Выданные под отчет суммы сотрудник должен вовремя возвратить работодателю. Но что, если работник этого не сделал? Как отразить данный факт в бухгалтерском учете? Как оказывается, такие суммы можно даже списать по сроку исковой давности.
С Один января Две тыщи двенадцать года порядок расчетов с подотчетными лицами устанавливает пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка Рф на местности Русской Федерации (утв. Банком Рф Двенадцать октября Две тыщи одиннадцать г. № 373-П; дальше — Положение № 373-П). А конкретно, расходный ордер для выдачи наличных средств под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи управляющего о сумме средств и о сроке, на который они выдаются, подписи управляющего и даты. Заявление на имя управляющего работник составляет в случайной форме, но должен непосредственно охарактеризовывать предстоящие расходы.
Надпись управляющего содержит новейшую информацию для работника — о сроке, в который неизрасходованные средства подлежат возврату. А означает, работник должен подтвердить (в письменной форме), что это распоряжение до него доведено. К примеру, выполнив на заявлении собственноручную надпись: «Со сроком возврата остатка осведомлен и согласен (подпись, дата)». Полагаем, что без схожей обмолвки средства выдаче под отчет не подлежат.
Таким макаром, неистраченные средства работник должен возвратить в срок, обозначенный в заявлении. После этого на оформление авансового отчета ему отводится еще три рабочих денька.
Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему с работником осуществляются в срок, установленный управляющим. На практике таковой срок принимается схожим для всех авансовых отчетов. С одной стороны, он относится к правилам документооборота и закрепляется в учетной политике (п. Два и Четыре ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина Рф от 6 октября Две тыщи восемь г. № 106н). А с другой стороны – срок окончательного расчета затрагивает интересы подотчетного лица. Потому, во избежание разногласий, подотчетных лиц необходимо ознакомить и с этим организационным решением (под роспись).
Направьте внимание – для авансового отчета Положение № 373-П не закрепляет применение унифицированной формы № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата Рф от Один августа Две тыщи один г. № 55). Хотя в самой этой форме указан ее код по ОКУД (0302001), в действующий классификатор она не включена.
Появление дебиторской задолженности
Расчеты с дебиторами и кредиторами компания отражает в суммах, признаваемых ею правильными (п. 70 три Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Русской Федерации, утв. приказом Минфина Рф от 20 девять июля Одна тыща девятьсот девяносто восемь г. № 34н, дальше — ПВБУ). Это общепринятое правило распространяется и на расчеты с подотчетными лицами. Потому бухгалтер производит учетные записи на основании утвержденного авансового отчета. Согласие подотчетника на отражение за ним дебиторской задолженности не требуется.
Пример 1
Работник получил на командировку 30 000 руб. По возвращении он занес в кассу неиспользованные средства в сумме Одна тыща руб. и представил авансовый отчет с приложением оправдательных документов на сумму 20 девять 000 руб. Но из нее к учету (в качестве расходов, связанных с воплощением деятельности юридического лица) было принято только 20 000 руб. В этой ситуации бухгалтер произвел записи: ДЕБЕТ 70 один КРЕДИТ 50
— 30 000 руб. – выданы наличные на командировку;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— Одна тыща руб. – внесен в кассу неизрасходованный остаток;
ДЕБЕТ 20 (10, 08, …) КРЕДИТ 71
— 20 000 руб. – утвержден авансовый отчет.
В конечном итоге за работником будет числиться дебиторская задолженность в сумме Девять тыщ руб. (30 Нуль – Одна тыща – 20 000).
По какой бы причине ни образовалась за подотчетником дебиторская задолженность, о ее размере его нужно официально известить. Из Положения № 373-П можно прийти к выводу, что дата окончательного расчета по авансовому отчету и дата его утверждения совпадают. Работник может или признать за собой предъявленную ему задолженность, или не согласиться с ней.
В отличие от дебиторов по гражданско-правовым сделкам подотчетник систематически оказывается кредитором конторы – в связи с начислением ему зарплаты. Потому у администрации появляется соблазн произвести зачет числящегося за ним остатка подотчетных сумм в счет выплаты зарплаты. Формально такая операция отражается проводкой:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 71
— остаток по авансовому отчету списан в качестве выплаты зарплаты (в том числе в счет аванса по оплате труда за первую половину месяца).
Но таковой зачет в однобоком порядке, предусмотренном в статье Четыреста 10 Штатского кодекса, неосуществим. Он должен выполняться с учетом норм трудового права. При этом разногласия сторон разрешаются в судебном порядке.
Вещественная ответственность подотчетного лица
За средства, приобретенные под отчет, работник несет полную вещественную ответственность. Основание – пункт Два статьи Двести 40 три Трудового кодекса. Ведь наличные были выданы ему по разовому документу – расходному кассовому ордеру. Как следует, полная вещественная ответственность распространяется и на неизрасходованный остаток. И если он не возвращен в денек окончательного расчета – бухгалтеру следует признать недостачу. Таковой порядок учета прописан и в Аннотации по применению Плана счетов (утв. приказом Минфина Рф от 30 один октября Две тыщи г. № 94н).
