В хоть какой организации создается огромное количество документов. Денек заднем они копятся, горы бумаг растут, одни работники сменяют других, ите, всвою очередь, делают новые документы. Вкакой-то момент находится: чтоб отыскать в один момент понадобившийся приказ 3-х летней давности, может потребоваться весь денек. «Эх, хоть бы кто-либо организовал тут все как следует»,– посещает голову светлая идея. Не плохая новость– все уже выдумано донас! Упорядочить текущее делопроизводство поможет номенклатура дел.
Дело– это документ либо совокупа документов, относящихся кодному вопросу либо участку деятельности, помещенных вотдельную обложку.
Номенклатура дел– это систематизированный список заголовков дел, создаваемых ворганизации, суказанием сроков их хранения.
Такие определения дает введенный вдействие с1 марта Две тыщи четырнадцать года «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство иархивное дело. Определения иопределения».
Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (денежные, хозяйственные, кадровые идругие). Это функциональный документ, который нужен, чтоб:
- учитывать все дела, которые заводят ворганизации (это поможет обеспечить их резвый поиск исохранность);
- сгруппировать определенные виды документов (к примеру, приказы поосновной деятельности, приказы поличному составу ит.д.);
- обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов вделах ит.д.);
- установить нужные сроки хранения документов.
Не считая того, ее употребляют вкачестве основного документа приотборе дел длясдачи их вархив либо, напротив, дляуничтожения дел систекшими сроками хранения.
Составление номенклатуры дел предвидено «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от6 Февраля 2002). Составление номенклатуры дел непременно, если организация включена всписки источников комплектования муниципальных имуниципальных архивов архивными документами (ч.2 ст.20 Федерального закона от22 Октября 2004 №125-ФЗ «Об архивном деле вРоссийской Федерации»). Впервую очередь это касается городских игосударственных учреждений. Внекоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть вэтот перечень (к примеру, нотариальные конторы). Ноивсем остальным составлять номенклатуру дел нужно, чтоб классифицировать делопроизводство иисполнить требования ч.1 ст.17 Закона №125-ФЗ, вкоторой говорится, что организации играждане, специализирующиеся предпринимательской деятельностью безобразования юридического лица, должны обеспечивать сохранность архивных документов. Ктаким документам относятся, вчастности, документы поличному составу, которые создаются влюбой организации.
Номенклатура дел организации напредстоящий календарный год составляется впоследнем квартале текущего года. Тоесть на данный момент, вдекабре, самое время составить иутвердить номенклатуру дел на2015 год.
В номенклатуру дел необходимо включать все дела, заводимые ворганизации, не считая печатных изданий (втом числе заявления работников, справки сместа работы, журнальчики икниги учета, переписку меж структурными подразделениями исо посторонними организациями, к примеру, спенсионным фондом, военкоматом ит.д.). Дела идокументы ограниченного доступа сгрифом «ДСП»– дляслужебного использования (содержащие коммерческую либо банковскую тайну, другие документы сконфиденциальной информацией)– также следует включать вноменклатуру дел.
Не забудьте включить вноменклатуру дела, заводимые вфилиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению вноменклатуру заглавия дел временно действующих комитетов, комиссий, атакже презентабельных органов работников. Ноесли, скажем, профсоюз– это самостоятельное юридическое лицо, тоон сам сформировывает свою номенклатуру дел иведет архив. Не считая того, вноменклатуру дел организации включают заглавия незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.
Большая часть документов хранится ворганизациях ив картонном, ив электрическом виде. Некие документы делают иведут только вэлектронном виде, нераспечатывая бумажную форму. Если невключить их вноменклатуру дел, тоона будет давать неполную информацию одеятельности организации. Потому вконце каждого раздела номенклатуры необходимо перечислить, какие дела ведутся вэлектронном виде. Единицей измерения вданном случае может быть файл ивсе нужные дляего поиска иидентификации реквизиты. Внекоторых организациях электрические документы фиксируют ввиде последнего раздела номенклатуры либо сформировывают отдельную номенклатуру только дляних.
