Оформление и наполнение путного листа — процесс сложный. Он обычно вызывает огромное количество вопросов у бухгалтеров. Разглядим последние объяснения Минфина по тому, как верно заполнять путные листы и исключить ошибки в их.
Форму путного листа можно создать без помощи других
Начиная с Один января Две тыщи тринадцать года компании без помощи других разрабатывают формы первичных учетных документов (ч. Четыре ст. Девять Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете», дальше — Закон № 402-ФЗ). Это относится и к путному листу. Наполнение путного листа:

При всем этом принципиально держать в голове, что документ должен содержать все неотклонимые реквизиты, утвержденные приказом Минтранса Рф от 18.09.08 № 100 50 два «Об утверждении неотклонимых реквизитов и порядка наполнения путных листов».
При всем этом финансисты не дают точного ответа на вопрос о том, вправе ли организация использовать путные листы по без помощи других разработанным формам, если она употребляет транспорт на внутренней местности. Так, на личный запрос налогоплательщика, о необходимости использования унифицированной формы путного листа финансовое ведомство ответило очень уклончиво (письмо Минфина Рф от 06.03.13 № 03-03-06/1/6700):
В согласовании с Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете» с Один января Две тыщи тринадцать г. формы первичных учетных документов, находящиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются неотклонимыми к применению. Совместно с тем неотклонимыми к применению продолжают оставаться формы документов, применяемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в согласовании и на основании других федеральных законов (к примеру, кассовые документы)».
Когда суды признают расходы на ГСМ обоснованными и без путного листа

Часто на практике суды соглашаются, что для документального доказательства издержек на ГСМ путной лист не нужен. Но только в этом случае, если организация, отражающая в учете расходы на ГСМ, не является автотранспортной. Такие выводы, а именно, содержит постановление ФАС Столичного окрестность от 25.10.12 № А40-13623/12-75-66 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 21.02.13 № ВАС-1181/13).
Не считая того, принципиально, чтоб такие издержки были доказаны другими документами (чеками ККТ на приобретение горючего)
На какой срок можно оформить путной лист
В то время, когда компании должны были использовать форму путного листа, утвержденную постановлением № 78, они могли оформлять этот документ лишь на один денек либо смену. Таковой порядок был предусмотрен пт Два Указаний по применению и наполнению форм, приведенных в приложении к постановлению № 78.
При всем этом Минфин Рф в письме от 30.11.12 № 03-03-07/51 сделал вывод, что первичные документы налогоплательщик составляет таким макаром и с таковой регулярностью, чтоб на их основании можно было судить об обоснованности сделанных расходов. Ведомство выделило, что проф перевозчики оформление и наполнение путного листа должны производить раз в день.
А вот организации, не являющиеся автотранспортными, могут создать форму путного листа без помощи других и оформить его на некоторое количество дней, неделю либо хоть какой другой срок, не превосходящий 1-го месяца (п. 10 Порядка наполнения путного листа, утв. приказом Минтранса Рф от 18.09.08 № 100 50 два »Об утверждении неотклонимых реквизитов и порядка наполнения путных листов»).
На данный момент все компании могут разрабатывать форму путного листа сами. А означает, и без помощи других устанавливать срок, на который они оформляют этот документ. Соответственно оформление и наполнение путного листа осуществляется в порядке и сроки, которые установит управляющий огранизации.
Маршрут следования автомобиля непременно нужно показать в путном листе
Минфин Рф не раз отмечал, что при заполнении путного листа водителю нужно отразить весь маршрут движения по всем пт следования автомобиля.
Дело в том, что цель составления путного листа — доказательство обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путном листе инфы о определенном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Обозначенные объяснения финансовое ведомство давало в отношении без помощи других разработанных форм путных листов в тот период, когда автотранспортные компании должны были использовать унифицированные формы. Напомним, что на обратной стороне этого документа организация отражала информацию о маршруте следования автомобиля: место отправления и предназначения, время выезда и возвращения, количество пройденных км.
Резоны чиновников справедливы и в текущее время, так как на данный момент все компании могут утвердить свою форму путного листа (эталон смотрите выше).
Путной лист нужен и в этом случае, если сотрудник употребляет личное авто
Часто работники употребляют личный транспорт в служебных целях, а компания выплачивает им компенсацию (ст. 100 восемьдесят восемь ТК РФ). Для этого сотрудник должен подтвердить право принадлежности на автомобиль, также величину расходов, понесенных в связи с его внедрением.
А именно, в письме от 27.06.13 № 03-04-05/24421 Минфин Рф отметил последующее: только при наличии путного листа выплаченная за внедрение личного транспорта компенсация освобождается от НДФЛ (п. Три ст. Двести семнадцать НК РФ).
Учесть при расчете налога на прибыль такую компенсацию можно также только в этом случае, если сотрудник надлежаще оформил путной лист. На это прямо указал Минфин Рф в письме от 23.09.13 № 03-03-06/1/39406. При отсутствии путного листа инспекторы, скорее всего, исключат сумму спорной компенсации из налоговых расходов компании. Другими словами в данной ситуации наполнение путного листа нужно.
Если путного листа нет, придется задерживать НДФЛ
Минфин Рф напомнил, что если работник компании употребляет служебный автомобиль без путных листов и других подтверждающих документов, то у такового физлица появляется финансовая выгода (ст. 40 один НК РФ).
Как следует, из зарплаты и другого дохода водителя компании-работодателю в качестве налогового агента придется удержать НДФЛ (письмо Минфина Рф от 11.06.14 № 03-04-05/28243). Либо сказать сотруднику и инспекторам о невозможности такового удержания (п. 5 ст. Двести 20 6 НК РФ).
Редакция журнальчика "Русский налоговый курьер"