих-коды заказываемого продукта и количество в транспортных упаковках.

Присваивать заказу статус «размещен» нужно исключительно в денек, обозначенный в «Графике заказов и поставок».

Редактирование заказа после присвоения ему статуса «размещен» запрещено.

Оформленный заказ нужно передать Представителю Поставщика, или выслать его Поставщику по электрической почте либо факсу до 14:00 денька, в который изготовлен заказ.

Если заказ сформирован Категорийным менеджером, его нужно разослать в периферийные базы торговых объектов по электрическим каналам Торговой системы до 17:00 этого же денька.

Контроль выполнения заказов

Раз в день Заведующий секцией торгового объекта должен инспектировать выполнение заказов за предшествующий денек. В Торговой системе нужно отобрать заказы в статусе «размещен», с датой поставки предшествующего денька. Перечень невыполненных заказов нужно выслать по электрической почте на адресок Категорийного менеджера, ведущего подобающую группу продуктов.

Выполнение заказов контролируется раз в неделю отчетом «Анализ заказов поартикульно».

В отчете «Анализ заказов поартикульно» показаны последующие данные:

  • номер заказа;
  • дата заказа;
  • поставщик;
  • дата поставки и номер затратной (если поставка произведена);
  • артикулы и наименования продуктов, участвующих в заказе;
  • количество заказанного продукта;
  • количество поставленного продукта;
  • процент выполнения заказа по количеству;
  • сумма заказанного продукта;
  • сумма поставленного продукта;
  • сумма недоставки;
  • процент выполнения заказа по сумме.

В отчете «Анализ заказов поартикульно» нужно указать:

  • номера либо спектр дат, нужных для контроля заказов;
  • место хранения (магазин);
  • поставщика, по которому проводится контроль выполнения заказов;
  • по мере надобности, группу продуктов, по которой проводится контроль выполнения заказов.

По отчету «Анализ заказов поартикульно» проводится анализ поставок. Конкретно полнота поставок является определяющим фактором при выполнении плана продаж торгового объекта, потому что реализация находится в зависимости от наличия продукта в магазине. При обнаружении невыполнения заказа Поставщиком, более чем на 20%, нужно сказать Заместителю директора торгового объекта и Категорийному менеджеру, для принятия мер к обеспечению торгового объекта нужным продуктом.

На данной стадии обеспечения товародвижения могут допускаться нарушения, влекущие огромные утраты для торговой организации:

Ошибки в процессе формирования заказа продуктов поставщику (неправильный заказ). Следует подразумевать, что причинение прямого вреда предприятию неправильным заказом находится в зависимости от договорных критерий с тем либо другим поставщиком, а конкретно, — от критерий по возврату продукта. Предусмотрен ли возврат вообщем, на каких критериях предусмотрен возврат (100%-й возврат; возврат в размере определенного процента от поставки продукта; предпосылки возврата, — истечение сроков годности, утеря товарного вида, продукт без движения и т.п.) и других событий. Каким образом неправильный заказ может привести к прямым потерям? Пример: При формировании заказа определенной товарной позиции ответственный менеджер (управляющий секции, отдела, товарного направления, заместитель директора, управляющий и т.п.) не проводит анализ товарных остатков, не анализирует среднесуточную реализацию, периодичность поставок, другие конкретные происшествия, действующие на понижение либо увеличение покупательского спроса на данный продукт (будни либо выходные деньки, предпраздничные реализации и т.д.). В итоге заказывается и поступает такое количество продукта, из которого воплотить в границах срока его годности может быть только половину. В случае невозможности возврата не реализованного продукта поставщику, весь таковой продукт подлежит списанию и утилизации. Соответственно цена его стопроцентно ложиться на утраты торгового предприятия. Выявляются такие ошибки, обычно, в процессе утилизации. Управляющий службы безопасности, как и управляющий торгового объекта, визирующий акт списания, должны задаваться вопросом о количестве списываемого продукта, причинах и виновности соответственных должностных лиц в огромных объемах списываемого продукта.

Прием продукта

Планирование приема продукта

Раз в день в 18.00 Заместитель директора торгового объекта распечатывает реестр заказов в статусе «размещен» с датой поставки, соответственной деньку, последующему после денька
распечатки реестра. Заместитель директора торгового объекта подписывает данный реестр и передает его Менеджеру по дебаркадеру не позже 19:00. Копию реестра заказов Заместитель директора торгового объекта передает Старшему смены подразделения службы безопасности, для организации учета прибытия автотранспорта в торговый объект.

Менеджер по дебаркадеру по реестру распределяет работу персонала грузовой зоны. В реестре заказов Менеджер по дебаркадеру отмечает номера затратных на перемещение продуктов с виртуального склада возврата, приготовленных на возврат. Данные о приготовленных возвратах менеджер по дебаркадеру берет из «журнала учета возвратов поставщику».

Регистрация прибытия поставщика

При прибытии автотранспорта Поставщика с продуктом, Сотрудник службы безопасности на посту «Дебаркадер» регистрирует время прибытия автотранспорта в «журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с продуктом и оборудованием», за ранее проверив наличие данного Поставщика в реестре заказов. При согласовании данных Сотрудник службы безопасности заносит данные в «журнал учета прибытия-убытия автотранспорта с продуктом и оборудованием» и докладывает о прибытии Поставщика менеджеру по приему продукта. Если Поставщик отсутствует в реестре заказов, Сотрудник службы безопасности связывается с Менеджером по дебаркадеру. Менеджер по дебаркадеру ставит в известность об этом Заместителя директора торгового объекта. Заместитель директора торгового объекта, проанализировав ситуацию, воспринимает решение о необходимости приема продукта. В случае принятия решения о приеме продукта от поставщика, не зарегистрированного в реестре заказов, Заместитель директора торгового объекта заносит данного Поставщика в реестр заказов удостоверив данное решение собственной подписью.

На Поставщиков, поставляющих продукт в торговый объект почаще 1-го раза в денек либо имеющих такую возможность (местные Производители и Поставщики фруктов), правило приема по реестру заказов не распространяется. В каждом торговом объекте у Менеджера по дебаркадеру должен быть перечень таких поставщиков, утвержденный директором торгового объекта. Обозначенные в перечне Поставщики принимаются без реестра заказов, при наличии заказа с датой поставки, соответственной текущей дате.


Журнальчик «Учета прибытия-убытия автотранспорта с продуктом и оборудованием»

№ ворот

Время прибытия, начала приема продукта, убытия

№ затратной, дата, поставщик

Ф.И.О. водителя, № водительского удостоверения

Роспись водителя

Роспись сотрудника охраны с расшифровкой

Марка

Гос. № автотранспорта

1

2

3

4

5

6

7

Прием продукта

Сопроводительную документацию Представитель Поставщика передает Менеджеру по приему продукта. Менеджер по приему продукта инспектирует комплектность и корректность дизайна сопроводительных документов (товарно-транспортная затратная, счет-фактура, сертификат, удостоверение свойства, и т.д.). Менеджер по приему продукта начинает приемку, только при наличии полного комплекта верно оформленных документов.

Если документация предоставлена не в полном объеме либо некорректно оформлена, Менеджер по приему продукта ставит в известность Заведующего секцией. Заведующий секцией, проанализировав ситуацию, воспринимает решение о необходимости приема продукта. Если Заведующий секцией воспринимает решение об отказе в приеме продукта, то он должен сказать о собственном решении Категорийному менеджеру по телефону. Категорийный менеджер может принять решение о приеме продукта у Поставщика, отослав на адресок Заведующего секцией электрическое письмо с подходящим указанием и гарантией о предоставлении соответственной документации, или о принятии на себя ответственности за решение спорного вопроса.

Менеджер по приему продукта докладывает Оператору базы данных номер «заказа Поставщику» из реестра заказов, для загрузки соответственного заказа в терминал сбора данных, и передает Оператору базы данных один экземпляр товарно-транспортной затратной для проверки соответствия цен в товарно-транспортной затратной ценам в заказе. Оператор базы данных делает в Торговой системе приходную затратную на основании соответственного заказа поставщику. Спецификацию и цены Оператор базы данных заполняет автоматом из соответственного заказа поставщику. При обнаружении превышения цены поставленного продукта Оператор базы данных аккуратненько вычеркивает стоимость позиции в товарно-транспортной затратной и рядом вчеркивает стоимость из заказа поставщику.

