Зависимо от метода замещения временно отсутствующего управляющего подпись его дублера на документе будет разной (пишется замещаемая должность либо «родная»). Мы объясняем, чем отличаются штатное заместительство, временный перевод и совмещение должностей, также каким составом документов это оформляется (тогда вы можете осознать разницу и обосновать всем заинтересованным лицам тот факт, что документ подписан уполномоченным дублером). Поясняем и особенности временного выполнения обязательств уволенного управляющего.
Не считая того, вы разберетесь с приставками «и.о.», «вр.и.о.», «за» и косой чертой перед должностью, на каких документах можно поставить факсимиле. Поймете, как внести исправления в сведения о подписанте, если перепечатать проект документа перед подписанием нереально (как хорошо зачеркивать и удостоверять это).

Таковой обычный реквизит

В обыкновенном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совсем ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 очень ординарны. Лицо, которое имеет возможности подписывать данный документ:

  • поначалу показывает свою должность (от границы левого поля),
  • ставит личный росчерк,
  • потом – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.

Если подписывается документ, сделанный на бланке организации, то должность в подписи указывается коротко (без повторения в ней наименования организации, которое уже бытует вверху на бланке) – см. Пример1. Если же подписывается другим методом сделанный документ, то в должности нужно указать наименование организации – см. Пример2.

Пример 1

Оформление подписи на бланке организации

Оформление подписи не на бланке организации

А если подписант временно отсутствует?

Вот что молвят методические документы относительно нашей темы – подписания документов в отсутствие должностного лица:

Кусок документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические советы по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

При отсутствии должностного лица, фамилия которого написана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности управляющего, либо его заместителем, на которого в установленном порядке возложено управление подходящим направлением деятельности.

Кусок документа

Методические советы по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23 Декабря 2009 №76)

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» либо проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель управляющего, имеющий право подписывать документы за управляющего, либо другое должностное лицо, имеющее право подписи в согласовании с приказом о рассредотачивании обязательств, при всем этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Из 2-ух приведенных фрагментов можно сделать последующие выводы:

  • проект документа может подписать работник, на которого подабающим образом «переложены» возможности отсутствующего должностного лица;
  • даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего управляющего, подписывающий документ должен указать свои данные. Ничего не говорится о том, что в данном случае делать с проектом, но разумеется, что его придется переработать: ни зачеркивания, ни пустой реквизит с надписью от руки не украсят документ;
  • заметим, что запрет на проставление косой черты либо дописывания предлога «За» относится не только лишь к федеральным органам исполнительной власти, да и заходит во многие отраслевые аннотации по делопроизводству, к примеру, в высших учебных заведениях, в службе судебных приставов, в Федеральной миграционной службе и др.

Варианты дизайна замещения управляющего

Редчайший директор покинет вверенную ему компанию либо подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему возможности можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.

От метода передачи возможностей зависит метод дизайна подписи дублера. Потому необходимо осознавать, какие есть варианты и чем они отличаются.

При штатном замещении в трудовом договоре либо должностной аннотации работника прописано, что в отсутствие управляющего конкретно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматом: днем выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу перебегают в ведение штатного заместителя.

Для дизайна штатного замещения пт в трудовом договоре и / либо должностной аннотации недостаточно. Нужны приказ, также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех возможностей, которые передаются заместителю. К примеру, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы либо запретить принимать людей на работу. Все эти аспекты прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.

На время отсутствия управляющего может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в согласовании со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до Один года либо до того денька, когда выйдет отсутствующий управляющий, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Не считая соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.

Исходя из убеждений трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода конкретно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут появиться дополнительные трудности. Во-1-х, смена директора (пусть и краткосрочная) обычно находится в компетенции хозяев бизнеса (участников либо акционеров) или совета директоров. Во-2-х, сведения о смене управляющего нужно подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Потому целенаправлено все-же оформлять не временный перевод, а пользоваться другими вариациями.

Пожалуй, часто встречающийся на данный момент вариант дизайна замещения – это совмещение должностей в согласовании со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, вместе с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.

При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об выполнении обязанностей», что значительно воздействует на оформление реквизита «Подпись».

Юридическую силу документу присваивает подпись конкретно уполномоченного лица, а не хоть какого работника этой организации. Потому-то и принципиально хорошо уполномочить дублера. Это делается различными документами. Поясним предназначение каждого из их:

  • в трудовом договоре или ином письменном соглашении меж работником и работодателем
    отражается состав обязательств и прав сотрудника. Если он будет плохо их делать, то возникает основание для его ответственности за это. Нередко в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и возможности, а ссылаются на должностную аннотацию. Документы, регулирующие трудовые дела (меж работником и работодателем), будет нужно оформить для штатного замещения и временного перевода;
  • приказ:
  • оформляет делегирование определенных возможностей / обязательств определенному лицу на определенное время и на определенных критериях;
  • это внутренний документ, который извещает служащих родной организации о том, что произошла подмена.