Ответственность заразработку номенклатуры дел вкрупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия ит.д.), внебольших организациях– делопроизводитель, секретарь либо другое, назначенное управляющим, лицо. Вкоммерческих организациях усекретаря часто недостает квалификации, иобязанность посоставлению номенклатуры ложится наплечи кадровой службы, ведь конкретно тут создается большая часть документов долгого хранения. Сведения, нужные длясоставления номенклатуры, должны предоставить все структурные подразделения организации, потому целенаправлено начать ее разработку сиздания соответственного приказа, вкотором обозначено, вкакой срок должна быть предоставлена информация озаводимых вподразделениях делах ивидах документов.
Может быть, длясферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами иведомствами разработаны типовые ипримерные номенклатуры дел, ведомственные списки документов суказанием сроков хранения. Непременно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры неотклонимы дляисполнения (тоесть нужно соблюдать обозначенный вних состав дел, единую индексацию исроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит только ориентиром длясоставления личного документа организации. К примеру, длянотариусов разработана «Примерная номенклатура дел гос нотариальной конторы инотариуса, занимающегося личной практикой» (утв.решением Правления ФНП от12 Ноября 2012, приказом Минюста Рф от19 Декабря 2013 №229); длямировых судей– «Примерная номенклатура дел идокументов, образующихся вдеятельности глобальных судей» (утв.Судебным департаментом приВерховном СудеРФ 9 Июня 2011) ит.д. Большие компании, к примеру холдинги, также могут разрабатывать длясвоих филиалов, дочерних компаний ипредставительств типовые либо примерные номенклатуры, чтоб обеспечить единообразие собственной документации.
Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел без помощи других. Вэтом посодействуют такие нормативные акты, как:
- «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от6 Февраля 2002);
- раздел 5 Постановления правительстваРФ от15 Июня 2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства вфедеральных органах исполнительной власти»;
- пункт 3.5.1 «Методических советов поразработке инструкций поделопроизводству вфедеральных органах исполнительной власти» (утв.Приказом Росархива от23 Декабря 2009 №76);
- «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся впроцессе деятельности муниципальных органов, органов местного самоуправления иорганизаций, суказанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры Рф от25 Августа 2010 №558;
- «Перечень типовых архивных документов, образующихся внаучно-технической ипроизводственной деятельности организаций, суказанием сроков хранения», утв. приказом МинкультурыРФ 28 Апреля 2011 №412. Он содержит виды документов, применяемые встроительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной инекоторых других видах деятельности.
Также нужно пристально изучить Утомившись, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, Положения оструктурных подразделениях, правила, аннотации, эталоны, описи дел ит.п.– вних обычно содержатся ссылки наприменяемые ворганизации документы.
Поначалу готовят номенклатуры дел структурных подразделений иуже наих базе составляют сводную номенклатуру дел организации. Внекоторых случаях употребляют многофункциональный, ане структурный принцип, тоесть наименованиями разделов номенклатуры служат неподразделения, афункции (допустим, планирование, финансирование, создание, учет кадров ит.д.). Мы разглядим более всераспространенный вариант.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится вприложении Восемь к«Основным Правилам работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от6 Февраля 2002). Она оформляется наобщем бланке организации (правила дизайна общего бланка установлены «ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов» (принят ивведен вдействие Постановлением ГосстандартаРФ от3 Марта 2003 №65-ст).
Основная часть номенклатуры представлена втабличной форме, содержащей 5 граф:
- индексы дел;
- заглавия дел (томов, частей);
- количество дел (томов, частей);
- сроки хранения дел (томов, частей) иномера статей поперечню;
- примечание.
Индекс дела состоит изцифрового обозначения структурного подразделения ипорядкового номера заголовка дела пономенклатуре впределах структурного подразделения. К примеру, 04-05, где 04– обозначение отдела кадров, а05– порядковый номер дела пономенклатуре. Он может состоять неиз 2-ух, аиз 3-х пар цифр. К примеру, 03-02-07, где 03– обозначение финансово-экономического департамента, 02– обозначение входящей вего состав бухгалтерии, а07– порядковый номер дела пономенклатуре. Заместо цифровой индексации внекоторых организациях может быть принята буквенная либо смешанная (из сочетания букв ицифр). Чтоб присоставлении номенклатуры дел будущего года можно было сохранить те же индексы, что ив этом году, вкаждом разделе оставляют несколько свободных строк длязаведения ранее непредусмотренных дел (обычно, неболее5–7).