Приходной затратной в этом случае Оператор базы данных присваивает статус «принят на складе». Подпись и штамп о приеме продукта ставятся на товарно-транспортную затратную только после предоставления поставщиком исправленных (либо полного пакета) документов. Статус приходная затратная «принят полностью» присваивается только после предоставления Поставщиком исправленных документов.

При обнаружении цены в товарно-транспортной затратной ниже, чем в заказе поставщику, в подобающую строчку спецификации вводится стоимость из товарно-транспортной затратной.

2-ой экземпляр товарно-транспортной затратной передается Менеджеру по приему продукта для приема продукта по количеству и качеству. Терминал сбора данных с заказом Менеджер по приему продукта получает у оператора ввода данных.

Менеджер по приему продукта в процессе приема продукта инспектирует:

  • количество поставленных продуктов (продукт принимается кратно упаковке);
  • целостность и качество доставленных продуктов и упаковки. При приемке продуктов, нуждающихся в проверке свойства (фрукты, овощи), Менеджер по дебаркадеру вызывает Заместителя заведующего секцией, ответственность за качество принимаемого продукта из данного списка несет Заместитель заведующего секцией;
  • наличие и читаемость штрих-кода, при всем этом, весь штучный продукт нужно исследовать в отдельности, продукт без штрих-кода не принимается;
  • соответствие штрих-кода наименованию продукта;
  • весовой продукт, который нужно взвешивать при приемке, принимается в количестве, обозначенном в распечатанном заказе. Допускается прием продукта с превышением веса, обозначенного в заказе, менее чем на 20%;
  • срок годности продукта, продукт с продолжительными сроками реализации, у которого оставшийся срок годности наименее 1/3 от срока реализации, не принимается; продукт со сроком реализации до Один месяца не принимается, если оставшийся срок годности наименее 2/3 от срока реализации. Если оставшийся срок годности наименее 1/3 (2/3 со сроком реализации до Один месяца), Менеджер по приему продукта ставит в известность Заведующего секцией. Заведующий секцией, проанализировав ситуацию, воспринимает решение о необходимости приема продукта.

Принимаемый продукт паллетируется по видам продукта (соответственно секциям) на дебаркадере в согласовании с предпочтениями Заместителя заведующего секцией.

Продукт, не принятый по одной из вышеуказанных обстоятельств, аккуратненько вычеркивается менеджером по приему продукта из затратной. Если позиция не принята по количеству, то зачеркивается только количество позиций, обозначенных в товарно-транспортной затратной и рядом аккуратненько вписывается практически принятое количество.

Если у поставщика имеется возвратимая тара, то менеджер по приему продукта дает ее в неотклонимом порядке, при всем этом подтверждая возврат тары и ее количество, поставив соответственный штамп и подпись на 2-ух экземплярах затратных.

Фактическое количество продукта, приобретенное во время подсчета, вносится в терминал сбора данных. Терминал сбора данных с внесенными данными Менеджер по приему продукта передает оператору ввода данных для формирования приходной затратной и получает у оператора ввода данных 1-ый экземпляр затратной с испытанными ценами и отсутствием позиций с превышением цены. Менеджер по приему продукта производит вычеркивание позиций в обоих экземплярах товарно-транспортной затратной и по количеству, и по стоимости. Все вычеркнутые позиции нужно заверить подписью экспедитора Поставщика, напротив каждого вычерка.

Менеджер по приему продукта регистрирует прием продукта в «Журнале учета приема товара», подписывает товарно-транспортную затратную и передает один экземпляр на пост служащих службы безопасности дебаркадера.

2-ой экземпляр товарно-транспортной затратной менеджер по приему продукта передает оператору ввода данных, для конечной проверки правильности внесенных данных в Торговой системе. После проверки товарно-транспортная затратная и счет-фактура передается старшему оператору (бухгалтеру торгового объекта) для сверки соответствия данных, подшивки документов и ведения бухгалтерского учета.

На посту «Дебаркадер» Сотрудник службы безопасности отмечает время убытия и делает отметку в «журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с продуктом и оборудованием»».

Менеджер по дебаркадеру докладывает Заместителю заведующего секцией о окончании приема продукта. Заместитель заведующего секцией в контакте с Менеджером по дебаркадеру организует транспортировку принятого продукта в торговый зал.

Принципиально

В процессе приема продукта могут допускаться ошибки как со стороны менеджеров по приему продукта, так и со стороны операторов по вводу данных. И те и другие ошибки могут причинить значимый вред торговой организации.

Невнимательность менеджера по приему продукта может привести к тому, что на приход ставиться продукт, практически не поставленный в торговый объект. На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда продукт принимался (другими словами ставились подписи на приходных затратных) на основании данных заказа поставщику, практически же продукт не пересчитывался. В итоге «принималось» количество продукта, вдвое меньше, чем поставлялось практически.

Ошибки в процессе дизайна приходных документов. Данные ошибки совершаются операторами ввода данных. Даже если в процессе приема продукта никаких нарушений не было и продукт принимался по факту, в процессе оприходования продукта, оператор может не учитывать вычерки, который делал менеджер по приему продукта, и поставить на приход продукт, практически отсутствующий (не принятый). Варианты: Механическая ошибка. Заместо 10 единиц продукта на приход ставиться 100 единиц. Соответственно Девяносто единиц продукта, которые естественно, не будут обнаружены во время проведения инвентаризации, так как их и не было, будут являться прямыми убытками торгового предприятия. В практике встречаются и поболее утонченные ошибки. К примеру, в один прекрасный момент оператор в графу «количество», забила штрих-код продукта. Ошибки такие выявляются в процессе пост-событийной проверки, методом сопоставления заказа продукта на тот либо другой денек, сведениями о его оприходовании в программке учета товародвижения и анализом конкретно первичной документации о приходе продукта.

Прием продукта от транспортной Компании

При поступлении продукта от Поставщиков, поставка которого осуществляется транспортной Компанией (автотранспортом, оплачиваемым торговой организацией), нужно принимать его в последующем порядке:

1. Информацию о дате прибытия продукта от таких Поставщиков должен предоставить Категорийный менеджер средством направления электрического письма, на электрический адресок Заведующего секцией, с копией Заместителям директора торгового объекта, в денек, предшествующий дате поставки. Письмо должно содержать информацию о дате поставки в продукта в торговый объект, наименовании Поставщика и номера заказа, в случае, если он сформирован Категорийным менеджером.

2. Заместитель директора торгового объекта должен внести данные о заказе Поставщику в реестр заказов последующего денька, проверив наличие расположенного заказа в Торговой системе.

3. Разгрузку арендованного автотранспорта нужно производить без очереди, менее 1-го часа, со времени его регистрации в «журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с продуктом и оборудованием».

4. Принять по количеству паллет (тюков, коробок) и подписать транспортные документы о доставке груза в торговый объект.

5. Прием продукта по количеству и качеству производить, только при наличии в Торговой системе расположенного заказа на эту продукцию.

6. Каждому эпизоду транзита продукта должно предшествовать информационное письмо от Менеджера по логистике, на адресок Заместителя директора торгового объекта, с объяснением действий по обеспечению сохранности и отправки продукта в торговые объекты, для которых предназначен продукт.

7. Прием продукта по количеству и качеству производить в однобоком порядке, по заказу, в тот же денек. При обнаружении внутритарной недостачи либо брака при приеме продукта, в затратной оформить вычерк и закрепить его подписью Менеджера по приему продукта. Брак и избыток сфотографировать на месте приемки.

8. Отсканированную затратную и фото в тот же денек по каналам электрической связи (допустима отправка факсом) выслать Поставщику и Категорийному менеджеру, для предоставления исправленных затратных (с адреса Заведующего секцией, или Заместителя директора торгового объекта).

9. Данные внести в Торговую систему в установленном порядке.

10. Совсем оформленную товарно-транспортную затратную, с подписью и штампом торгового объекта (без вычерков), Старший оператор (бухгалтер) торгового объекта должен выслать Менеджеру по логистике в центральный кабинет торговой организации, с пометкой «отправить Поставщику».