Пример 2
Воспользуемся критериями примера 1. Работнику было предъявлено требование о возврате денег, расходование которых не было согласовано с работодателем, в сумме Девять тыщ руб. Средства в кассу он внести не сумел.
Потому бухгалтер сделал проводку:
ДЕБЕТ Девяносто четыре КРЕДИТ 70 один
— Девять тыщ руб. – выявлена недостача у вещественно ответственного лица.
На этом расчеты с работником в статусе подотчетного лица завершены, счет 70 один закрыт. Дальше следует использовать процедуры истребования задолженности вещественно ответственного лица, предусмотренные Трудовым кодексом.
Последующие деяния работодателя регламентирует трудовое законодательство. Ему причинен действительный вред в форме реального уменьшения наличных средств, который подотчетник должен компенсировать в полном размере (ст. 238, Двести 40 два ТК РФ).
Но до того как принимать решение о возмещении вреда, работодатель должен провести проверку для установления обстоятельств его появления. Для этого нужно востребовать от работника письменное разъяснение для установления предпосылки невозвращения средств. В случае отказа либо уклонения работника от предоставления обозначенного разъяснения составляется соответственный акт (ст. Двести 40 семь ТК РФ).
Принципиально
Суммы, числящиеся на счете Девяносто четыре «Недостачи и утраты от порчи ценностей», требуют контроля и принятия решений о направлении их списания.
Списание недостачи
Работник или представит разъяснения, или от дачи таких может воздержаться. А в собственном разъяснении он может или признать свою вину, другими словами числящийся за ним долг, или с наличием задолженности не согласиться. 2-ой вариант для работодателя равнозначен отказу либо уклонению от представления разъяснения. В этих случаях он воспринимает решение без помощи других.
Начнем с финала, подходящего для работника. Вещественная ответственность исключается в случаях утраты средств вследствие неодолимой силы, обычного хозяйственного риска, последней необходимости либо нужной обороны (ст. Двести 30 девять ТК РФ). Не считая того, работодатель может простить долг работнику – как стопроцентно, так и отчасти. Такое право ему предоставляет статья Двести 40 Трудового кодекса, если это не запрещено учредительными документами вашей конторы. И то и это решение управляющего бухгалтер отразит записью:
ДЕБЕТ Девяносто один КРЕДИТ 94
— недостача списана на денежный итог (подп. «б» п. 20 восемь ПВБУ).
Но прощение долга значит, что работник получил экономическую выгоду. В связи с получением дохода придется начислить ему НДФЛ.
Пример 3
Продолжим анализ ситуации, описанной в примерах Один и 2. Представим, работодатель решил отрешиться от взыскания вреда работника в отсутствие ситуаций, перечисленных в статье Двести 30 девять Трудового кодекса.
Эти операции бухгалтер отразит записями:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
— Девять тыщ руб. – отражено решение управляющего об отказе о взыскании вреда с работника;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
— Одна тыща 100 70 руб. (9000 руб. х 13%) – начислен к удержанию НДФЛ.
Правда, работник может оспорить и удержание НДФЛ. А не считая того, удерживаемая сумма налога не должна превосходить 50 процентов суммы выплаты (п. Четыре ст. Двести 20 6 НК РФ). Напомним также: прощение долга допустимо оформить как дарение. Тогда оно освобождается от налогообложения НДФЛ в границах Четыре тыщи рублей (п. 20 восемь ст. Двести семнадцать НК РФ).
А вот если работодатель хочет компенсировать понесенный вред, недостача списывается на работника вне зависимости от наличия либо отсутствия его согласия:
ДЕБЕТ 70 три КРЕДИТ 94
— недостача отнесена на вещественно ответственное лицо.
Сумма, отнесенная на счет 70 три «Расчеты с персоналом по иным операциям», субсчет «Расчеты по возмещению вещественного ущерба», образует дебиторскую задолженность.
Погашение дебиторской задолженности
Если отражать все хозяйственные операции поочередно, то «дебиторки» на счете 70 один оставаться не должно. Но ее наличие не является ошибкой. Ведь Аннотация по применению Плана счетов носит рекомендательный нрав и порядок использования счетов агрессивно не регламентирует.
Наличие задолженности за работником не является препятствием к его увольнению. А вот утрата доверия, если вина работника установлена трибуналом, – основание для его увольнения по инициативе работодателя (п. Семь ст. Восемьдесят один ТК РФ). В случае расторжения трудового контракта с должником бухгалтер произведет запись:
ДЕБЕТ 70 6 КРЕДИТ 73
— переклассифицирована задолженность в связи с увольнением работника.