Приказ нужен в неотклонимом порядке при любом методе передачи возможностей, в нем конкретизируется их состав. А вот условия оплаты за замещение лучше отражать в отдельном приказе, чтоб не будоражить воображение его читателей. Хотя и состав возможностей, если они передаются дублеру полностью без корректировок, можно не перечислять в приказе, а сделать ссылку на другой документ, где они есть, к примеру, на «Положение о генеральном директоре Общества»;

  • доверенность нужна для официального информирования посторониих для организации лиц о составе и сроке возможностей дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять компанию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность неотклонима! Без нее посторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.

    • При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде всевозможных случаев можно не дожидаться просьбы и сходу приложить, к примеру, доверенность (так нередко поступают при оформлении договоров).

    Непременно, из всех перечисленных методов замещения отсутствующего управляющего хорошим вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда в один момент попавший в поликлинику директор в течение нескольких дней на физическом уровне не мог назначить заместителя, потому что поначалу лежал на операционном столе, а потом в реанимации. Штатный заместитель в таких редчайших, но очень противных ситуациях врубается автоматом. И если для менеджеров среднего звена это не так животрепещуще, то «топам» лучше подстраховаться.

    Аспекты дизайна замещения – это зона ответственности отдела кадров. А для вас будет нужно:

    • узнать точно, какой метод замещения избран;
    • раздобыть копию приказа;
    • если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.

    Тогда вы можете:

    • осознать, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Хоть какой адекватномыслящий заместитель сам кропотливо смотрит за тем, чтоб не подписать ничего излишнего, да и он может «проглядеть» что-то принципиальное;
    • верно оформить его подпись на документе;
    • подтвердить его возможности для всех заинтересованных лиц.

    Потому что же оформить подпись?..

    Мы уже узнали, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Сейчас разглядим другие варианты.

    Буковкы «и.о.» либо «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в этом случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» либо соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:

    Пример 3

    Подпись исполняющего обязанности

    Подпись временно исполняющего обязанности

    Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего управляющего должна быть оформлена как в Примере5. Ведь в этом случае дублер остается на собственной должности, дополнительно принимая на себя обязанности управляющего – это временное совмещение.

    Пример 5

    Подпись дублера с «родной» должностью

    Но через пару лет (а то и ранее) может появиться казус: некий вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем иногда встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у каких в должностных обязательствах схожее не прописано. Чтоб резвее «найти концы», на принципиальных документах к наименьшему составу подписи можно добавлять разъяснение необычной личности подписанта (тогда сходу видно, кто кого подменяет и на основании чего):


    Пример 6

    Подпись с указанием основания подписания документа данным лицом на внутреннем документе

    В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют энтузиазма для посторониих лиц, довольно данных приказа. И напротив, если документ участвует во отношениях организации во наружной среде, обычно указывают в скобках только доверенность.

    Если замещение было осуществлено методом временного перевода, то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность изменяется), тогда подпись будет оформлена последующим образом:

    Пример 7

    Подпись при временном переводе на вышестоящую должность

    При штатном заместительстве возможности по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре либо должностной аннотации, поэтому они являются для дублера «родными». В подписи указывается его рядовая должность:

    Пример 8

    Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

    Пример 9

    Подпись штатного заместителя с «родной» должностью

    Направьте внимание: в Примерах1–9 должность указывается различная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.

    Видите ли, вариантов дизайна подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в их точное осознание метода замещения отсутствующего управляющего.

    …и гриф утверждения?

    Подобная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сумеет утвердить документ, только если наделен надлежащими возможностями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из вероятных случаев, вы сейчас понимаете. Вобщем, на практике, если документ, который необходимо утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Разъяснение обычное: если в дальнейшем пригодится использовать этот документ в качестве подтверждения в суде либо предоставлять его в контролирующие органы, сразу придется обосновывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Поэтому временные заместители говорят только вправду неотложные проекты документов.

    Можно ли использовать факсимиле?

    Казалось бы, простый выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе ассистента и доступен круглые сутки. Почему бы им не пользоваться?

    Если идет речь о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч либо почтенной грамоты, то да – факсимиле пользоваться можно. В отношении всех других, более принципиальных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые последствия, необходимо держать в голове о ст. 100 шестьдесят ГК РФ:

    Кусок документа

    Пункт Два статьи 100 шестьдесят «Письменная форма сделки» Штатского кодекса РФ

    Внедрение при совершении сделок факсимильного проигрывания подписи при помощи средств механического либо другого копирования, электрической подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, другими правовыми актами либо соглашением сторон.