11. Менеджер по логистике должен организовать отправку приобретенной из торгового объекта документации Поставщику по почте.

12. При наличии вычерков в затратной, Поставщик, получив по электрической почте либо факсом документы, должен назад выслать по почте исправленные варианты документов. При отсутствии исправленных документов в течение Семь рабочих дней со денька отправки, Категорийный менеджер должен провести переговоры с Поставщиком и принять решение по подмене документов.

13. Приобретенные по почте исправленные документы (товарно-транспортные затратные и счет-фактуры) Офис-менеджер центрального кабинета торговой организации посылает в соответственный торговый объект.

Прием продукта по штрих-коду

Во всех торговых объектах прием продукта осуществляется только по штрих-кодам на поставляемой продукции.

Без штрих-кода РАЗРЕШЕНО принимать только последующие виды продукции:

  1. Весовой продукт.
  2. Продукты, реализуемые по недлинному штрих-коду, согласно утвержденного перечня.
  3. Упаковочную тару (подложки, пакеты, тара под салаты), которую торговый объект не реализует в розницу. Данная продукция принимается без заказа.
  4. Продукцию, поставляемую для подразделения собственного производства.
  5. Разовую посуду. При приеме продукта непременно на каждую транспортную упаковку (коробку) приклеивается местный штрих-код, распечатанный да аппарате «Datamax», при фасовке сканируется приклеенный на транспортную упаковку штрих-код и распечатывается нужное количество штрих-кодов на аппарате «Datamax».

ЗАПРЕЩЕНО принимать продукт, у которого:

  1. Нет штрих-кода, кроме, случаев, обозначенных выше.
  2. При приеме продукта штрих-код не считывается сканером и не определяется при ручном вводе в терминал сбора данных.
  3. Есть некоторое количество штрих-кодов на одном экземпляре продукта, если ни какой-то из них не идентифицируется с данной позицией.
  4. Штрих-код определяется в Торговой системе под другим наименованием, к примеру: практически принимается позиция «полка верхняя», а при сканировании высвечивается «рыба горбуша без головы свежемороженая».

Прием продукта производить лишь на основании заказа.

Весь штучный продукт исследовать в неотклонимом порядке.

Проверка работы служащих грузовой зоны

Группы продуктов, входящие в группу риска (продукты, по которым имеются более значимые утраты выявленные в процессе текущих и итоговых инвентаризаций) и обозначенные в перечне, утвержденном Первым заместителем Генерального директора (Операционным, Исполнительным директором торговой организации) и согласованным с Управляющим Службы безопасности торговой организации, принимаются исключительно в присутствии Служащих службы безопасности и сопровождаются ими до заезда в торговый зал.

Сотрудник службы безопасности должен инспектировать фургоны автомашин с доставленным продуктом, чтоб убедиться в том, что весь продукт выгружен. Если автомашина одним рейсом производит доставку грузов на несколько торговых объектов сети, то сотруднику службы безопасности нужно убедиться в наличие затратных на продукт, оставшийся в фургоне автомашины после его выгрузки в торговый объект, который по утверждению представителя поставщика предназначен для другого места доставки.

Раз в день старший смены подразделения службы безопасности организовывает проверку приемки фруктов и овощей без извещения работников грузовой зоны. Делается выборочное контрольное взвешивание принятых позиций. При выявлении несоответствий составляется акт, который передается директору торгового объекта, для принятия мер. Старший смены по собственной инициативе может проводить контрольное взвешивание и подсчет хоть какого принятого продукта.

Не пореже 1-го раза за месяц комиссия, которая состоит из управляющего подразделения службы безопасности торгового объекта, менеджера по дебаркадеру и заведующего секцией, инспектирует каждого менеджера по приему продукта. Комиссия пересчитывает количество принятого продукта конкретно после приема продукта и ассоциирует их с подсчетами менеджера по приему продукта. Результаты проверки заносятся в протокол.

Оформление приходных затратных

Загрузка терминала сбора данных

До приема продукта по количеству и качеству Менеджер по приему продукта докладывает Оператору базы данных номер заказа Поставщику, по которому будет осуществляться прием продукта. Оператор базы данных загружает в терминал сбора данных обозначенный заказ и передает терминал СОБРа данных Менеджеру по приему продукта.

Оформление приходной затратной

После того, как продукт принят, документы передаются Оператору ввода данных для формирования приходной затратной в Торговой системе. Приходная затратная должна создаваться лишь на основании заказа. Спецификацию и цены нужно заполнять автоматом из документа, являющегося основанием данной приходной затратной. В приходной затратной должны быть указаны:

  • номер приходной затратной;
  • дата приходной затратной;
  • заглавие Поставщика, от которого пришел продукт;
  • торговый объект, в который пришел данный продукт;
  • номер затратной Поставщика;
  • номер счет-фактуры Поставщика;
  • дата счет-фактуры Поставщика;
  • дата приема счет-фактуры от Поставщика;
  • отсрочка платежа (проставляется автоматом из договора);
  • спецификация затратной (артикул и наименование принятого продукта);
  • количество принятого продукта;
  • закупочная стоимость;
  • сумма в закупочных ценах;
  • налог на дополнительную цена.

Оформленная приходная затратная должна быть переведена в статус «принят полностью». Редактирование затратной Операторам после присвоения затратной статуса «принят полностью» ЗАПРЕЩЕНО. Редактирование, в случае ошибки, может создавать только Старший Оператор (Бухгалтер) магазина.

Оператор ввода данных фиксирует оформление приходной затратной в «Журнале учета приема товаров».

При разработке приходной затратной в Торговой системе, Оператору нужно проверить цены, обозначенные в первичной документации, на их соответствие ценам, обозначенным в заказе (договоре). Если сумма и цены сходятся с затратной Поставщика, то Оператор дает разрешение на подпись документов Менеджеру по приему продукта. Если сумма и цены не сходятся, то Менеджер по приему продукта ставит на затратной последующие штампы:

1.«Принят по количеству» (ставит свою подпись снутри штампа),

2.«Торговый объект “_________” г. ___________, адресок _________» (у каждого торгового объекта должна быть своя печать с указание городка и юридического адреса),

3.«Предоставить исправленные документы» (ставит дату формирования затратной).

При превышении цен в первичной документации, относительно заказа, приходной затратной в Торговой системе присваивается статус «принят на складе» и ее нужно разослать по электрическим каналам Торговой систему в центральную базу торговой организации.

Старший оператор (Бухгалтер) заполняет таблицу «Несоответствие цен». Раз в неделю в пн данная таблица высылается в адресок сотрудника Денежной службы торговой организации, для блокировки оплат Поставщику.

Старший Оператор (Бухгалтер) торгового объекта присваивает затратной статус «принят полностью», только после предоставления Поставщиком исправленных документов.

Контроль приема и перемещения продукта, отнесенного к «группе риска»

В целях усиления контроля приема продуктов, по которым имеются более значимые недостачи, следует устанавливать особенный порядок их приема и перемещения в торговый зал. Так как в процессе усиленного контроля задействуются дополнительные резервы служащих торгового объекта, рекомендуется перечень товарных позиций, относимых к «группе риска» по определенному торговому объекту утверждать Первым заместителем Генерального директора (Операционным, Исполнительным директором) по согласования с Управляющим Службы безопасности торговой организации.

В неотклонимом порядке с данным перечнем должны быть осведомлены:

  • директор торгового объекта;
  • заместитель директора торгового объекта;
  • управляющий подразделения службы безопасности торгового объекта;
  • старший смены подразделения службы безопасности торгового объекта;
  • сотрудники подразделения службы безопасности;
  • менеджеры по дебаркадеру;
  • менеджеры по приему продукта;
  • заведующие секциями;
  • заместители заведующих секциями;

Порядок воплощения приема товарных позиций, отнесенных к категории «товаров группы риска»

Порядок проведения приема продукта на дебаркадере:

По приходу продукта, который подлежит усиленному контролю, менеджер по приему продукта докладывает об этом старшему смены подразделения службы безопасности, соответственному заведующему секцией (заместителю заведующего секцией) и менеджеру по дебаркадеру о приходе данного продукта.