Во 2-ой графе номенклатуры указывают заглавия дел. Их располагают постепени значимости документов, составляющих дела. Поначалу располагают заглавия дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают сдокументов вышестоящей организации, потом идут документы управляющего организации, после них– документы, изданные вструктурном подразделении). Дальше перечисляют остальные правила, положения, аннотации, разработанные всамой организации либо присланные длясведения. Потом перечисляют заглавия дел спланами иотчетами (поначалу годичные, потом квартальные, после– месячные). Проекты распорядительных документов, конфигурации кпланам, основания кприказам помещаются вноменклатуре дел вослед засоответствующими основными документами. Заглавия однотипных дел (к примеру, дел сличными карточками работников) вносятся вноменклатуру дел валфавитном порядке.
В кадровой службе заоснову можно взять такую последовательность расположения заголовков дел вноменклатуре:
- штатное расписание иизменения внем (обычно вкадровой службе хранятся копии, аоригиналы находятся вслужбе документационного обеспечения управления совместно сприказами поосновной деятельности);
- локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка идругие);
- приказы (по основной деятельности ипо личному составу);
- документы, являющиеся основаниями кизданию приказов (справки, заявления, пояснительные идокладные записки, акты ит.п.);
- трудовые договоры (также конфигурации кним, соглашения орасторжении трудовых договоров);
- учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журнальчики регистрации приказов, договоров ит.п.);
- индивидуальные документы работников (трудовые книги, копии паспортов идругих личных документов, справки обустановлении инвалидности ит.п.);
- планы иотчеты кадровой службы;
- переписка со посторонними организациями (своенкоматом, пенсионным фондом ит.п.);
- документы временных комиссий, комитетов, рабочих групп ит.п.
К составлению заголовков дел есть определенные требования (п.3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от6 Февраля 2002)). Заголовок дела должен верно ив обобщенной форме отражать основное содержание исостав документов дела. Не допускается употребление взаголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» ит. д.). Заголовок дела составляют изсочетания последующих частей:
- заглавие вида документа (приказы, положения, протоколы ит.д.) либо, если всостав дела входят различные виды документов, наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
- создатель документа (заглавие организации либо структурного подразделения);
- корреспондент либо адресат (заглавие организации, которой будут адресованы либо откоторой будут получены документы);
- короткое содержание документов дела (сущность документа, к примеру «повопросам аттестации рабочих»);
- заглавие местности (местности), скоторой связано содержание документов дела;
- даты (период), ккоторым относятся документы дела;
- отметка отом, что дело сформировано изкопий документов, ане оригиналов.
К примеру, «Переписка своенным комиссариатом Промышленного района г.Орел», «Документы опрофессиональной подготовке иповышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программки, служебные записки, копии приказов идр.)».
Каждое дело недолжно превосходить Двести 50 листов либо иметь толщину более 3–4см. Потому прибольшом объеме документов, относящихся кодному делу, допускается формирование томов, частей. Если подразумевается, что дело будет состоять изнескольких томов либо частей, тосоставляется общий заголовок дела, азатем, принеобходимости, составляются заглавия каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: к примеру, «Приказы обувольнении работников. Т.1.1 Января 2015– 30 Июня 2015».
3-я графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется впоследнюю очередь, уже поокончании календарного года, пофактически заведенным делам. Если какое-то дело небыло заведено втечение года, товграфе «Примечание» делается запись «не формировалось».
В четвертой графе наосновании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся впроцессе деятельности муниципальных органов, органов местного самоуправления иорганизаций, суказанием сроков хранения» (утв.приказом Минкультуры Рф от25 Августа 2010 №558) указывают сроки хранения дел иномера статей поперечню. Данный список является главным нормативным документом приопределении сроков хранения. Управляться им должны нетолько муниципальные, но икоммерческие организации (решение Верховного Арбитражного СудаРФ от21 Февраля 2012 №14589/11).
