Время является ценностью особенного рода. Его нельзя копить и беречь, оно течет беспрерывно и раз в секунду ускользает от нас. Неиспользованное время уходит невозвратно. Чтоб успевать делать больше дел за наименьшее время, жить увлекательнее, также испытывать ублажение от жизни, требуются всего два свойства: организованность и самодисциплина. Вот некие правила, которые посодействуют для вас развить эти способности.
«Если хочешь, чтоб у тебя было не достаточно времени, ничего не делай» — такой шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особенного рода. Его нельзя копить и беречь, оно течет беспрерывно и раз в секунду ускользает от нас. Неиспользованное время уходит невозвратно.

К примеру, работа в почти всех учреждениях нередко начинается только после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные дискуссии. Заседания и совещания часто начинаются и завершаются с опозданием. Таковы некие реалии организации труда в почти всех фирмах. Но можно организовать и использовать свое время более отлично, необходимо только стараться избегать довольно обычных ошибок в организации личного труда.

1. Перенос принятия решения на завтрашний день. Это часто встречающаяся ошибка. Главные предпосылки таковой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Делему нужно по способности решать сходу, не откладывая ее на позже. Самое тяжелое тут — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотложным решением. Обычно, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в этом случае, когда стоящие перед ними задачки, трудности либо цели туманны, если у их нет четкого понятия о том, чего же они желают достигнуть. Практически всегда в таковой ситуации помогает:

  • письменная формулировка ближайших задач, определение сущности задачи. Письменное изложение помогает сконструировать свои мысли и поболее ясно узреть делему;
  • построение «дерева целей».

2. Выполнение работы не до конца. Исходя из убеждений результативности труда и охраны своей нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких заморочек, чем сразу начинать огромное количество дел, которые все равно не получится довести до конца. К тому же нерешенные трудности томным грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство ублажения и духовной свободы.

3. Рвение сделать все сходу. Пробы сразу решать несколько заморочек — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться только то, что конкретно относится к рассматриваемому вопросу. Если имеете дело с трудной, многогранной неувязкой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна повсевременно находиться на столе управляющего на самом видном месте. Это дозволит сконцентрировать свои усилия на решении головного вопроса.

4. Желание сделать все самой. Очень нередко руководители растрачивают время и силы на выполнение той работы, которую они полностью могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого безизбежно затягивается решение препядствия, которая просит компетентности и роли самого управляющего. Задачка управляющего состоит не в том, чтоб загрузить себя работой, а в том, чтоб планировать, организовывать, координировать, направлять и держать под контролем работу других, обеспечить на этой базе решение основных задач.

5. Неумение верно разграничить функции меж подчиненными. Отсутствие точного разграничения задач, ответственности и служебных функций, кавардак в системе управления негативно сказываются на работе организации. В итоге не только лишь затрудняется решение многих заморочек, да и появляется ненадобное личное соперничество. Самым действенным средством борьбы с дублированием функций является наличие точных и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие аннотации должны совершенно точно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.

6. Желание в случае беды переложить вину на подчиненных. Ценная энергия управляющего в данном случае направляется в прошедшее, хотя поправить уже фактически ничего нельзя. Куда полезнее заместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что нужно сделать немедленно. Задачка управляющего — установить конкретные предпосылки беды, а не находить виноватого.

7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, может быть, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что действенная организация собственного личного времени в принципе невозможна, потому что управляющий зависит не от себя, а от других людей и событий. Основная же задачка — не управление фактически временем, а управление собой. Планируются не деяния и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям нужно не только лишь пробовать быть более организованными и лучше распределять время, да и следует начать заного мыслить о времени.

Правила личной организованности и самодисциплины

Чтоб успевать делать больше дел за наименьшее время, жить увлекательнее, также испытывать ублажение от жизни, требуются всего два свойства: организованность и самодисциплина. Вот некие правила, которые посодействуют для вас развить эти способности.

1. Точно обусловьте свою цель. Часто руководители попусту растрачивают время и энергию из-за того, что ясно не представляют для себя, что все-таки они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Нужно найти с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже потому можно достигнуть его еще резвее. Это — решающее условие.

2. Составьте план заслуги цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает верно знать, когда произойдут те либо другие действия. В конце рабочего денька составьте перечень дел на будущий денек. Сделайте таковой перечень и для дома. Он высвобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься более необходимыми делами.