Старший смены подразделения службы безопасности (в его отсутствие сотрудник подразделения, — из числа более приготовленных служащих), должен находиться и обеспечивать контроль процесса приема продукта, а менеджер по дебаркадеру должен сделать все нужные условия для высококачественного приема продукта.

Прием осуществляется исключительно в присутствии сотрудника (старшего смены) подразделения службы безопасности.

Порядок комиссионной проверки «товара группы риска» при перемещении из зоны приемки в торговый зал:

При перемещении принятого продукта из дебаркадера в торговый зал создается комиссия для дополнительной проверки результатов приема продукта на дебаркадере. В состав комиссии входят:

  • старший смены (более приготовленный сотрудник) подразделения службы безопасности;
  • менеджер по дебаркадеру либо заместитель директора торгового объекта;
  • заведующий соответственной секции (заместитель заведующего секцией).

В присутствии членов комиссии заместитель заведующего секцией (заведующий секцией) пересчитывает продукт по позициям согласно товарной затратной и ассоциирует его с подсчетами менеджера по приему продукта.

Все упаковки вскрываются повторно для сопоставления с подсчетами менеджера по приему продукта.

После окончания пересчета продукта, члены комиссии ставят в товарной затратной подтверждающую отметку о том, что количество продукта при пересчете совпадает с количеством в затратной.

Перемещение продуктов меж торговыми объектами сети

Согласование перемещения

Перемещение продуктов меж торговыми объектами сети может быть инициировано Категорийным менеджером торговой организации либо Директором торгового объекта.

Директор торгового объекта должен согласовать перемещение продукта с подходящим Категорийным менеджером, ответственным за перемещаемую групп продуктов, обосновав необходимость перемещения служебной запиской, направляемой средством электрической почты.

Категорийный менеджер должен разглядеть служебную записку на перемещение и принять по ней решение в течение 2-ух рабочих дней. Решение на перемещение продукта может принять только Категорийный менеджер. Но хоть какое решение по перемещению продукта меж торговыми объектами согласовывается с Управляющим Категорийного менеджера.

В случае отказа в перемещении продукта Категорийный менеджер должен немедля уведомить об этом зачинателя перемещения собственной служебной запиской либо соответственной резолюцией на служебной записке зачинателя.

В случае принятия положительного решения на перемещение продукта Категорийный менеджер служебной запиской уведомляет об этом всех Директоров торговых объектов, задействованных в данном перемещении. Копия служебной записки направляется также Менеджеру по логистике, для организации транспортировки перемещаемого продукта. В служебной записке нужно указывать последующие данные:

  • наименование перемещаемого продукта;
  • количество;
  • адреса торговых объектов, участвующих в перемещении;
  • дату перемещения.

Перемещение продукта

По указанию Директора торгового объекта (допускается направление копии служебной записки на перемещение) Заведующий секцией обеспечивает сбор продукта, созданного для перемещения, в срок, менее чем за одни день до даты перемещения. Документы на перемещение Старший Оператор (Бухгалтер) торгового объекта оформляет только по служебной записке (копии служебной записки на перемещение) после предоставления данных о количестве перемещаемого продукта от Заведующего секцией. Скомплектованный продукт на отдельной паллете (отдельных, если их несколько), запаллетированый стрейч-пленкой, совместно с документами передается Менеджеру по дебаркадеру и хранится на дебаркадере до момента отгрузки. Менеджер по дебаркадеру несет ответственность за сохранность перемещаемого продукта до отгрузки.

Экспедитор может принимать перемещаемый продукт только при наличии верно оформленных документов на перемещение. Экспедитор должен принимать продукт по количеству и качеству и несет ответственность за сохранность перемещаемого продукта.

Контроль над перемещением

Контроль над воплощением перемещения возлагается на Категорийного менеджера. Ответственность за перемещение продукта несет каждый участник перемещения на собственном шаге.

Порядок перемещения продукции собственного производства в другие торговые объекты сети

Далековато не всегда подразделения производства своей продукции имеются во всех торговых объектах торговой организации. Часто, в рамках 1-го региона (городка), целесообразнее организовывать перемещение готовой продукции из 1-го торгового объекта, в каком располагается создание, в другие торговые объекты сети.

Порядок перемещения

Перемещение продуктов собственного производства меж торговыми объектами сети может быть инициировано Заведующим секцией торгового объекта или Управляющим отдела собственного производства, методом передачи заказа по электрической почте (либо факсом) на адресок менеджера по отправке продукции собственного производства, переданному в денек, согласно графика, утвержденному Управляющим отдела производства собственного производства и отправленному до 14.00 этого же денька.

В предстоящем, процессом производства, подготовки и конкретно перемещения продукта занимаются нижеуказанные должностные лица в последующей последовательности:

1. Менеджер по отправке продукции собственного производства:

Направив письмо в электрическом виде заведующему секцией, подтверждает получение его заказа. Распечатывает заказ на сто процентов и раздельно по подразделениям собственного производства: «Кулинария», «Пекарня», «Кондитерская продукция» и передает заказ на продукцию с указанием торгового объекта и даты отгрузки продукции в 15.00 такого же денька бригадирам соответственных подразделений под роспись в особом журнальчике «Получения заявок».

2. Бригадир подразделения собственного производства:

Не позже 15.05 этого же денька распределяет работы, связанные с изготовлением заказа меж цехами собственного направления, и назначает ответственных лиц: повар (пекарь) и фасовщик-комплектовщик. Часть заявки, которая делается конкретно в денек отгрузки, располагает в специально оборудованные в цехах кармашки для заявок, для того, чтоб осведомлены были обе смены. Ответственность за формирование заявки возлагается на повара (пекаря). После того, как продукция прошла все этапы подготовки к отправке:

  • инспектирует качество приготовленного продукта;
  • инспектирует качество и правильность фасовки (соответствие упаковки, размещенной в ней продукции и нанесенному на упаковку ценнику — стикеру, корректность взвешивания);
  • сверяет фактическое количество приготовленной продукции с данными временной затратной и заявки;
  • в случае обнаружения расхождений принимает конструктивные меры по их устранению;
  • при отсутствии расхождений подтверждает корректность и полноту комплектования заказа собственной подписью на временной затратной;
  • временно располагает приготовленную к перемещению продукцию в специально отведенных местах, в том числе, холодильных камерах, в согласовании с требуемыми критериями хранения;
  • передает временные затратные оператору ввода данных для дизайна транспортных затратных на перемещение в Торговой системе;
  • обеспечивает сохранность и неизменность свойства и количества приготовленной, к перемещению продукции до момента передачи менеджеру по отправке продукции собственного производства;
  • по окончанию подготовки транспортных затратных, высококачественных и ветеринарных удостоверений, передает продукцию, приготовленную на перемещение, менеджеру по отправке продукции собственного производства на ответственное хранение до момента передачи представителю получателя.

3. Повар (пекарь)подразделения собственного производства:

  • готовит продукцию по заявке:
  1. салаты, пироги в денек отправки;
  2. шашлыки, копченые изделия, продукцию пекарни, пельмени намедни денька отправки.

  • сортирует и комплектует готовую продукцию, в специально предназначенную тару (коробки, поддоны, контейнеры) по магазину-грузополучателю, с обозначением торгового центра, куда отчаливает продукция, и размещая её в специально отведенной холодильной камере.

4. Фасовщик-упаковщик подразделения собственного производства:

  • собирает и фасует продукцию, подлежащую перемещению, в специализированную тару;
  • наносит ценник — стикер на упаковку;
  • проставляет дату производства;
  • при наличии этикетки наносит её на упаковку;
  • наносит ценник — стикер на временную затратную;
  • скомплектованный продукт на специально предназначенной таре (коробки, поддоны), с документами передает бригадиру.

5. Оператор ввода данных:

  • на основании временной затратной (или выгрузки инфы из терминала сбора данных) сформировывает расходную затратную в Торговой системе;
  • инспектирует корректность внесенных им данных методом сверки данных временной и сформированной затратной;
  • подтверждает корректность данных в расходной затратной собственной подписью, данный экземпляр остается на хранение в архиве подразделения собственного производства;
  • передает затратные бригадиру подразделения собственного производства.