Если вПеречне нет нужного документа, тосрок хранения определяют по«Перечню типовых архивных документов, образующихся внаучно-технической ипроизводственной деятельности организаций, суказанием сроков хранения» (утв.приказом МинкультурыРФ 28 Апреля 2011 №412). Ведомственные списки используются дляустановления сроков хранения специфичных дляконкретной отрасли документов. Если дляданного вида деятельности разработана типовая либо примерная номенклатура, тосроки переносятся изнее. Без помощи других определять срок хранения документов организация невправе. Если нужный вид документа вперечнях ненайден, тосрок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она неявляется источником формирования госархива) либо экспертной комиссией Росархива (вэтом случае вграфе «срок хранения» указывается номер идата протокола заседания той либо другой комиссии).
Исчисление сроков хранения документов делается с1 января года, последующего загодом окончания их делопроизводством. К примеру, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством Две тыщи четырнадцать года, начинается с1 января Две тыщи пятнадцать года.
При установлении сроков направьте внимание, что некие статьи перечней разбиты напункты, имеющие различные сроки хранения. Кпримеру, личные дела управляющих должны храниться повсевременно (пункт «а» ст.656), аличные дела работников– втечение 70 5 лет (пункт «б» ст.656).
В Списке содержатся идругие особые отметки, которые относятся ксрокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) значит, что некие изэтих видов документов могут иметь научно-историческое значение ипо результатам экспертизы ценности могут быть переданы напостоянное хранение вгосударственный архив. Эти отметки также необходимо переносить вноменклатуру дел. Кдокументам спометкой «ЭПК» относятся, к примеру, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы оприеме иувольнении ит.д. Кдокументам, присланным издругих организаций (распорядительным, нормативным, методическим) вноменклатуре проставляются отметки «До подмены новыми» либо «До минования надобности» (вэтом случае срок хранения определяет сама организация). Копии приказов управляющего поосновной деятельности, присланные вструктурное подразделение, также врубаются вноменклатуру дел спометкой «ДМН» (до минования надобности).
Обычно, водно дело помещают документы, имеющие однообразный срок хранения. К примеру, недопускается помещать водно дело приказы оботпуске безсохранения зарплаты иоб следующем отпуске, ведь 1-ые хранятся 70 5 лет, авторые только 5 лет. Если дело сформировано издокументов сразным сроком хранения либо поодной теме, но различных видов, товремя хранения дела устанавливается подокументам, имеющим более долгий срок хранения. К примеру, сотворено дело «Документы поустановлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». Внего входят:
- графики проведения аттестации– срок хранения Один год;
- протоколы заседаний ипостановления аттестационной комиссии– срок хранения Пятнадцать лет;
- заявления онесогласии спостановлениями аттестационной комиссии– срок хранения 5лет;
- ведомости проведения аттестации– срок хранения 5 лет.
Срок хранения этого дела определяем поболее долговременному сроку, вданном случае дело должно храниться 15лет.
Сроки хранения документов вэлектронном виде такие же, как идля документов набумажном носителе, вграфе 5 «Примечание» необходимо поставить отметку «в электрическом виде».
Вообщем, впятой графе «Примечание» указывают наименования перечней документов, использованных приопределении сроков хранения дел (если применено более 1-го списка), ставят отметки опереходящих делах, овыделении дел куничтожению, обутрате либо изъятии дел идр.
Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его управляющий. Если вструктурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), тодокумент направляется ей длясогласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии иставится отметка осогласовании наноменклатуре). Потом документ подписывает управляющий архива либо лицо, ответственное заархив организации.
Эталон дизайна номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен вПриложении1.
Сводная номенклатура дел составляется наоснове номенклатур дел структурных подразделений поэтому же принципу. Форма этого документа приведена вприложении Семь «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от6 Февраля 2002). Разделами номенклатуры дел организации являются наименования ее структурных подразделений, которые располагают втом порядке, вкаком они утверждены всоответствии снормативными документами организации (к примеру, вштатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров ит.д. Всамом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они неявляются самостоятельными юридическими лицами).