3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания значимости самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № Один и не отступайте от него, пока не закончите. Потом так же поступите с делом № 2, дальше с делом № Три и т.д. (естественно, идет речь о делах, которые полностью зависят только от вас). Не переживайте, если к концу денька вы разделаетесь только с одним либо 2-мя делами, завтра вы опять сосредоточитесь на самом главном.

4. Придумывайте для себя стимулы. Мы лучше делаем то, что нам охото делать. Такие дела мы, обычно, выдвигаем вперед тех, которые нам нужно сделать. Отсюда задачка — перевоплотить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится практически автоматом.

5. Установите твердые сроки. Один из методов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания жесткий срок. Но тут есть два момента: а) сроки должны быть реальными. По другому для вас не получится выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непоколебимы к для себя, как могли быть непоколебимы к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному деньку.

6. Научитесь быть решительной. Не откладывайте дело со денька на денек. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не тратьте время зря на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь далее.

7. Научитесь гласить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по собственной воле. Часть вашей программки самодисциплины и экономии времени конкретно и должна состоять из того, чтоб отделять второстепенное от головного.

8. Приобретите привычку воспользоваться записной книгой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, калоритные мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно располагать заметки на письменном столе, у зеркала, за авто козырьком от солнца и т.п. Они посодействуют для вас всегда быть наготове относительно всяких маленьких дел, о которых можно запамятовать. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание заморочек. Нужно что-то решить? Накидайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются различные вероятные решения.

9. Ликвидируйте обидные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые наилучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы сможете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав осознать, что вы в цейтноте.

10. Обучайтесь слушать. Вы избежите суровых ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно по сути назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Потому, до того как что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то остается неясным, сразу выясните.

11. Откажитесь от шаблона. Хоть какое дело можно улучшить. Выполняя работу одним спецефическим образом, руководители тотчас считают, что это-то и есть самый наилучший из вероятных методов. Меж тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только мало поразмыслить. Можно передать другим часть простых функций, не требующих особенной квалификации. Можно пользоваться какой-нибудь оргтехникой, чтоб сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие сберегают время.

12. Не упускайте из вида мелочи. Реально избежать маленьких, но растрачивающих время задержек, стремясь по способности предупреждать пришествие неожиданных маленьких кризисов. Это значит, что нужно всегда иметь под рукою достаточный припас предметов, более нередко употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали либо канцелярские принадлежности, маленькие предметы туалета либо даже валютная мелочь. Если нужно, приобретите 2-ые ключи, очки, перчатки, зонтик. Решайте с вечера, что наденете с утра.

13. Приступайте к делу сразу. До того как приступить к работе, можно привести в порядок собственный стол, починить все карандаши, вдумчиво посмотреть в окно, испить чашечку кофе и т.п., а позже опешиться — куда девалось время? Раз вы понимаете, что нужно делать, беритесь за дело сразу. Никто, не считая вас самих, не сумеет посодействовать для вас избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за их сразу!

14. Используйте время вполне. Всегда есть возможность незначительно прирастить свое производительное время, полнее используя его. Это означает, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование собственного денька, обдумывание грядущих задач, просматривание записок, которые понадобятся в предстоящей работе.

15. Меняйте занятия. Наше тело никогда не утомляется все сходу. Заурядно устают только отдельные группы мускул. Меняя занятия, вы можете побороть чувство вялости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя либо при выполнении которой нужно двигаться. Вы весь денек на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только лишь увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованной в работе.

16. Начинайте ранее. Начиная денек всего на 15-20 мин ранее того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему деньку.

17. Раз в день контролируйте выполнение намеченных дел. Поначалу подытожте тому, что изготовлено за денек, а потом составьте перечень дел на очередной денек.

18. Воспитывайте почтение к собственному времени. Приобретите привычку на уровне мыслей давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете заного относиться к нему. Таковой подход поможет для вас судить о том, стоит конкретно для вас заниматься не очень необходимыми делами, которые, может быть, возникают в ваше рабочее время. Существует много методов делать больше в имеющееся у вас время.

Свeтлaна Никoлaeвна Макapoва — кандидат экономических наук, доцент Пензeнcкого госудapcтвенного института аpxитектуры и стpoительства, эксперт центра дистанционного образования «Элитариум»