6. Ветеринар:

  • удостоверяется в качестве сделанной продукции;
  • в случае наличия в приготовленной к перемещению продукции, подлежащей неотклонимому сопровождению ветеринарным удостоверением, выписывается ветеринарное удостоверение, передается менеджеру по отправке продукции собственного производства.

7. Менеджер по отправке продукции собственного производства:

  • инспектирует наличие и корректность дизайна сопроводительных документов, в том числе, высококачественных и ветеринарных удостоверений;
  • в случае обнаружения недочетов в оформлении сопроводительных документов, возвращает их начальнику подразделения собственного производства для исправления;
  • при отсутствии замечаний к оформлению сопроводительных документов, воспринимает на хранении от бригадира, в согласовании с переданными ему начальником производства, товарными затратными, приготовленную к перемещению продукцию, при всем этом сверяя фактическое количество приготовленного на перемещение продукта с данными товарной затратной;
  • располагает приготовленную к перемещению продукцию в специально отведенных местах, в том числе, холодильных камерах, в согласовании с требуемыми критериями хранения;
  • обеспечивает сохранность и неизменность свойства и количества приготовленной к перемещению продукции до момента передачи представителю грузополучателя;
  • передает подлежащую перемещению продукцию представителю грузополучателя, подтверждая этот факт, также правильность произведенной отгрузки собственной подпись на всех экземплярах затратных в графе «Отпуск груза произвел ________»;
  • лично находится при проведении сотрудником службы безопасности контрольных мероприятий на момент погрузки продукта в автотранспорт грузополучателя.

Контроль перемещения продукции

Контроль над перемещением продукции собственного производства возлагается на начальников подразделений собственного производства. Каждый участник перемещения на собственном шаге несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном русским законодательством и регламентами торговой организации.

Порядок пломбирования грузов при перемещении их меж торговыми объектами сети

Невзирая на то, что данный вопрос конкретно не относится к процедуре учетов товародвижения, с учетом его значимости исходя из убеждений обеспечения безопасности и сохранности продукта на одном из довольно «критичных» шагах его движения я решил включить его в качестве подраздела истинной статьи.

Принципиальной составляющей обеспечения безопасности перемещаемого меж торговыми объектами сети продукта, а так же одним из действенных методов решения заморочек, связанных с обеспечением безопасности и сохранности перемещаемых грузов, является применение хороших средств пломбирования и индикации, которые позволяют ограничить доступ к вещественным ценностям, впору найти факт несанкционированного доступа к грузу во время транспортировки и регулировать дела с поставщиками и клиентами при появлении конфликтных ситуаций. Внедрение средств пломбирования и индикации уменьшает денежные и временные утраты, дисциплинирует персонал, наращивает скорость обработки грузов, позволяет выслеживать груз на каждом шаге его следования.

Порядок пломбирования

При предназначении груза грузополучателю должны быть опломбированы загруженные скрытые авто и прицепы, отдельные секции автомобилей и контейнеры. При перевозке груза одним транспортом в несколько торговых объектов, пломбирование происходит в каждом пт разгрузки до последнего места предназначения, пока весь груз не будет принят грузополучателем.

Пломбы навешивают:

  • у фургонов либо секций автомобиля — на всех дверях по одной пломбе;
  • у контейнеров — на каждой двери по одной пломбе;

Пломбирование дверей крытого тентом кузова, можно создавать, только когда соединение тента с платформой кузова обеспечивает невозможность доступа к грузу. Если в местах соединения тента с платформой кузова, имеются места свободного доступа к грузу, пломбы навешиваются на соединении с таким интервалом, чтоб исключить возможность не санкционированного доступа к грузу.

По мере надобности пломбы навешивают на концах соединительного троса тента с платформой кузова, в целях исключения расчехления тента.

Для пломбирования могут применяться свинцовые камерные (должны имеються у старшего кассира) либо индикаторные пластмассовые пломбы.

При навешивании свинцовых пломб, концы проволоки пропускают через входные отверстия пломбы, потом скручивают меж собой 2-мя витками, один конец проволоки закручивают вокруг второго, а потом 2-ой — вокруг первого и т.д. После чего образовавшийся узел втягивают до отказа в камеру и зажимают пломбу пломбировочными тисками, которые так же должны иметься у старшего кассира торгового объекта.

При использовании свинцовых камерных пломб их сжимают тисками так, чтоб оттиски с обеих сторон выходили четкими и ясными, а проволоку нельзя было вынуть из пломбы. После сжатия тисками любая пломба должна быть кропотливо осмотрена, и в случае обнаружения недостатка (неясность цифр знака тисков, срез символов и т.п.) ее подменяют. Контрольные знаки пломб обязаны иметь верно читаемые буквенные и цифровые обозначения;

Индикаторные универсальные пластмассовые пломбы (более всераспространенные).

К этой группе самозапирающихся пломб относятся пломбировочные устройства индикаторного типа, которые сделаны из полимерных материалов, инсталлируются вручную, без приложения огромных физических усилий, методом затягивая на «удавку».

Зависимо от конструктивных особенностей индикаторные пломбы данной группы подразделяют на пломбировочные устройства с фиксированной длиной петли и на самозатягивающиеся пломбы, дозволяющие при замыкании получить произвольную петлю, в том числе малого размера. Фиксированная петля нужна при опломбировании объектов, пломбировочные отверстия которых имеют свободный ход (двери автомашин, складов и т.п.), потому что самозатягивающаяся пломба при движении может деформироваться. Зависимо от конструкции гибкого элемента индикаторные пломбы делятся на пломбы ленточного типа и пломбы с гибким элементом круглого сечения. Пломбы ленточного типа более требовательны к поперечнику пломбировочного отверстия (обычно, — более 6 мм). Также пломбы различаются по предназначению и материалу. Некие пломбы имеют конструкцию, сочетающую внутри себя комбинацию пластмассового корпуса и железного запирающего элемента. Индикаторные пломбы — это устройства разового использования;

Нужным атрибутом каждой пломбы является личный код, исключающий возможность замены пломбы после вскрытия. Обычно, идентификационный код представляет собой набор цифр, нанесенных на пломбу при помощи лазерной маркировки, чеканки либо печати специальной несмываемой краской. Цифровой код каждой пломбы является уникальным и подлежит регистрации при опломбировании объекта.

Опломбирование груза делается грузоотправителем в присутствии водителя, перевозящего груз (водителя-экспедитора), и представителей торговой организации. Желательно, чтоб ими являлись менеджер по дебаркадеру и старший смены подразделения службы безопасности торгового объекта.

Факт опломбирования груза (дата и время) и вид пломбы (свинцовая камерная либо индикаторная пластмассовая пломба), а так же контрольные знаки пломбы указывают в товарно-транспортной затратной. После этого данные о пломбировании обозначенные в товарно-транспортной затратной заверяются подписями (с расшифровкой) лиц, присутствующих при опломбировании груза (водителя-экспедитора, менеджера по дебаркадеру и старшего смены подразделения службы безопасности).

Порядок снятия пломбы

При доставке груза по месту предназначения менеджер по приему продукта торгового объекта в присутствии водителя (водителя-экспедитора) и сотрудника службы безопасности поста «дебаркадер» инспектирует наличие и целостность пломбы, соответствие пломбы данным, обозначенным в товарно-транспортной затратной. Не считая того проверяется целостность кузова на предмет способности доступа к грузу в местах соединения тента с платформой кузова либо других местах (к примеру, разрыв тента).

По результатам комиссионной проверки, при отсутствии видимых признаков не санкционированного проникания к грузу, соответствия пломбы установленной грузоотправителем, менеджер по приему продукта в затратной делает отметку с указанием вида пломбы (свинцовая камерная либо индикаторная пластмассовая пломба), контрольных символов, даты и времени вскрытия пломбы. Факт вскрытия пломбы заверяется подписями (с расшифровкой) присутствующих лиц (водителя-экспедитора, менеджера по приему продукта и старшего смены (сотрудника) подразделения службы безопасности).