Последовательность расположения заголовков дел должна быть схожей во всех разделах номенклатуры организации (к примеру, организационно-распорядительная документация, потом планы, отчеты ит.д.).
Порядок согласования сводной номенклатуры:
- первым ставит подпись управляющий службы делопроизводства либо лицо, ответственное задокументационное обеспечение управления;
- потом ее визирует управляющий архива либо лицо, ответственное заархив организации;
- после чего номенклатуру согласовывают сэкспертной комиссией (ЭК) ссоставлением протокола заседания экспертной комиссии;
- и, в конце концов, направляют насогласование сэкспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответственного архивного учреждения (это относится корганизациям, являющимся источниками комплектования муниципальных имуниципальных архивов, иделается нереже 1-го раза в5лет).
Согласованная номенклатура дел передается наутверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно 2-мя методами: спомощью грифа утверждения насамом документе либо издав соответственный приказ. Если номенклатура дел– явление дляорганизации неновое, то, естественно, удобнее использовать гриф утверждения. Втом случае, если она вводится в первый раз либо перетерпела значительные конфигурации, лучше утвердить ее спомощью приказа: таким макаром можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений иобязать их сформировывать дела всоответствии сновой номенклатурой. Эталон подобного приказа приведен вПриложении2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки изее соответственных разделов дляиспользования вработе.
Номенклатуру дел изготавливают внеобходимом количестве экземпляров. 1-ый экземпляр помещают вдело ихранят вслужбе документационного обеспечения управления; второй– употребляют вкачестве рабочего; третий– является учетным документом введомственном архиве (при его наличии); четвертый– остается после согласования вгосударственном архиве (вслучае необходимости согласования); другие экземпляры посылают вструктурные подразделения (ввиде выписок соответственных разделов).
В течение года все исполненные документы группируются вдела встрогом согласовании сутвержденной номенклатурой дел. Если втечение года появляется необходимость всоздании либо хранении непредусмотренных ранее документов, товноменклатуру заносят новейшую запись– заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если внего включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно бросить врезерве несколько свободных строк вкаждом разделе.
При смене работников дела, включенные вноменклатуру дел, передаются поакту. Уничтожать документы идела, включенные втекущую номенклатуру, нельзя. К примеру, нельзя разорвать заявление работника наувольнение даже втом случае, если он это заявление отозвал.
После окончания делопроизводственного года кноменклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи окатегориях иколичестве заведенных вних дел ипередаются вслужбу документационного обеспечения управления. Та, всвою очередь, составляет итоговую запись ксводной номенклатуре дел ипередает эти сведения вархив (взависимости откатегории организации– введомственный архив либо вархив организации). Итоговые записи делаются поформе, приведенной вприложении7 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от6 Февраля 2002). Эталон схожей записи приведен вПриложении 3.
В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненадобные, редактируются наименования заголовков дел ит.п. Заглавия дел повопросам, неразрешенным втечение 1-го года, являются переходящими ивносятся вноменклатуру дел будущего года стем же индексом (вграфе «примечание» ставится отметка «переходящее»). Потом номенклатура ввиде нового документа опять утверждается управляющим организации ивводится вдействие с1 января последующего календарного года. Если вкомпании произошли значительные организационные конфигурации, номенклатура разрабатывается поновой.
Невзирая нанекоторые трудности привнедрении ворганизации понятия «номенклатура дел», как она становится понятной ипривычной, делопроизводство становится более осмысленным исистематизированным, проще решаются вопросы поиска исохранности нужных документов, обеспечивается преемственность передачи инфы отодних работников кдругим, что заносит собственный вклад вподдержание информационной безопасности организации.
Приложение 1
Эталон дизайна номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)
Приложение 2
Эталон приказа обутверждении номенклатуры дел
Приложение 3
Эталон дизайна итоговой записи номенклатуры дел
Мария Лапина— экспертжурнала «Кадровик»