Если сотрудник, работающий либо прошлый, не согласен погасить задолженность, а работодатель не хочет с ним судиться, то избавиться от «дебиторки» можно стандартным методом. На основании пт 70 семь ПБУ она подлежит списанию по истечении срока исковой давности, другими словами через три года (ст. 100 девяносто 6 и 100 девяносто девять ГК РФ). Не считая того, на эту задолженность распространяется общепринятое правило о разработке резерва непонятных долгов (п. 70 ПБУ). В таковой ситуации бухгалтер сделает проводки:
ДЕБЕТ Девяносто один КРЕДИТ 63
— начислен резерв непонятных долгов по задолженности по подотчетной сумме;
ДЕБЕТ Шестьдесят три КРЕДИТ 73, 76
—списана задолженность по истечении общего срока исковой давности.
Задерживать списанную задолженность на забалансовом счете Семь «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» оснований не имеется, так как предпосылкой списания неплатежеспособность не является (абз. Два п. 70 семь ПБУ).
В налоговом учете такая дебиторская задолженность относится к обреченным долгам и равняется к внереализационным расходам (п. Два ст. 266, подп. Два п. Два ст. Двести шестьдесят 5 НК РФ). Для признания в расходах по налогу на прибыль причина появления долга перед налогоплательщиком роли не играет. В поддержку этой позиции вы сможете сослаться на письма Минфина Рф от Восемь августа Две тыщи двенадцать г. № 03-03-07/37 и от 20 четыре сентября Две тыщи девять г. № 03-03-06/1/610.
Безосновательная налоговая выгода
Схема списания задолженности подотчетного лица по сроку исковой давности хотя и чревата удержанием НДФЛ, зато сулит экономию по налогу на прибыль.
Не считая того, Положение № 373-П позволяет устанавливать срок окончательного расчета с подотчетным лицом в личном порядке. А до того времени, пока таковой срок не определен управляющим и индивидуально не доведен до подотчетника, средства могут оставаться у него беспрепятственно. Усматривать в таком методе хранения наличности (вне кассы!) дела займа меж работником и работодателем юридических оснований не имеется.
Меж тем разумеется: эти варианты вывода средств из хозяйственного оборота организации (необратимо либо временно) невозможны без договоренности меж управляющим и подотчетником. А злоупотребление правом принуждает усомниться в добросовестности и разумности действий управляющего, который должен соблюдать интересы юридического лица (п. Три ст. 50 три ГК РФ). Добавим, что контроль за движением имущества, в том числе наличных средств, производит главный бухгалтер (п. Три ст. Семь Федерального закона от 20 один ноября Одна тыща девятьсот девяносто 6 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Списание удержанных работниками подотчетных средств – дело рискованное. Как понятно, налоговая выгода (в том числе в виде расхода по налогу на прибыль) может быть признана трибуналом безосновательной, если операции учтены не в согласовании с их реальным экономическим смыслом либо учтены операции, не обусловленные разумными экономическими либо другими причинами (п. Три постановления Пленума ВАС РФ от Двенадцать октября Две тыщи 6 г. № 50 три «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»). При всем этом арбитражный трибунал оценивает подтверждения, выставленные налоговой инспекцией, по собственному внутреннему убеждению (п. 6 ст. 100 восемь НК РФ, п. Один ст. 70 один АПК РФ).
Удержание из зарплаты
Порядок взыскания вреда прописан в статье Двести 40 восемь Трудового кодекса. Из него вытекает, что вину работника может признать или он сам, или трибунал. К компетенции работодателя установление виновности не относится. Потому удержание средств в погашение долга по инициативе работодателя не допускается.
Согласие работника на погашение задолженности удостоверяет его заявление. На его основании работодатель выносит решение об удержании из зарплаты. Но принять это решение необходимо не позже 1-го месяца со денька окончания срока, установленного для возвращения подотчетных средств (ст. 100 30 семь ТК РФ, письмо Роструда от Девять августа Две тыщи семь г. № 3044-6-0). При всем этом размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превосходить 20 процентов (ст. 100 30 восемь ТК РФ). Заявление работника об удержаниях, превосходящих этот размер, не применяется. Для удержаний на основании исполнительного документа действует более жесткое ограничение – 50 процентов (п. Два ст. Девяносто девять Закона от Два октября Две тыщи семь г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).
Если месячный срок для принятия решения пропущен, работодатель может истребовать задолженность только через трибунал. Формально это значит, что письменное согласие работника утрачивает силу.
Пример 4
Вернемся например 2.Работник согласен на удержание, а управляющий вовремя вынес решение об удержаниях 20 процентов из причитающихся ему сумм при каждой выплате зарплаты. Наиблежайшая сумма к выплате составила 10 000 руб. Остаток долга работник погасил в тот же денек методом взноса в кассу. В учете это будет смотреться так:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
— Две тыщи руб. (10 Нуль руб. х 20%) – удержано из зарплаты в погашение долга;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— Восемь тыщ руб. (10 Нуль – 2000) – выплачен работнику остаток зарплаты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
— Семь тыщ руб. (9000 – 2000) – отражено добровольческое погашение долга.
Лена Диркова— эксперт эурнала "Практическая бухгалтерия"