В случае нарушения целостности пломбы, или некорректно навешанной пломбы менеджер по приему продукта имеет право отказать в приеме груза либо по согласованию с директором торгового объекта принять решение приема груза. Если принято решение приема груза, менеджер по приему продукта (под отметкой о пломбировании кузова грузоотправителем) делает отметку в товарно-транспортной затратной с указанием даты и времени выявленных нарушений, фиксирует нарушения на видео-фото камеру. Записи о выявленных нарушениях, изготовленные в товарно-транспортной затратной заверяются менеджером по приему продукта, водителем (водителем-экспедитором) и сотрудником подразделения службы безопасности (страшим смены) торгового объекта.

При выявлении обозначенных нарушений прием продукта делается комиссионно в составе менеджера по приему продукта, водителя (водителя-экспедитора) и сотрудника службы безопасности торгового объекта. Прием продукта делается кропотливым образом, вскрываются все коробки с продуктом, содержимое пересчитывается (весовой продукт взвешивается). Выявленные расхождения в количестве (весе) фиксируются в затратной, методом исправления данных в затратной на фактическое, под каждым вычерком ставится подпись водителя-экспедитора. Все факты выявленных расхождений во время приема продукта фиксируются на видео-фото камеру, составляется Акт выявленных расхождений, который подписывается менеджером по приему продукта, водителем (водителем-экспедитором) и сотрудником службы безопасности торгового объекта.

В случае, если целостность пломбы нарушена либо не соответствует номеру, обозначенному в товарно-транспортной затратной, а грузоперевозчик (шофер) объясняет, что пломба была вскрыта сотрудниками дорожно-патрульной службы ГИБДД МВД РФ, то грузоперевозчик должен предоставить протокол досмотра груза. В протоколе досмотра груза должна быть отметка о вскрытии пломбы (пломба прилагается к протоколу досмотра), данные инспектора дорожно-патрульной службы (фамилия, имя, отчество, должность и звание, подразделение, сотрудником которого является, номер именного жетона и т.д.), основания для досмотра груза и номер новейшей пломбы.

Деяния водителя (грузоперевозчика) во время перевозки груза, остановки и досмотра опломбированного груза инспекторами дорожно-патрульной службы ГИБДД МВД РФ либо другими представителями уполномоченных органов (дальше по тексту раздела, — сотрудники ДПС):

  • Шофер должен соблюдать правила дорожного движения и управлять автомобилем так, чтоб понизить возможность остановки тс сотрудниками ДПС;
  • В этом случае, если сотрудником ДПС подается сигнал остановки вне стационарного поста дорожно-патрульной службы, Контрольного поста милиции либо Контрольно-пропускного пт, водителю следует тормознуть, но не покидать кабину автомобиля кроме случаев последней необходимости. Шофер должен быть уверен в том, что его останавливают уполномоченные сотрудники ДПС.

Сотрудники ДПС при остановке тс должны подойти к водителю, представиться, именовать свою должность, особое звание и фамилию, сказать о причине остановки тс. Лица, владеющие правом остановки тс, должны предъявить по просьбе водителя служебное удостоверение.

У служащих ДПС могут иметься и другие основания для остановки тс, не считая нарушения водителем правил дорожного движения, а конкретно:

  • наличие данных, свидетельствующих о причастности водителя, пассажиров к совершению дорожно-транспортного происшествия, административного правонарушения, злодеяния;
  • нахождение тс в розыске, также наличие данных об использовании тс в противоправных целях;
  • необходимость опроса водителя либо пассажиров об обстоятельствах совершения дорожно-транспортного происшествия, административного правонарушения, злодеяния, свидетелями которого они являются либо могут являться;
  • выполнение решений уполномоченных на то муниципальных органов либо должностных лиц об ограничении либо воспрещении движения;
  • необходимость вербования водителя либо тс для оказания помощи другим участникам дорожного движения либо сотрудникам милиции;
  • проверка документов на право использования и управления тс, также документов на тс и перевозимый груз.

Вне пределов стационарных постов сотрудники ДПС имеют право остановки тс на мало маленький срок, кроме проведения особых мероприятий.

Шофер должен знать, что:

  • проверка документов на право использования и управления тс, также документов на тс и перевозимый груз может осуществляться лишь на стационарных постах ДПС, контрольных постах милиции и контрольно-пропускных пт, кроме случаев остановки тс сотрудником ДПС вне стационарного поста ДПС (Контрольного поста милиции либо Контрольно-пропускного пт) за нарушение водителем правил дорожного движения;
  • проведение досмотра тс и груза, кроме проведения особых мероприятий, допускается исключительно в границах стационарных постов.

При общении с сотрудниками ДПС шофер должен вести себя обходительно и тактично, стараясь как можно более оперативно убрать причину остановки и продолжить движение.

Если при остановке вне стационарного поста ДПС либо Контрольного поста милиции водителю предъявляется требование о досмотре тс и груза, водителю следует сказать сотруднику милиции, что согласно указанию предприятия-перевозчика (также страховщика, если груз застрахован), он не имеет права покидать кабину автомобиля, и попросить сопроводить его на ближний пост ДПС либо Контрольный пост милиции;

На посту ДПС либо Контрольном посту милиции при проверке документов на право использования и управления транспортным средством, также документов на тс и перевозимый груз, шофер должен предъявить:

  • водительское удостоверение, а в случае изъятия в установленном порядке водительского удостоверения — временное разрешение;
  • регистрационные документы на тс;
  • путной лист и документы на перевозимый груз (товарно-транспортные затратные).

На посту сотрудники ДПС вправе предъявить требования о проведении досмотра тс и груза при подозрении, что тс употребляется в противоправных целях, а груз нелегально перевозится.

При предоставлении такового требования шофер должен сказать, что перевозит груз, соответственный товарно-сопроводительным документам, и ему категорически воспрещается без помощи других вскрывать пломбу.

В случае, если сотрудник ДПС настаивает на досмотре опломбированного груза, шофер должен в обходительной форме, не вызывая раздражения сотрудника ДПС, сказать, что ему запрещено вскрывать пломбу. При всем этом объяснить, что в согласовании с действующим законодательством досмотр должен проводиться в присутствии 2-ух понятых, и он будет настаивать на их присутствии при досмотре груза и опломбировании груза после досмотра пломбами служащих милиции либо запасными пломбами выданными водителю грузоотправителем;

При осуществлении досмотра груза шофер должен востребовать составления протокола о досмотре груза, либо соответственной отметки в протоколе об административном нарушении (административном задержании), если оно имело место.

Шофер должен проверить содержание составленного протокола, где непременно должен быть удостоверен факт вскрытия пломбы с указанием ее контрольных символов. Если данный факт не удостоверен сотрудником ДПС, шофер при подписании протокола должен сделать это без помощи других. Один экземпляр протокола после его подписания должен быть передан водителю с приложением вскрытой пломбы.

Шофер должен востребовать от служащих ДПС опечатать кузов (контейнер) после досмотра пломбами с контрольными знаками милиции. Если водителю будет отказано в этом, это событие также нужно в присутствии 2-ух понятых занести в протокол досмотра с указанием предпосылки отказа.

В случае отказа водителю в опломбировании груза знаками милиции из-за их отсутствия, у водителя должны быть свои пломбы выданные грузоотправителем, контрольные знаки которых должны быть зарегистрированы у грузоотправителя.

В данном случае шофер должен востребовать от служащих ДПС в присутствии 2-ух понятых занести в протокол досмотра груза запись об отсутствии контрольных символов милиции и опломбировании груза запасными пломбами водителя.

3.5.16. В любом случае, когда имело место вскрытие пломбы по какой или причине, шофер должен немедля сказать об этом грузоотправителю и грузополучателю.

При перемещении продуктов меж торговыми объектами сети, воспрещается:

  • Перевозка груза без пломбы;
  • Перевозка груза с неясными оттисками установленных символов на пломбах;
  • Перевозка с некорректно навешенными пломбами;
  • Прием груза без пломбы.

Во всех случаях отказа в приеме груза менеджером по приму продукта либо другими ответственными лицами торгового объекта по вине грузоотправителя, также при установлении факта отсутствия пломбы, все расходы связанные транспортировкой груза возлагаются на грузоотправителя. Если же будет установлено, что целостность пломбы нарушена по вине грузоперевозчика, то расходы (вред) несет грузоперевозчик. Не считая того, в случае установления вины грузоперевозчика в нарушении целостности пломбы и выявления недостачи перевозимого груза, весь вред, причиненный торговой организации, возлагается на грузоперевозчика.