    «Закон» таковой порядок все еще не «предусмотрел», поэтому необходимо специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши дела, и оформить это соглашение письменно. По другому никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не посодействуют. Только письменное соглашение – в виде лаконичного пт либо подробного описания в договоре (см. Примеры10и11) или в виде отдельного документа.

    В отношении внутренних документов необходимо заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (тут не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора либо уполномоченного должностного лица).

    Пример 10

    Кусок гражданско-правового контракта, дающий возможность использовать факсимиле

    Пример 11

    Кусок гражданско-правового контракта, дающий возможность использовать определенные факсимиле на определенных документах

    Если подписант указывается в тексте документа

    Будьте внимательны – есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, да и личность). Обычно это делают в преамбуле. Она есть, к примеру, в договорах и допсоглашениях к ним, принципиальных документах об выполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.

    Это означает, что дублер должен фигурировать не только лишь понизу документа (реквизит «Подпись»), да и вверху (в преамбуле, где и указывается основание возможностей подписанта):

    Пример 12

    Преамбула и подпись на договоре (если есть возможность поменять подписанта в проекте документа)

    Если контракт подписывал сам гендиректор, а в момент дизайна допсоглашения к нему он отсутствует, то этот последующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать подобные договоры.

    Когда нет способности перепечатать проект документа

    Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если приобретенный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора поправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и вчеркивать рядом новые?

    Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. сейчас действующие этого момента вообщем никак не проясняют).

    Кусок документа

    «Государственная система документационного обеспечения управления. Главные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23 Мая 1988 №33)

    Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. При всем этом непременно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами либо машинописным методом, к примеру: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» либо проставлением косой черты перед наименованием должности.

    Данное положение дублировалось и в Типовой аннотации по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Но в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 Июня 2009 №477) оно отсутствует. Тут говорилось о способности внести исправления «чернилами либо машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.

    Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих денежного нрава) делать допускается последующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа – см. «!» в Примере13, в этом случае приложение копии доверенности к договору непременно):

    Пример 13

    Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится заносить «в полевых условиях»)

    Если должность управляющего свободна

    Вероятна ситуация, когда управляющий уволился (либо его уволили), а постоянную подмену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?

    Мировоззрение

    Наталья Комова, эксперт журнальчика «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

    Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. Четыре ст. Шестьдесят девять Федерального закона от 26 Декабря 1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это может быть, если директор или отстранен от должности, или не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) или общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.

    Что следует делать в появившейся ситуации «безвластия»? Непременно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. Другими словами если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», убедиться, что в штатном расписании такая должность находится и делать его первым лицом в АО.

    Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пт.

    Как хорошо это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем паче профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Но существует понятие «исполнение обязательств временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 100 50 один ТК РФ). Главные для нас слова – «временно отсутствующий», другими словами это тот случай, когда определенный человек занимает должность управляющего, но он временно отсутствует на рабочем месте из-за отпуска, заболевания, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предугадал совмещение должностей (расширение зон обслуживания, повышение объема работ), временный перевод или заключение срочного контракта. Если же должность управляющего свободна, будут действовать другие правила.

    Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Не считая того, в п. Два Объяснений Одна тыща девятьсот шестьдесят 5 годауказано, что нельзя исполнять обязанности по свободной должности. Исключение – должность, предназначение на которую делается вышестоящим органом управления. И то в течение Два месяцев вопрос о предназначении на должность на неизменной базе должен быть решен. Данное исключение было животрепещуще в период СССР, когда на высочайшие должности назначали «свыше». На данный момент оно может быть применимо к экономным учреждениям. Если вышестоящий орган провозгласил на свободную должность временного исполняющего обязанности, то управляющий организации должен не позже месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его предназначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со денька получения документов должен сказать руководителю о собственном решении. Таким макаром, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе менее 2-ух месяцев: в конечном итоге он назначается на должность повсевременно или в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответственной работы либо отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, к примеру, по соглашению сторон.

    Если на свободную должность желают временно назначить заместителя директора (либо другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше Один года (ст. 72.2 ТК РФ). И не запамятовывайте уведомить налоговые органы о новеньком «временном» руководителе. Не позже чем через Один год должен быть решен вопрос о неизменном переводе бывшего заместителя на должность директора или об оборотном переводе его на прежнюю должность.

    Для предназначения человека «со стороны» будет нужно заключение срочного трудового контракта на должность управляющего. Снова повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, ну и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового контракта уже подразумевает временность таковой работы.

    Кожанова Евгения — спец по ДОУ и кадровому делопроизводству, эксперт журнала«Делопроизводство и документооборот на предприятии»

    Регистрация ИПи расчет цены регистрации на сайтеna46.ru