Учет продукта на стадии его реализации

Реализация через кассу

Розничная реализация продукта происходит через контрольно-кассовый аппарат, методом считывания штрих-кода продукта. Кассиру ЗАПРЕЩЕНО идентифицировать продукт хоть каким другим методом, не считая как при помощи штрих-кода.

Реализация продукта по расходной затратной (по безналичному расчету)

Реализация продукта по безналичному расчету делается на основании контракта на реализацию и платежного поручения Клиента.

Заместитель заведующего секцией торгового объекта с Представителем Клиента набирает в торговом зале эталоны продукции, и предоставляют их Оператору базы данных для сотворения расходной затратной. Количество продукта сообщается Оператору базы данных Заместителем заведующего секцией устно.

Оператор базы данных делает и заполняет расходную затратную на продукцию, отобранную Клиентом. Спецификацию нужно заполнять только по штрих-кодам предоставленного продукта. В расходной затратной должны быть указаны:

  • номер расходной затратной;
  • дата расходной затратной;
  • наименование Клиента, которому продан продукт;
  • торговый объект, осуществляющий продажу продукта;
  • номер счет-фактуры;
  • дата счет-фактуры;
  • отсрочка платежа (проставляется автоматом из договора);
  • спецификация затратной (артикул и наименование отпускаемого продукта);
  • количество отпущенного продукта;
  • розничная стоимость;
  • сумма в розничных ценах;
  • налог на дополнительную цена и его сумма;

Оформленная расходная затратная должна быть переведена в статус «отпущен полностью» Старшим операторам (Бухгалтером) торгового объекта после передачи продукта Клиенту и получения затратной с подписью Клиента. Редактирование затратной Оператором после присвоения затратной статуса «отпущен полностью» ЗАПРЕЩЕНО. Редактирование, в случае ошибки, может создавать только Старший Оператор (Бухгалтер) торгового объекта.

После дизайна документации, Заместитель заведующего секцией либо другой, специально назначенный Директором торгового объекта сотрудник (обычно, — сотрудник подразделения службы безопасности), должен проводить Представителя Клиента до выхода из торгового объекта и находиться при проверке затратной сотрудником службы безопасности поста «Выход из торгового зала» либо поста «дебаркадер». Если Клиентом куплено огромное количество продукта и нужна загрузка транспорта Клиента через дебаркадер, то Заместитель заведующего секцией извещает об этом старшего смены подразделения службы безопасности и обеспечивает доступ к воротам дебаркадера транспорта Клиента.

Бронирование продукта Клиентом

При бронировании Клиентом продукта Заместитель заведующего секцией либо другой, специально назначенный Директором торгового объекта сотрудник, должен снять с розничной реализации отобранное количество продукта Клиентом и переместить в специально отведенное для хранения такового продукта место.

Оператор базы данных делает и заполняет расходную затратную на продукцию, бронируемую Клиентом. Спецификацию нужно заполнять только по штрих-кодам предоставленного продукта. В расходной затратной должны быть указаны:

  • номер расходной затратной;
  • дата расходной затратной;
  • наименование Клиента, которому продан продукт;
  • торговый объект, осуществляющий продажу продукта;
  • номер счет-фактуры;
  • дата счет-фактуры;
  • отсрочка платежа (проставляется автоматом из договора);
  • спецификация затратной (артикул и наименование отпускаемого продукта);
  • количество отпущенного продукта;
  • розничная стоимость;
  • сумма в розничных ценах;
  • налог на дополнительную цена и его сумма;

Сделанной затратной Оператор базы данных должен присвоить статус «отпущен со склада», для корректировки остатков продукта, забронированного Клиентом.

Затратная должна находится в статусе «отпущен со склада» до момента передачи продукта Клиенту.

После передачи продукта Клиенту и получения затратной с подписью Клиента оформленная расходная затратная должна быть переведена в статус «отпущен полностью» Старшим операторам (Бухгалтером) торгового объекта. Редактирование затратной Оператором после присвоения затратной статуса «отпущен полностью» ЗАПРЕЩЕНО. Редактирование, в случае ошибки, может создавать только Старший Оператор (Бухгалтер) торгового объекта.

Если в течении 3-х дней с момента бронирования Клиентом продукта, продукт Клиент не оплатил, то весь забронированный продукт ворачивается в розничную реализацию, о чем Заместитель заведующего секцией должен сказать Клиенту заблаговременно, во время отбора Клиентом продукта для бронирования.

Раз в день Старший оператор (Бухгалтер) торгового объекта должен отбирать в Торговой системе расходные затратные в статусе «отпущен со склада» и держать под контролем своевременность оплаты Клиентом забронированного продукта. Если расходная затратная в Торговой системе в статусе «отпущен со склада» находится четыре денька и поболее, либо Клиент сказал об отказе покупки забронированного продукта, то Старший оператор (Бухгалтер) торгового объекта должен перевести документ в статус «черновик» и сказать Заведующему секцией об отмене брони.

Заведующий секцией должен организовать перемещение продукта из специально отведенного места хранения забронированного продукта, в торговый зал для розничной реализации, и скорректировать заказы, зависимо от остатков продукта.

Возврат продукта Поставщику

Порядок снятия продукта с реализации

Продавец соответственной секции, при обнаружении брака либо продукта с подходящими сроками годности (осталось наименее 1/3 от всего срока годности) составляет перечень данных продуктов (заносит данные в терминал сбора данных и передает его Заместителю заведующего секцией. В свою очередь, Заместитель заведующего секцией согласовывает последующие деяния по данному товару с Заведующим секцией.

Заведующий секцией воспринимает решение, на основании критерий контракта о возврате продукта с подходящим поставщиком.

Виртуальный склад возврата

При принятии Заведующим секцией решения о снятии данного продукта с реализации, Заведующий секцией должен организовать перемещение продукта в специально отведенное место, труднодоступное для покупателя. В Торговой системе Заведующий секцией оформляет затратную на перемещение из места хранения «Магазин» в место хранения «Склад возврата», с указанием количества продукта, перемещаемого на «Склад возврата». Затратной на перемещение Заведующий секцией присваивает статус «отправлен». В затратной может быть хоть какое сочетание продуктов и от хоть какого поставщика.

Раз в неделю, Заместитель директора торгового объекта должен инспектировать при помощи отчета «Остатки» по месту хранения «Склад возврата», количество продукта, снятого с реализации и подлежащего возврату Поставщику.

По каждому факту отсутствия способности возврата продукта Поставщику, Управляющим подразделения службы безопасности торгового объекта должно проводиться разбирательство (служебное расследование), для выявления должностных лиц, ненадлежащее выполнение должностных обязательств которых, привело к необходимости списания и следующей утилизации продукта.

Итоги разбирательства (Заключение по результатам служебной проверки) Управляющий подразделения службы безопасности должен выслать на адресок Управляющего Службы безопасности торговой организации и Директору торгового объекта. Вред по итогам разбирательства взимается с виноватых лиц.

Перемещение продукта на дебаркадер

При формировании заказа, Заведующий секцией распечатывает отчет «Остатки» по месту хранения «Склад возврата», по ассортиментному узлу Поставщика, которому формируется заказ. По всем товарам, обозначенным в отчете «Остатки», Заведующий секцией согласовывает возврат данного продукта с поставщиком, средством отправки по электрической почте «Акта возврата», с получением извещения о согласовании возврата от Поставщика.

После согласования возврата с Поставщиком, Заведующий секцией сформировывает в Торговой системе затратную на перемещение из места хранения «Склад возврата» в место хранения «Магазин», при всем этом в затратной указывается только согласованное с Поставщиком количество продукта, подлежащее возврату.

Затратной Заведующий секцией присваивает статус «черновик» и распечатывает ее. На распечатанном документе Заведующий секцией показывает наименование Поставщика, которому ворачивается продукт, и удостоверяет факт договоренности с поставщиком о возврате продукта надписью «Возврат с поставщиком согласован», там же показывает дату согласования возврата и ставит свою заверительную подпись.

Распечатанная и подписанная затратная на перемещение передается Заместителю заведующего секцией для транспортировки продукта в специально отведенное место на дебаркадере для хранения приготовленного на возврат продукта. Заместитель заведующего секцией, согласно списку продукта в затратной, собирает и транспортирует его в специально отведенное место на дебаркадере для хранения приготовленного на возврат продукта.

При передаче продукта, подлежащего возврату Поставщику, на дебаркадер Заместитель заведующего заполняет надлежащие графы «журнала учета возвратов Поставщику». Продукт передается Менеджеру по дебаркадеру совместно с подписанной Заведующим секцией затратной на перемещение продукта из склада «Склад возврата» на склад «Магазин».

Ответственность за сохранность продукта до передачи его на дебаркадер несет Заведующий секцией.

Возврат Поставщику

Менеджер по дебаркадеру расписывается в «Журнале учета возвратов Поставщику» и воспринимает продукт на дебаркадер, сверяя его с затратной на перемещение. До воплощения возврата Поставщику, продукт хранится на дебаркадере в специально отведенном, труднодоступном для сторонних лиц, месте, с неотклонимым наличием соответственных затратных на перемещение, подписанных Заведующим секцией.

Раз в день в реестре заказов Менеджер по дебаркадеру отмечает номера затратных на перемещение с виртуального склада возврата, приготовленных на возврат, при всем этом данные о приготовленных возвратах Менеджер по дебаркадеру берет из «Журнала учета возвратов Поставщику».

По прибытию поставщика Менеджер по приему продукта определяет наличие возврата данному Поставщику по реестру заказов.

Если для Поставщика имеется приготовленный возврат, то Менеджер по приему продукта до начала приема продукта согласовывает воплощение возврата с Представителем Поставщика.

В случае отказа Поставщика забирать согласованный возврат, в зону приемки вызывается соответственный Заведующий секцией для принятия решения о приеме продукта у данного Поставщика.

Если Заведующий секцией воспринимает решение о приеме продукта без воплощения возврата, то он должен внести запись в «журнал учета возвратов Поставщику», указывающую на причину переноса даты возврата, к примеру: «возврат, аннулирован из-за …. подпись». Продукт транспортируется в специально отведенное место хранения брака, затратной на перемещение присваивается статус «заблокирован». Вся процедура воплощения возврата проводится поновой.

При осуществлении возврата Менеджер по приему продукта передает Оператору базы данных затратную на перемещение. Оператор базы данных отбирает в Торговой системе полученную затратную по номеру документа, присваивает статус отобранному документу «отправлен» и при помощи функции «экспорт», сформировывает расходную затратную с операцией «возврат поставщику». В расходной затратной Оператор базы данных проставляет последующие данные:

  • операция «возврат поставщику»;
  • расход из места хранения «магазин»;
  • клиент «наименование поставщика»;
  • основания для товародвижения на каждую позицию.

Готовый документ «расходная накладная» в статусе «черновик» распечатывается в 3-х экземплярах с 2-мя счет-фактурами и передается Менеджеру по приему продукта для воплощения возврата.

Менеджер по приему продукта возвращает продукт, затратные на возврат подписываются Менеджером по приему продукта и Представителем Поставщика.

Возврат продукта Поставщику Менеджер по приему продукта производит исключительно в присутствии Сотрудника подразделения службы безопасности либо старшего смены. Перед каждой процедурой возврата, Менеджер по приему продукта оповещает об этом Старшего смены, который лично держит под контролем передачу продукта поставщику, или назначает для этого более приготовленного сотрудника. Сотрудник подразделения службы безопасности должен проверить соответствие фактического количества возвращаемого продукта количеству в расходной затратной, осуществив процедуры пересчета либо перевешивания продукта с ролью менеджера по приему продукта (менеджера по дебаркадеру), возвращающего продукт поставщику. При отсутствии ошибок, сотрудник охраны в расходной затратной, в правом нижнем углу последнего листа, в экземпляре, созданном для торговой организации, подтверждает факт проверки процедуры возврата надписью: «Возврат проверен», дальше показывает свою должность, фамилию и ставит подпись. При обнаружении ошибок – процедура возврата приостанавливается до устранения ошибок.

Данные из затратной Менеджер по приему продукта заносит в надлежащие графы «журнала учета возвратов Поставщику».

Подписанная затратная передается Старшему оператору (Бухгалтеру) торгового объекта, для дизайна в Торговой системе. Старший оператор инспектирует корректность дизайна затратной на возврат, присваивает ей статус «отпущен полностью» и снимает платежи с приходных затратных данного Поставщика. Старший оператор должен принимать затратную только с подписью Сотрудника службы безопасности.

Раз в неделю, Менеджер по дебаркадеру инспектирует «Журнал учета возвратов Поставщику» и берет разъяснение с Менеджера по приему продукта по пт журнальчика, у каких не заполнены графы о возврате продукта Поставщику.

Оформление затратных на возврат продукта Поставщику

Оформление затратной на перемещение

Менеджер по приему продукта передает Оператору базы данных затратную на перемещение. Оператор базы данных отбирает в Торговой системе полученную затратную по номеру документа. В затратной на перемещение, Оператор базы данных изменяет дату на «текущую», и присваивает статус отобранному документу «отправлен».

Оформление расходной затратной

При помощи функции «экспорт» Оператор базы данных сформировывает расходную затратную, с операцией «возврат поставщику». В расходной затратной Оператор базы данных проставляет последующие данные:

  • операция «возврат поставщику»;
  • расход из места хранения «магазин»;
  • клиент «наименование поставщика»;
  • основания для товародвижения на каждую позицию.

Если основание для товародвижения не проставляется автоматом, то Оператор базы данных должен проставить основание для товародвижения вручную. Все основания для товародвижения должны соответствовать приходам от Поставщика, которому осуществляется возврат.

Если позиция никогда не поставлялась Поставщиком, которому осуществляется возврат, то Оператор базы данных удаляет из расходной затратной данный артикул и докладывает его Заведующему секцией. Возврат данного артикула по данной расходной затратной не осуществляется.

Готовый документ «расходная накладная» в статусе «черновик» распечатывается в 3-х экземплярах, с 2-мя счет-фактурами и передается Менеджеру по приему продукта для воплощения возврата.

Менеджер по приему продукта возвращает продукт, затратные на возврат подписываются Менеджером по приему продукта и Представителем Поставщика.

Подписанная затратная передается Оператору базы данных. Оператор базы данных должен принимать затратную только с подписью Сотрудника подразделения службы безопасности. Оператор базы данных присваивает ей статус «отпущен со склада», и передает затратную Старшему оператору (Бухгалтеру) торгового объекта, для окончательного дизайна в Торговой системе. Старший оператор инспектирует корректность дизайна затратной на возврат, присваивает ей статус «отпущен полностью» и снимает платежи в центральной базе Торговой системы с приходных затратных данного Поставщика.

В заключение рассмотрения вопросов, затронутых в истинной статье, охото снова выделить, что доходность хоть какой торговой организации можно повысить как повышением товарооборота, так и понижением, либо по последней мере, минимизацией утрат. Налаженная унифицированная и верно регламентированная система учета товародвижения, контролируемая при всем этом на всех его стадиях, дозволит понизить убытки торгового предприятия в разы!

[1] В редакции ФЗ № 381-ФЗ от 28 Декабря 2009 г. «Об основах муниципального регулирования торговой деятельности в Русской Федерации», торговая сеть — совокупа 2-ух и поболее торговых объектов, которые находятся под общим управлением, либо совокупа 2-ух и поболее торговых объектов, которые употребляются под единым коммерческим обозначением либо другим средством индивидуализации.

[2] В редакции ФЗ № 381-ФЗ от 28 Декабря 2009 г. «Об основах муниципального регулирования торговой деятельности в Русской Федерации», — торговый объект — здание либо часть строения, строение либо часть строения, сооружение либо часть сооружения, специально снаряженные оборудованием, предназначенным и применяемым для выкладки, демонстрации продуктов, обслуживания покупателей и проведения валютных расчетов с покупателями при продаже продуктов.